過去の事故事例から学ぶ、セキュリティ性の高い機密文書処理サービス選定方法
機密文書処理における事故にはさまざまな種類がありますが、注意すべき過程の一つは運搬時です。過去には処理工場へ移送する際に機密文書を紛失するなどの事故が多く発生しています。万が一機密情報が漏洩してしまえば企業に甚大な損害を与える可能性があるため、機密文書処理サービス選びは慎重に行う必要があります。
本記事では、過去の事故事例を紹介するとともに、サービス選定時の具体的なポイントについて解説します。
過去の漏洩事故事例
まずは、過去の事故事例について見ていきましょう。ここでは、機密文書の運搬中に起きた事故をピックアップしてご紹介します。
誤操作でトラックの荷台から給与明細が散乱
2015年3月16日午後、山形県寒河江市で、走行中のトラックから大量の書類が路上に散乱する事故が発生しました。書類の中には公立学校の教員の給与明細が含まれており、氏名や金額といった個人情報が記載されていました。山形県の村山教育事務所によると、当時トラックの荷台には合わせて約480kg分の書類があり、その半分近くが路上に散乱しましたが、書類はすべて回収されたということです。これらの書類は廃棄を行う清掃工場に向かう途中で、運転していた職員が操作を誤って荷台を動かしたことが事故の要因だったと言います。
施行計画書を一般ゴミとして廃棄し、運搬途中に紛失
2018年10月2日、看護・介護支援サービスを提供するケアコム社は業務情報が記載された書類を紛失したことを明らかにしました。紛失した書類は施工計画書における図面の一部と各部門の連絡先（名前及び電話番号）で、一般ゴミとして廃棄され、運搬途中に収集車から飛散してしまったということです。図面などは通常なら関係者以外が知り得ない機密情報であり、侵入経路などが悪意ある第三者に知られれば、事故に発展する恐れがあります。同社は従業員の理解不足と分別意識の低さを本件の要因とし、個人情報保護委員会へ報告しています。
問診票を不適切管理、移送中に飛散
2019年5月29日、埼玉県春日部市立医療センターは、廃棄のためゴミ処理場へ移送する途中で問診票数十枚が路上に散乱し、一部紛失したことを発表しました。問診票は段ボールに入っていましたがテープなどで留められておらず、移送途中に飛散してしまったということです。同センターは今後、個人情報を含む文書は原則シュレッダー処理を行うルールを徹底し、再発防止に努めるとしています。
安全な機密処理サービスの主な選定ポイント6点
機密文書処理サービスを選定する際は、回収から処理までの全ての工程においてリスクを認識し、対策を講じているかを見極めることが大切です。以下に、選定時に注意すべきポイントの例を挙げます。
①運搬時のセキュリティ
上記事例のように、運搬時に廃棄文書が紛失する事例は珍しくありません。そのため、運搬時のセキュリティ確認は必ず行いましょう。具体的には、機密文書を投函したボックスが開封できないように施錠可能になっているかや、運搬途中で紛失しないよう運搬車にGPSが搭載されているかといった点が挙げられます。
②扱う人数が限定されているかどうか
サービスによっては委託業者がさらに下請けへ委託して廃棄処理を行う場合があります。配送から処理に至るまで携わる人数が多ければ多いほど漏洩リスクが高まるため、廃棄処理工程を一社で完結しているかどうかも安全なサービスを見極めるポイントと言えます。
③機密処理教育を受けているか
一定以上のセキュリティレベルを求めるなら、ISO27001（ISMS）の認証有無を確認すると良いでしょう。ISO27001（ISMS）とは企業全体の情報資産を安全に運用するための国際規格で、認証を取得した企業は社内の情報セキュリティマネジメントシステムが構築されていることが伺えます。事故の原因の多くは人的要因（認識の低さなど）であることから、機密処理を行うスタッフが教育を受けているかどうかで事故のリスクは大きく変わるでしょう。
④廃棄工程の自動化
また、廃棄工程を自動化しているサービスを選ぶのも一案です。前述の通り、手動による作業には必ずリスクが伴うため、工程の自動化で人的ミスや廃棄漏れを防ぎ、事故のリスクを減らすことは有効です。昨今では、処理工場の自動化に努めているサービスもありますので、様々なサービスやトレンド情報を収集してみると良いでしょう。
⑤保管施設のセキュリティ
保管施設や処理工場にも情報漏洩のリスクが潜んでいます。また、サービスによっては廃棄文書を回収してから実際に処理を行うまでにアイドルタイムが発生する場合があり、保管施設のセキュリティ体制が万全かを確認しておく必要があります。具体的には、24時間体制で警備があるか、入退室管理が行われているかなどが挙げられます。
⑥機密抹消処理証明書を発行してくれるか
機密抹消処理証明書とは、回収から処理まで適切に廃棄処理されたことを証明するためのものです。この証明書を発行していない業者へ委託しても処理過程の安全性が証明できませんので、発行の有無を必ず確認しておきましょう。
セキュリティ性の高いおすすめの機密廃棄処理サービス
最後に、セキュリティに定評のあるおすすめのサービスをご紹介します。
1972年創業、機密抹消処理サービス業シェアナンバー1*を誇る日本パープルが提供する「保護（まもる）くん」です（*矢野経済研究所調べ）。
創業から現在まで情報漏洩事故を一度も起こしていないという徹底したセキュリティ対策に特徴があり、これまでに20,000以上の事業所で利用実績があります。
保護くんの特徴
＜セキュリティ＞
- ・鍵付きの回収ボックスの投入口には取り出し防止弁があり、一度投入した文書は取り出し不可。
- ・ボックスごとの回収・交換で回収時の情報漏洩リスクを回避。
- ・現金輸送車と同じ仕様の自社保有の専用車両で運搬。
- ・身分証を携行した専門スタッフがGPS搭載の専用車で回収。
- ・24時間、完全警備体制をとっている処理施設で入退出管理も行う。
- ・情報セキュリティマネジメントシステムの国際認証規格であるISO27001を 全事業所で更新取得。
- ・万が一の漏えい事故にも損害保険を付属。
＜利便性＞
- ・ホチキス、クリップ、クリアファイル、バインダーのままで処分可能。
＜スピード＞
- ・回収後、3営業日以内で処理が完了。
＜証明書＞
- ・回収時の証跡記録から処理までの全工程を国際標準規格の情報セキュリティに準拠し処理した証として、機密抹消処理証明書を発行。
信頼できる機密文書廃棄サービスを利用しよう
情報漏洩事故を未然に防ぐためにも、機密文書廃棄は安全かつ適切に行う必要があります。外部の廃棄業者を利用する場合は、上記でご紹介したポイントを参考に信頼できるサービスを選びましょう。日本パープルの保護くんならセキュリティ対策が万全でこれまでの実績も豊富です。機密文書廃棄にお困りの方は、一度相談してみてはいかがでしょうか。
