契約書管理とは？適切な管理方法や管理システムの選び方を解説
契約書の管理は、企業や個人にとって非常に重要な業務の一つです。不適切な管理では契約内容の確認漏れやトラブルを引き起こし、最悪の場合、法的な問題にもつながりかねません。本記事では、契約書管理の重要性と基礎知識、効率的で安全な管理方法について解説します。
また、契約書を適切に管理するためのシステム選びのポイントもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
契約書管理とは
契約書管理とは、企業や個人が締結した契約書を適切に保存、整理、運用するための一連のプロセスを指します。契約書は法的効力を持つ重要な書類であり、契約内容に基づく義務や権利を証明するために使用されます。これらの契約書を適切に管理することは、トラブルを未然に防ぎ、万が一問題が発生した場合に迅速かつ正確に対応するための基盤となります。
近年、デジタル化が進み、紙ベースの契約書だけでなく、電子契約書も増えてきています。そのため、契約書管理の方法も進化しており、いずれの場合も対応可能で効率的かつ安全に契約書を管理できるシステムの導入が求められています。
契約書管理が適切にできていないと？
契約書管理が適切に行われていない場合、さまざまなリスクが生じます。まず、契約内容の確認漏れや誤解が発生する可能性があります。また、契約書に記載されている重要な条項や期限を把握できていないと、業務の進行に支障をきたしたり、契約違反となるリスクが高まります。
契約書が紛失したり、管理場所が不明確だったりすると、過去に締結した契約の内容を証明できなくなる恐れもあります。特に、法的なトラブルが発生した際には、契約書が証拠として必要不可欠です。さらに、不正アクセスや情報漏洩が発生した場合、企業の信用を損なうだけでなく、法的責任を問われる可能性もあります。
適切に契約書管理ができている状態
契約書管理が適切に行われている状態とは、以下のような状態を指します。次のような状態であれば、契約書の管理が効率的かつ安全に行われ、企業や個人はトラブルを未然に防ぎ、迅速に対応できる可能性が高いです。
契約書に関する情報がすぐわかる
契約書が適切に管理されていれば、契約書に関する情報を即座に確認できる状態になります。契約内容や契約相手、重要な期限などが整理されていることで、必要な情報に素早くアクセスしやすくなります。これにより、ビジネス上の決定や対応がスムーズに進行することにつながるでしょう。
リスクを防ぐ適切な場所での保管
契約書が適切な場所に保管されている状態とは、物理的な契約書も電子契約書も安全に保存されている状態がベストです。例えば、紙の契約書は鍵のかかる場所にファイリングされ、電子契約書は暗号化されたシステムで保存されているべきです。これにより、紛失や不正アクセスのリスクを回避することができます。
アクセスログがとれている
契約書管理において、アクセスログがしっかりと取られている状態であれば、誰がいつ、どの契約書にアクセスしたかが明確になります。このようにして、アクセス履歴を追跡できるようにすることにより、不正アクセスの防止やトラブル発生時の追跡が可能になります。
適切なアクセス制御ができている
適切に契約書管理がなされている場合、契約書へのアクセス権限は必要最低限に設定されています。これにより、関係者が必要な契約書にのみアクセスできる状態となり、機密情報がしっかりと守られます。
アクセス制御が確実に行われていることで、情報漏洩のリスクは常に最小限に抑えられ、企業の情報セキュリティが強化されている状態を保つことができます。
適切な契約書管理ができていない場合の流れ
適切に契約書管理ができている状態に当てはまらない項目が多い場合、契約書管理が不適切である可能性が高いといえます。契約書管理が不適切だと、契約内容の漏れや期限の確認不足、または不正アクセスなどのリスクが高まります。これらを防ぐためには、契約書管理の仕組みを整え、適切な管理体制を構築する必要があります。
契約書管理のルール制定
契約書管理において最初に必要なのは、明確なルールの制定です。例えば、契約書の保管場所や保存期間、アクセス権限の付与範囲や設定方法などを規定することが重要です。明確なルールがないと、管理が煩雑になって契約書が紛失したり、業務効率が低下したりすることにつながってしまいます。
契約書の管理体制の構築
契約書管理をスムーズに行うためには、担当者を決めて、役割分担を明確にする必要があります。また、複数の部署が関与する場合、情報共有の仕組みを構築しておくことが重要です。この体制が整っていないと、契約書の確認や承認、更新手続きが遅延する恐れがあります。
管理方法の選定
管理方法を選定する際には、企業の規模や業務内容を踏まえた上で、最適な方法を選ぶことが重要です。以下の項目を検討することで、管理方法をしっかりと決定できます。
電子契約ツールの導入検討
一つの選択肢として、電子契約ツールの導入が考えられます。電子契約ツールを導入することで、契約書を紙から電子に移行し、効率的に管理できるようになります。
その他の管理方法の検討
電子契約ツール以外にも、契約書管理をデジタル化するためのさまざまな方法があります。例えば、クラウドストレージを活用して契約書をデジタルで保存する方法や、専用の契約書管理システムを導入することも考えられます。クラウドサービスを利用すれば、どこからでもアクセス可能で、契約書の管理がより柔軟になります。
選定の段取り
契約書管理方法の選定には、以下のステップを踏むことが重要です。
- 1.ニーズ分析： まず、保管している契約書についての現状把握をします。紙なのか電子なのか、数量はどのくらいなのか、管理業務の発生頻度などを改めて確認しましょう。また自社にとって最も重要な機能は何かを明確にしましょう。例えば、検索機能、アクセス権限管理、リスク管理などがあり、それぞれに優先順位を付けることが重要です。
- 2.予算の確認： 管理方法を選定する際は、コストがどれくらいかかるかを確認します。専用ツールの導入には初期投資が必要ですが、長期的に見れば業務の効率化やリスクの軽減につながる可能性が高いです。導入にかかるコストを明確にし、ROI（投資対効果）をしっかりと検討しましょう。
- 3.運用の柔軟性： 企業の成長や法改正、業務の変化に対応できる柔軟性があるかも重要な選定基準です。ツールが簡単にカスタマイズできるか、将来的に機能追加が容易かなどを確認しましょう。
- 4.使いやすさとサポート体制： 実際にツールを使用するスタッフが使いやすいと感じるかどうかも大切です。導入後のサポート体制がしっかりしているか、トレーニングやフォローアップがあるかを確認しましょう。
ルールの周知
契約書管理のルールが決まった後は、社内でそのルールを徹底的に周知させる必要があります。特に、契約書の取扱いに関与する部署や担当者に対して、しっかりと教育を行い、ルールを守る重要性を理解してもらうことが重要です。
契約書の管理方法
契約書の管理方法にはさまざまありますが、ここでは、契約書管理に使われる代表的な方法を2つ紹介し、それぞれのメリットとデメリットを解説します。
エクセルで契約書管理台帳を作成
契約書の管理方法として、エクセルを活用する方法があります。エクセルを使って契約書管理台帳を作成することで、比較的手軽に管理を開始することができます。この方法は特に、コストを抑えた簡単な管理方法を求める企業に適しています。
メリット
- ・初期コストが低い：エクセルを使用するため、専用のツールを導入する必要がなく、すぐに契約書管理を始めることができます。導入費用がかからないため、初期投資を抑えられます。
- ・カスタマイズが簡単：管理台帳の構成や項目、内容を自由にカスタマイズできるため、企業のニーズに合わせた設定ができます。
- ・導入の手軽さ：エクセルを使うため、従業員が既に基本的な操作に慣れている場合、特別な教育やトレーニングがなくてもすぐに導入できます。
- ・データの検索や整理も可能：エクセルのフィルタ機能や検索機能を使って、必要な情報を簡単に抽出することができます。
デメリット
- ・管理が煩雑になる：契約書が増えると、エクセルの管理が複雑になり、検索や分類が難しくなる。
- ・セキュリティが不十分：複数人での編集、アクセス権限管理の徹底や暗号化などが難しく、機密情報が漏洩するリスクが高い。
- ・情報の更新・変更が手作業：契約内容の更新や変更の際に手作業で管理することで誤操作のリスクなども高まる。
契約書管理システムを利用する
契約書管理システムを使用すれば、契約書の電子化やクラウド管理が可能となり、複数の契約書が混在する場合でも一元管理が実現できます。
また、契約書の作成や変更履歴の追跡など、便利な機能が豊富に提供されていることが多く、非常に利便性が高い選択肢といえます。
メリット
- ・契約書の一元管理：紙の契約書と電子契約書を一元管理でき、契約書が分散してしまうことを防げます。
- ・効率的な検索と管理：契約書の情報を簡単に検索でき、必要な情報に素早くアクセスできます。例えば契約管理DXサービス「Conpass」では、PDFデータをアップロードするとAIが自動で文字を読み込んで抽出する機能があり、契約書管理がさらに楽になって便利です。
- ・契約の変更や履歴管理：契約内容の変更や履歴を容易に追跡することができ、更新作業に時間を取られることなく簡単に行えます。
- ・アラート機能：契約管理DXサービス「Conpass」では、契約期間が間近になるとアラートで通知されるため、契約更新漏れを防止できます。
- ・セキュリティ強化：契約書の管理がクラウド上で行われることで、アクセス制御やログの記録がしっかりと管理されます。
デメリット
- ・導入コストがかかる：契約書管理システムには初期コストがかかる場合があり、導入にあたってのトレーニングやシステム移行に一定の時間が必要です。ただし、その後の業務効率化を考えれば、長期的にはコストを回収できます。
- ・使い方に慣れるまで作業に時間がかかる：新しいツールに慣れるまで、操作に時間がかかることがあります。
契約書管理システムの選び方のポイント
契約書管理システムを選定する際には、いくつかの重要なポイントを確認することが大切です。自社の業務内容や規模に最適なシステムを選ぶことで、より効率的に契約書を管理できます。
電子契約サービスの有無
契約書管理システムには、電子契約書を作成・管理できる機能が含まれているかを確認しましょう。「Conpass」のように、紙の契約書も電子化して管理できる機能があれば、管理が一元化され、業務効率が向上します。
管理機能が豊富か
契約書の管理機能が豊富であれば、契約書の検索や変更履歴の追跡、契約内容の更新がスムーズに行えます。さらに、フロー機能や契約書作成時のテンプレートや条文ライブラリの利用ができれば、必要なスキルが制限されず、誰でも使いやすいシステムといえます。
セキュリティが高いか
契約書には重要な情報が含まれているため、セキュリティ対策がしっかりとされているシステムを選ぶことが重要です。データの暗号化やアクセス制御、ログ管理がしっかりと行われているシステムを選びましょう。
一元管理できるか
紙と電子の契約書が混在している企業では、紙と電子の契約書を一元管理できることが求められます。すべての契約書を一つのプラットフォームで管理できると、異なる種類の契約書を効率的に管理することができ、業務の効率化が進みます。
まとめ
適切な契約書管理は、企業のリスク管理、業務の効率化のために欠かせません。エクセルでの管理は手軽で初期コストが低い一方、システム導入には初期投資がかかりますが、ConPass（コンパス）」のような契約書管理システムを導入すれば、紙と電子契約書の一元管理や電子契約が簡単にでき、管理業務の効率を大幅に向上することができます。契約書管理の問題を解決し、ビジネスの進行をスムーズにするために、自社のニーズに合った方法を選んで、契約書管理をより効果的に行いましょう。
