昨今、Google社などIT系の有名企業では、各従業員の専用デスクがない「フリーアドレス制」が導入されるようになり、注目を浴びています。なぜそのようなワーク環境を構築する会社が増えてきているのか、フリーアドレス制導入の目的やメリットから考えてみましょう。

席を自由に選べる「フリーアドレス制」とは？

フリーアドレス制とは、オフィスで従業員が個々の専用デスクを持たず、空いている席を自由に使って仕事をするというスタイルです。フリーアドレス制では、カフェのように机と椅子だけが用意されている部屋に、従業員がノートPCなどの必要機器や書類を持ち込んで仕事をします。書類などは個人用ロッカーや各部署の共用キャビネットなどに保管するようにし、原則的に個人の専用空間は設けません。

フリーアドレス制は、日本企業における従来の常識とは全く違ったワーク環境です。近年は、ベンチャー企業を中心に導入する企業が増えています。

なお、企業で実際にフリーアドレス制を導入する際には、事前準備が必要になってきます。まず大前提として、社内におけるどのスペースでも利用できるネットワーク環境を整備しなければなりません。また、書類を電子化し、ペーパーレス化を進めておいた方が席を移動しやすく効率的です。そのほかにも、従業員が出勤をしているのか分かるように入退出管理を行うシステムを構築したり、書類保管用のロッカーを用意したりするなど、さまざまな準備が必要になります。

フリーアドレス制のメリット

フリーアドレス制を導入することで、オフィス内のコミュニケーションが活発化します。ほかの部署の人と隣り合って座ることがありますから、同じ部署の人とだけ接することによるマンネリ感もなくなり、従業員のモチベーションアップに繋がります。さらに、前日とはまた違った環境で頭を切り替えて仕事ができることにより、リフレッシュ効果が大きくなります。

また、フリーアドレス制では従業員一人ひとりに固定したワークスペースが必要ありませんから、各自の袖机をはじめ個人の保管スペースを減らすことができ、省スペース化やコスト削減が可能になります。常に机に紙を置いておくことができないため、整理整頓が推進できるというメリットもあります。個人の固定スペースを減らすことにより空いたスペースは、ミーティングスペースなどに利用できますから、オフィススペースを有効活用できるでしょう。

さらに、フリーアドレス制では、机には何も残さず帰宅することになるため、重要書類などを机に置きっぱなしにすることもなく、第三者に持ち去られる心配もありません。重要書類はキャビネットなどにしまっておくか各自がしっかり管理するようになり、セキュリティ面でのメリットにもなります。

フリーアドレス制のデメリット

フリーアドレス制のデメリットとして、勤怠状況の把握が難しくなるという点があります。

フリーアドレス制では固定席がないため、誰かが長時間席を外していても分かりにくいという問題が起きるのです。

また、フリーアドレス制の導入に当って、オフィスの全スペースワイヤレス化、ロッカー完備、ペーパーレス化の整備などを行わなければなりません。フリーアドレス制はオフィス改装の初期費用が大きくなってしまうので、費用対効果を考えると慎重に考える必要があります。

従業員が増えたことによってオフィススペースが手狭になったり、会議室が慢性的に埋まるようになったりと、オフィスではワークスペースの問題が発生することがあります。その場合、オフィス移転という選択肢のほかにも、フリーアドレス制を導入してオフィススペースを有効活用する方法も、選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか？

フリーアドレス制に導入する前に必要なことは…？

フリーアドレス制を導入する前に、まず必要となるのがオフィス環境の整理。オフィスに物が溢れている状態を解消し、社員が広々と働けるような環境を整えましょう。

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まずはこうしたサービスを利用して働きやすい環境を整えることで、フリーアドレス制の導入を目指していきましょう。

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