契約書を廃棄するタイミングと安全な処理方法は？
保管期限が終了した契約書を念のため保管し続けているケースがあります。保管には今後の不測の事態に備えることができる反面、保管し続けることは実はリスクにもつながります。そこで本記事では、契約書を廃棄するタイミングや安全な処理方法などについて解説します。
満期や解約となった契約書の保管期限は？
まずは、契約書自体の保管期限について見ていきます。満期や解約となった契約書の保管期限は会社法によって10年とされています。具体的には、満期日や解約日から起算して10年間となります。
なお、電子的に作成、保管する場合であっても、保管期限に関するルールは紙の場合と同じく10年となっています（電子帳簿保存法）。
契約書の保管期限が過ぎても廃棄できない？
契約書の保管期限が過ぎても、契約書自体の管理が不十分で、適切なタイミングで廃棄できていないケースもあります。こういったケースは、契約書管理システム自体を体系的に見直す必要があるでしょう。
もう少し俯瞰して見ると、契約書締結から管理、セキュリティに配慮した廃棄方法までのフロー構築ができていないケースがあります。契約書数が少ない場合は、その都度の対応で乗り切れるかもしれませんが、数が増えてくるとそうはいきません。
さらに、上記のような体制は構築できているが、廃棄していないケースも見られます。これは、電子化ができていないため、保管期限切れの文書を廃棄することは心理的に遂行しづらいことが理由にあるかもしれません。将来締結する契約書の参考や過去事例の蓄積など、確かに有用になる場合はあるのですが、常にリスクも発生するということも念頭に置くと良いでしょう。こういったケースでは、電子化を視野に入れることをおすすめします。
契約書を廃棄しないと生じるリスク
契約書を保管し続けることには、以下のようなリスクがあります。
誤った契約書を持ち出すリスク
契約書は締結後も定期的に持ち出して活用する機会があります。しかし、廃棄すべき契約書が保管庫に残っている場合、最新版と混合してしまい、誤った契約書を持ち出してしまう可能性があります。誤った情報を渡すことは取引先の信用を落とすことにもつながりかねません。期限の切れた不要な契約書を残さないためにも、適切な契約書管理が必要です。
情報を保有し続けることのリスク
契約書を保有し続けることは、言い換えれば機密情報を保有し続けることであり、保有する契約書の量が多いほど情報漏洩のリスクが高まります。特に、電子データと紙の書類を両方保有している場合は持ち出しリスクや情報管理の手間が倍になるため、契約書を一元化するのかどうかを社内で意思決定を行う必要があります。いずれにせよ、リスクを抑えるためには期限の切れた不要な契約書は適切に廃棄することが望ましいでしょう。
生産性が低下するリスク
上記2点に共通することですが、契約書管理件数が増えることで、生産性が低下するリスクがあることも認識しておく必要があります。管理をできるだけシンプルにしておくことは、担当者の負担を減らすことにもなります。
これらの課題の対処法は？
対処法・解決法については上記でも少し触れましたが、以下の2つのポイントを解説します。
運用方法で決めてしまう
社内で契約書締結・管理・廃棄のサイクルが決まっていないと、契約書が適切なタイミングで廃棄されず、増え続けてしまいます。保管期間が長引くほど情報漏洩のリスクが高まることから、廃棄を行う仕組みを整備する必要があります。
一般的に、契約書管理はExcel管理かクラウドシステムを用いて行います。Excelであれば、契約書と台帳を番号などで紐付けるようにし、台帳を確認し期限が切れたら原本を安全な方法で廃棄する、というシンプルなフローから始めてみるのも一案です。ただし、これはあくまで期限切れの契約書を廃棄することを念頭においたシステムですので、他にも用途に応じて管理の仕方は変わってくるでしょう。
クラウドシステムであれば、契約期間満了のタイミングを自動で通知してくれるものもあり、確認漏れや人的ミスの削減に効果的だと言えます。予算や契約書数、契約書の複雑さなどを鑑みて適切な選択をしていきましょう。
機密文書処理能力を確保
契約書廃棄の流れが定まっていない場合は、まず一貫した廃棄方法を確保することから始めます。機密文書処理の方法には、社内で行えるシュレッダー処理と、専門業者へ依頼して行う溶解処理がありますが、法人の場合はセキュリティの観点などから専門業者に依頼することをおすすめします。業者選びの軸となるのは、コストに加えセキュリティです。たとえば、引取後の運搬方法や運搬に要する人数、処理方法、証明書発行の有無、過去実績、認証取得などを軸に判断すると良いでしょう。
ここでは上記条件を満たしたおすすめの機密処理サービスをご紹介しましょう。
おすすめの機密抹消処理サービス「保護（まもる）くん」
おすすめの機密抹消処理サービスは、株式会社日本パープルが展開する「保護（まもる）くん」です。保護くんは、専用のボックスに機密文書を投入するだけで機密処理を行ってくれるサービスです。専用のボックスには鍵が付いており、一度投入した書類は取り出すことができません。専任のセキュリティスタッフが回収し、厳しい入退出管理により運用されている施設で処理されます。運搬車にはGPSが搭載されており、処理完了後には証明書も発行されます。また、処理された書類はリサイクルされるので、環境への貢献も可能です。
また、ゼネラルリサーチが行なったアンケートで、
- ・お客様満足度機密抹消サービスNo.1
- ・安心して利用できる機密抹消サービスNo.1
- ・業務効率がアップする機密抹消サービスNo.1
上記3つの部門でNo.1に選ばれた実績があり、安心して依頼できます。
保管期限が切れた契約書は適切な廃棄が必要
保管期限が切れた契約書の保管には情報漏洩などのリスクが伴います。また、管理する契約書が多ければ多いほど管理が煩雑になるため、契約書は然るべきタイミングで適切に廃棄することが企業の安全性を高めることに繋がります。
本記事では、主に契約書管理・適切な廃棄処理について解説してきました。そして、廃棄処理については、日本パープルの「保護くん」をおすすめサービスとして紹介しました。契約書の適切な管理対象は、契約書の処理も含まれることを念頭に置き、最適な体制を整えましょう。
