機密抹消処理サービスにおけるセキュリティの要は、自動化にあり
昨今、情報漏えい事故が多発していることから「安全・確実に機密文書を処理したい」という企業のニーズが高まっています。そこで関心を集めているのが、機密抹消処理サービスです。
本記事では、日本パープルが提供する機密文書回収サービス「保護（まもる）くん」を例に、セキュリティレベルの高い機密抹消処理サービスを選ぶポイントや最新の処理工場の仕組みについて解説します。「どのような機密抹消処理サービスを選べば良いか分からない」という企業の担当者は、是非ご一読ください。
機密抹消処理サービスにおけるセキュリティのチェックポイント
機密抹消処理サービスは、主に機密文書の①社内回収や管理、②回収、③処理施設までの搬送、④実際の処理工程があります。そのため、機密文書を業者へ引き渡したら終わりではなく、引き渡し後の搬送や実際の処理工程までセキュリティが担保されるかをチェックする必要があります。
セキュリティを確認するポイントとしてまず挙げられるのは、回収から処理工程まで一社完結で行っているかどうかです。実際に回収を運送業者へ委託したり、処理工程を自社以外で行ったりする業者も存在します。さらに、処理に関わる人数が多ければ多いほどセキュリティリスクは高まります。担当者の人数の少なさや、その担当者が社内でセキュリティ教育を受けているかどうかも業者のセキュリティ意識を見極める基準になるでしょう。
また、輸送時の紛失・盗難リスクについても確認が必要です。機密文書を回収したボックスは鍵付きになっているか、他の荷物と混合してしまう可能性はないか、処理工場は24時間監視システムが作動しているかなどを確認すると良いでしょう。情報セキュリティマネジメントシステムであるISO27001の認証有無も一つの判断ポイントです。
機密抹消過程でセキュリティを高めるのは自動化
上記のように、機密抹消過程においては様々なセキュリティを確認するポイントがありますが、より安全性の高いサービスを選ぶためには、「機密抹消過程の自動化」が一つのキーワードとして挙げられます。「機密抹消過程の自動化」とはつまり、AIやIoTを駆使し、できる限り人の手を介さずに機密処理を行うことです。
そこで今回は、処理工場の自動化を徹底して進める日本パープルを例に最先端の機密抹消処理過程をご紹介します。
「Smart保護くん」における機密文書処理の流れ
非接触処理をする機密処理ロボット
日本パープルの主なサービスの一つである機密文書回収ボックス「Smart保護くん」の処理を行う専門工場では、情報セキュリティ体制の強化を目的に工場の全自動化を目指し、これまで人的処理に依存していた下記3つの作業を自動化したことを2022年2月に発表しました。概要は下記のとおりです。
1.100kg以上に及ぶ「Smart保護くん」の施設内移動を、AGV（Automatic Guided Vehicle）無人搬送装置の導入により自動化する。（下写真）
2. 「Smart保護くん」の品質検査をAI化、ロボット化する。（下写真）
3. 段ボール箱入り書類のＸ線検査から破砕機投入までを専用ライン導入で、自動化する。（下写真）
同工場では、抹消工程の75%自動化を達成しました。社員ですら機密文書を見ない・触れないという仕組みを構築することで、生産性とセキュリティレベルの向上を同時に実現しています。預かった機密文書の抹消処理工程を自動化をすることはセキュリティレベルを高める、この原則を徹底して行っているのが、同工場だと言えるでしょう。
日本パープルが提供する機密回収サービスのおすすめポイント
では次に、機密回収ボックス「保護くん」のサービスについてご紹介します。
日本パープルが提供する機密回収ボックス「保護くん」は、廃棄したい文書を専用ボックスに投入していき、満杯になったら回収を依頼するシステム。さらに、自動で検知して回収依頼をしてくれる「Smart保護くん」なら、ボックスを管理する必要がなく、テレワーク中の機密文書管理にも対応可能です。総務担当者にも好評なようです。
4つのおすすめポイント
ポイント1：廃棄の手間を軽減
クリップ・ホッチキス・ファイルがついたまま投函できるため、素早い機密文書の廃棄が可能です。
ポイント2：リサイクル
機密文書は、紙資源としてリサイクルを行っているほか、森林伐採抑止量やCO2排出抑止量の目安を記載した書類を、抹消処理証明書と合わせて発行しています。
また、カーボンオフセットを組み込んで、文書処理の際に発生するCO2排出をゼロとするサービスも好評です。
ポイント3：セキュリティ対策
専用ボックスは鍵付きのため、一度投入すると取り出される心配がありません。また、輸送車には特殊警報機と位置確認端末装置を装備し、紛失・盗難などのリスクを徹底排除しています。
ポイント4：信頼できる豊富な実績
「保護くん」は大手企業を筆頭に20,000事業所以上の導入実績がありながらも、これまでに一度も漏えい事故を起こしておらず、セキュリティレベルの高さは業界トップクラスです。
公式URL：https://www.mamoru-kun.com/
自動化された機密抹消処理サービスを選んでセキュリティレベルを高めよう
機密抹消処理サービスを選ぶ際、最も重要なのはセキュリティ面のチェックです。抹消過程はサービスによって異なるため、機密文書の回収・輸送から処理までどのような工程で進められているのか、実績はあるかなどを確認し、信頼できる業者を選ぶ必要があります。
そこで、よりセキュリティレベルの高いサービスを見極めるキーワードとなるのが「自動化」です。AIやIoTを駆使したサービスを選ぶことで、セキュリティリスクを軽減し、情報漏えい事故の防止に繋がります。
今回ご紹介した日本パープルの「保護くん」「Smart保護くん」なら、セキュリティ万全の自社工場で可能な限り人の手を介さない徹底した機密抹消処理を行っており、大手企業を含め多くの取引実績があります。「どのような機密抹消処理サービスを選べば良いか分からない」という企業の担当者は、一度日本パープルへ相談してみてはいかがでしょうか。
