社内の上手な備品管理方法！
会社の備品の管理というのは意外にずさんになっていることが多いものです。しかし、しっかりと行えば、経費削減や仕事の効率化を実現できます。ここでは社内における備品の整理術と管理方法について解説します。
備品整理を行う対象と目的を明確にしよう
会社の備品には机や椅子、キャビネットなどの什器（じゅうき）からノートやボールペン、ハサミ、ファイルボックスなどの文房具、さらにはパソコン、電話、デジカメ、電卓、USBメモリ、USBケーブル、SDカードなどの電子機器などさまざまなものがあります。
備品を整理する際は、まず上記のうち何を整理するのかを明確にしましょう。それには備品管理を行う目的を明確にすることが必要です。目的が決まれば自然と整理対象品も絞ることができるからです。
仮に「所在や個数が曖昧になっている社内備品を整理、収納すること」を目的としてみます。すると、机やキャビネットなどの「大型備品」は整理の対象から外れ、ボールペンなど消耗品に当たる「小型備品」のみが整理の対象となります。
整理することで得られるメリットとは？
ところで、備品を整理するメリットとは何でしょうか？下記にまとめました。
- 使っていない不要な備品を減らせる
- 予備が必要ないのに重複している備品を整理できる
- あまり使わないが、保管しておきたい備品を洗い出せる
- 無駄な備品を買い足すことやむやみに増やすことを防げる
- 必要な備品が足りなくて慌てることがなくなる
- 使いたいときにすぐに使えるようになる
- 備品の紛失、盗難を防げる
では次に、これらを実現するためにどのように備品を整理、管理するのかを考えます。
効率の良い備品の整理方法、管理方法とは？
まずやるべきことはどんな備品があるのかを棚卸しの際に確認し、必要のない備品を捨てることです。整理整頓の基本は「捨てる」です。オフィスはいうまでもなく仕事をするための場所です。「絶対に必要」な備品だけを残しましょう。
次に、残した備品を分類します。最初は使用シーンで分類します。従業員が日常的に使用する備品は各自のデスクの上に置きます。共用できる備品は私物化禁止とし、共用キャビネットなどに置きます。あまり使わないけれど保管しておきたい備品は別室の保管室などに置くようにします。
また、管理部署を明確化するための分類も行います。ボールペンなどの消耗品は総務、パソコン関連品は情報システム部などに分類しましょう。
管理とは備品の「所在と個数を把握する」ことです。備品の所在と個数は、「備品管理台帳」もしくはパソコンのExcelに記録するのが一般的です。備品管理用ソフトウェアもあり、これを利用すれば社内の誰もが、パソコンなどの端末で備品管理リストを閲覧して所在と個数を確認できるようになります。
なお、大量に購入した備品に関してはすべての所在を管理するのは難しいです。残数管理で対処しましょう。
また、なるべく記録の更新頻度を上げることも大切です。定期的にチェックを行うことが備品を無駄に増やさず、必要数を確保し、紛失を防ぐことにもつながるからです。
備品を整理し、管理することは、時間がかかる大変な作業です。しかし、一度整理し、管理システムを構築してしまえば、手間をかけずに管理できます。ぜひ、今回の記事を参考に効率的な備品管理に取り組んでみてください。
普段は使わない大きな備品の管理に困ったら…
備品を整理する際にネックとなるのが、普段は利用しないけれど捨てることはできないもの。展示会やイベントなどで使う販促物などは特にサイズが大きいため、オフィススペースを占有してしまいます。
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