2015年10月6日文書管理

【シュレッダーと溶解どっちがいいの?】機密文書の廃棄方法ごとにメリット・デメリットをまとめてみた

11.正しい機密文書の処理方法は？

機密文書を破棄する場合、どのような廃棄方法を選択するのが妥当なのでしょうか？
ここでは代表的な2つの廃棄方法について解説します。

シュレッダー廃棄

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社内で機密性の高い文書を廃棄したいとき、真っ先に思いつくのはシュレッダーによる廃棄でしょう。

シュレッダーはオフィス用のものを使う方法と、業者に依頼して大型シュレッダーを使う方法があります。後者のサービスには、作業員が書類を引き取りに来る回収型と、大型シュレッダーを積んだトラックでオフィスを訪問する出張型があります。

これらの方法にはメリットとデメリットがあります。

シュレッダー廃棄のメリット

オフィス用シュレッダーは自分たちで使いたいときに使える手軽さがあります。少量の文書をさっと廃棄したいときには勝手が良いでしょう。また、自分たちの手で作業を行うので安心感があります。

業者の大型シュレッダーは大量の文書を廃棄したいときに向いています。回収型サービスは段ボールなどに入れて渡せばすぐに廃棄をしてもらえ、出張型サービスを頼んだ場合は目の前で廃棄をしてくれます。

シュレッダー廃棄のデメリット

オフィス用シュレッダーの難点は大量の書類を廃棄するには手間と時間がかかりすぎることです。ホチキスやゼムクリップ、とじひもなどを取り外す作業も必要となります。

溶解処理

溶解処理は製紙メーカーの紙をリサイクルする工程のひとつです。文書はパルパーと呼ばれる溶解釜内で水と混ぜられ、鋭い刃で粉砕しながら液状化します。製紙メーカーの処理能力や、大量に資材が集まる繁忙期によっては、長期間廃棄されないまま放置される事があります。

欧米では溶解処理は、正式な機密廃棄方法と認められておりません。機密廃棄業社によっては溶解処理前に、独自で破砕処理を行う事で確実な抹消証明を発行してます。

溶解処理サービスは回収型のみです。溶解処理のメリットとデメリットも挙げてみましょう。

溶解処理のメリット

溶解処理は焼却のように二酸化炭素を排出することがありません。処理後の紙はリサイクルできるので地球環境に優しいといわれています。

また、方式にもよりますが、ホチキスやゼムクリップを外す必要もありません。基本的にそのまま廃棄することが可能なため、作業員が段ボールを開けられることなく廃棄されます。

溶解処理のデメリット

デメリットは業者によって信頼性、安全性に大きく差があることです。回収時や運搬、輸送時に、情報漏洩してしまう不安が生じるのは否めません。

優良業者かどうか見分けるためにすること

シュレッダー廃棄、溶解処理ともに、外部に廃棄をお願いする場合は、優良業者を選ぶ必要があります。ここでは、安心して廃棄を任せられる業者を選ぶ際に、確認するべきことを解説します。

1.各種認証を取得しているか確認

業者が情報保護やセキュリティに関する認証を得ていることを確認してください。業者を選ぶ際の目安になります。

2.認証を取得しているからと言って安心という訳ではありません。

セキュリティ認証には、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」や、プライバシーマークといったものがありますが、プライバシーマークは個人情報だけに限られます。

セキュリティ認証を取得しているからと言って安心できるわけではありません。企業が、どのような情報に対して、どのような対象範囲でマネジメントシステムを構築しているかは、それぞれの業者で異なりますので、業社に委託する場合は、確認が必要となります。また、確実に廃棄したことを証明する書類を発行してくれる業者であればより安心です。

3.輸送、運搬方法をチェック

段ボールや麻袋に書類を入れての運搬や、ほかの荷物との混載は、破損や事故が心配です。施錠密封した専用ケースなどを使用している業者であれば安心度が増します。輸送車も通常トラックから現金輸送車並みのセキュリティを持つ専用車まであるので、比較してみてください。

4.詳細な廃棄手順を確認

同じシュレッダー廃棄でもセキュリティレベルには違いがあります。溶解処理も同様です。実際にどのような廃棄をしてくれるのか、担当者に聞きましょう。

機密文書の廃棄は業者に依頼するのがベターですが、最善手は信頼できる専門業者を選ぶことです。コストとの兼ね合いも考慮に入れつつ、自社に最も適した廃棄方法を選択しましょう。

手間をかけず、書類を安全に廃棄したい。一番いい方法って？

機密文書は、会社の信頼に関わる重要な書類です。大量な書類を安全かつスピーディーに処理を行うためには、専門業者に頼むことも有効なひとつの手段です。

日本パープルの機密廃棄サービス「保護くん」は、オフィスに鍵付き回収ボックスを設置し、そのなかに機密文書を投入するだけで機密処理は完了。ホチキスやバインダーもそのままでOK。また、運搬から処理まで一社完結で行い、処理完了後は機密抹消処理証明書が発行されるので、徹底した情報漏洩対策が行えます。

シュレッダーよりも手軽に効率良く、溶解処理よりも安全性の高い保護くんなら、業務への負担をかけず、手軽に機密処理ができるようになるでしょう。