文書保管サービスの選び方は？おすすめのサービス4選
デジタル化が進む昨今でも保管する必要のある書類を抱え、保管場所の確保に苦慮している企業は多いのではないでしょうか。とはいっても、社内文書は契約書や機密文書など重要書類ばかり。セキュリティが確保された状態で管理されなければなりません。
そんな文書保管に頭を悩ませる企業向けに今注目されているのが、「文書保管サービス」です。本記事では文書保管サービスのメリットや選び方、おすすめのサービス4選をご紹介します。
文書保管サービスとは
文書保管サービスとは、保管が必要な書類を自社に代わって預かる企業向けのサービスです。単なる倉庫保管だけではなく、ラベリングによる整理や不要文書の削除などのサービスが付帯されていることもあります。
文書保管サービスを利用するメリット
・書類を検索しやすい
ほとんどの文書保管サービスは、WEB上で文書管理ができるシステムが整っています。その際、文書一枚単位からタイトルが付与・整理されるため、欲しい資料を検索することが容易になります。倉庫へ足を運んで複数の棚から書類を探すという、これまでの「探す時間」が短縮されるでしょう。
・書類を適切に保管・破棄できる
機密文書や重要書類には保存期間が決められているものがあります。これらをWEB上で一覧管理することで、破棄忘れや管理漏れを防ぐことができます。また、不要になった文書を破棄してくれる便利なサービスもあるようです。溶解処理など徹底した方法で破棄されるので、自社でシュレッダーにかけるよりも安全性が高いと言えるでしょう。
・スペースコストを削減できる
都心に構えるオフィスは賃料が高く、保管場所の確保にはコストがかかります。保管庫を外部へ移すことでコスト削減となり、スペースの有効活用につながるでしょう。コロナ禍において、事務所の縮小を検討している企業にとっては、特に有効な手段になります。
文書保管サービスの選び方
保管する書類が多い企業ほど、文書保管サービスを利用するメリットは大きいと言えます。では自社に合った文書保管サービスは、どういった視点で選べばよいでしょうか。下記にそのいくつかをご紹介します。
セキュリティ対策
機密文書を預ける際、そのサービスのセキュリティを確認することは何よりも優先されるべき点です。保管庫は文書保管専用の倉庫であるか（一般の荷物と混在する可能性がないか）、入退出できるスタッフは限られているか、またIDなどで管理されているか、建物は耐災害仕様になっているかなど、高度なセキュリティ環境であることを確かめる必要があります。費用はかかるかもしれませんが、情報漏えいを阻止するためには重要なポイントです。
出し入れのスピード
一度預けた書類を再度取り出す方法や時間は各サービスによって異なります。
サポート体制
利用開始後のサポート体制の充実度を考慮に入れる必要があります。例えば24時間対応しているかなど、必要に応じて確認しておきましょう。
保管環境
保管庫の温湿度管理が実施されているか、建物は耐災害仕様になっているかなどをチェックしておきましょう
文書保管サービスおすすめのサービス4選
上記の項目に優先順位をつけていくと、自社のニーズに合ったサービスを見つけやすいと言えます。書類保管サービスは多くの業者が提供していますが、ここでは4つに絞ってご紹介します。
1. 日本パープルの書類保管サービス「SHOKO(ショコ)」
セキュリティ対策
- ・文書専用保管庫は、保管庫をくるむ発想の「インシールド方式」が採用されている。
- ・映像監視で厳重管理
- ・配送・回収は、機密保持適格審査に合格した限られたスタッフのみが対応
- ・GPS搭載「完全密封車」での配送
出し入れのスピード
- ・原本は15時までの依頼で翌営業日に配達可能
- ・PDF送信なら依頼から最短3時間で送付
サポート体制
- ・WEBアプリで管理可能。企業に最適な管理方法を提案してくれる
保管環境
- ・文書専用保管庫なので、他の荷物との混在の心配が不要
その他
- ・おまかせプランなら箱詰めやラベリング台帳作成などを代行
2. 寺田倉庫の書類保管サービス
セキュリティ対策
- ・専用倉庫に各セキュリティ対策を実施
出し入れのスピード
- ・当日11:00までに依頼すると、最短で当日の午後に保管品が配達される
サポート体制
- ・24時間WEBで在庫管理と各種依頼が可能。専門オペレーターによるサポートあり
保管環境
- ・免震・耐震構造の倉庫に温湿度管理を徹底した業界トップレベルの保管環境
その他
- ・東京・大阪を営業拠点として、全国対応可能
3. 三井倉庫の書類保管サービス「すましょ」
セキュリティ対策
- ・三井倉庫ビジネスパートナーズが選定した24時間365日セキュリティ完備
出し入れのスピード
- ・依頼から配達までの目安は約2営業日
サポート体制
- ・WEBソフトで全ての手続きが完結
保管環境
- ・書類専用倉庫にて保管
その他
- ・対象エリアは関東甲信越・中部・近畿・中四国地方
- ・金融機関や大手企業2,000社、800万箱の大規模な書類保管実績のノウハウあり
- ・預入箱数に応じて費用が発生するため安価で始めやすい
4. SRIの機密文書保管サービス
セキュリティ対策
- ・機密文書保管エリアでは指紋認証による入退室管理を実施
出し入れのスピード
- ・オンデマンド電送サービス（※下記参照）なら、依頼から30分から60分以内で送付が可能
サポート体制
- ・SRI機密文書WEB管理システムにて一元管理が可能
- ・部署毎の閲覧制限や担当者毎の業務権限管理、承認ワークフロー、アクセスログの管理などが可能
- ・顧客はオンデマンド電送サービスで保管している文書箱から依頼文書を検索し、暗号化PDFへ電子化、セキュリティを確保したWEBシステム経由にてデータをダウンロードまたはメールで受信することが可能
保管環境
- ・機密文書保管エリアにて保管
その他
- ・顧客の課題・要望ごとにサービスをカスタマイズ可能
自社に最適なサービスを選択
以上で見てきたように、今注目の文書保管サービスには、WEB上での一元管理や万全のセキュリティ対策、書類の電子化対応など、多くの特徴や価値があります。外部へ委託することで企業にもたらすメリットは大きく、コスト削減にもつながる場合もあります。今回ご紹介したサービスを参考に、自社に最適なものを選んで業務効率向上へ役立てるとよいでしょう。
