2021年2月17日情報セキュリティ

業務用シュレッダーを選ぶときに気を付けておくべきポイントとは？

セキュリティに対する社会の目が格段に厳しくなってきた昨今、業務用シュレッダー選びもセキュリティ対策を意識して行う必要が出てきました。

本記事では、業務用シュレッダーを選ぶ際におさえておきたいポイントを解説します。加えて、シュレッダーという手段を使わないサービスもご紹介します。業務用シュレッダーの買い替えや新規利用を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

業務用シュレッダーの種類

業務用シュレッダーには、シュレッダーそのものを購入して利用する「購入型」のほか、業者が書類を引き取りに来る回収サービスや大型シュレッダーを積んだトラックが訪問する出張サービスなどの「機密書類回収サービス（以下、回収サービス）」があります。オフィスの規模や使用する人数、取り扱う書類量や機密性にあわせて選定すると良いでしょう。

それでも、「生産性向上の観点から、具体的に何を重視して選べば良いのか、いまいちよくわからない」という課題を抱えている総務担当や現場の方も多いのではないでしょうか。まずは以下で、シュレッダーや回収サービスを選ぶ際のポイントを視点別に解説していきます。

業務用シュレッダーの選び方

セキュリティの視点

個人情報や社外秘の資料など、機密性の高い文書を多く扱うタイプのオフィスでは、より細かく裁断できるシュレッダーを選ぶと良いでしょう。

クロスカットと呼ばれる、幅が4mmから5mm・長さが10mmから50mmに裁断される方式が現在の主流です。よりセキュリティを重視する場合は、クロスカットよりも細かく裁断できるマイクロクロスカットと呼ばれる方式のシュレッダーを選ぶと良いでしょう。ドイツのDIN規格では、「面積が30ミリ平米以下でなおかつ幅2mm以下」をセキュリティ5と定めています。

また、裁断サイズに加えて、シュレッダーの回収サービスを行う業者が、ISO27001（情報セキュリティマネジメント）などの認証を取得していれば、利用者もなお安心して利用できます。

効率性の視点

多くの人が働いている大きなオフィスでは、機密性はもちろんのこと、処理能力が高いシュレッダーが必要です。処理能力は、「一度に投入できる枚数」「速度」「連続使用時間」の3つを軸に考えると良いでしょう。加えて、大型のダストボックスが内蔵されていて、なおかつ、こまめにごみを捨てなくても済む収容力のあるものが便利です。

また、シュレッダーの課題の一つは、ホッチキス付きの書類の処理ではないでしょうか。最近では、ホッチキス対応シュレッダーが登場しています。これは、ホッチキスの一般的サイズである10号針がついたままでも裁断でき、処理を早く終えることができます。

使いやすさの視点

セキュリティや処理能力に加え、使いやすさも気になるポイントです。狭いオフィスでのシュレッダー時に出る音が気になることや、紙詰まりが頻繁に起きることなど、何かと面倒なことも多いといえます。静音タイプや紙詰まり対応の機器を選ぶことも、視点の一つです。

リサイクルの視点

従来の一般的なシュレッダーから出る裁断くずは、紙繊維が細かくなるのでリサイクルに適しておらず、焼却処分されるものがほとんど。しかし最近は、シュレッダーから出た裁断くずを再生できる製紙会社の技術も登場しています。そのため、回収サービスを利用する場合は、サステナビリティやSDGsの観点から、サービスとしてこの視点に踏み込んでいるかも見極める必要があります。

シュレッダーは不要！「溶解処理」というサービス

ここまで、シュレッダー選びのポイントをご紹介しましたが、どういったサービスを選んだら良いかわからないという方に、おすすめのサービスがあります。それは、そもそもシュレッダーで裁断せずに機密書類の処分をする「溶解処理」という方法です。シュレッダーにまつわる面倒な問題の解決はもちろん、限りある資源を守るといった環境保護の目的でも注目されている処理方法です。シュレッダーに代わる溶解処理サービスは大手企業も提供していますので、自社にあったものを導入すると良いでしょう。

回収からリサイクルまで1社で完結、『保護くん（まもる）くん』とは

ここでは、機密文書処理シェアNo.1の『保護（まもる）くん』をご紹介します。オフィスでありがちなシュレッダーの課題を解決してくれ、安心安全、なおかつ手軽に機密文書を廃棄できるというサービスです。機密文書を専用のボックスに入れるだけで済むように設計されています。さらに、ホッチキスやクリップ、バインダーを外す手間が要らず、紙詰まりや音を気にしたり、ごみをまとめたり、散らばった紙の掃除や袋交換をしたりする必要がありません。

運搬などの処理過程で、機密文書が人の目に触れることにも対処しています。『保護くん』の専用ボックスには鍵がかかっており、一度投入された書類は、取り出せない特殊な構造になっています。そのため社外はもちろん社内の人ですら、ボックス内の書類に再び触れることはできません。また、6ヶ月に及ぶ研修プログラムを経て、機密保持適格試験に合格した専門スタッフが回収を行います。

加えて、追跡可能なシステムが導入されているほか、専用トラックは現金輸送車と同レベルのセキュリティを誇るGPS搭載の完全密封車を使用しています。

その後、ファイナルセンターと呼ばれる機密処理施設に搬入された『保護くん』ボックスは、ロボットによる自動作業で、人の手に触れることなく破砕機に投入され、処理された文書は再生紙としてリサイクルされます。文書処理後には機密抹消処理証明書も発行されます。これらの一連の作業を他の業者に再委託することなく、1社がワンストップで提供しています。一度検討してみる余地はあるかもしれません。

専門業者の機密文書処理サービスで、安心安全なセキュリティ対策を

シュレッダーはどんどん進化しており、静音でコンパクト、ホッチキスがついていても裁断できる高性能型も登場し、選択肢が増えています。今回ご紹介した視点を基準にして選ぶと良いでしょう。

一方、廃棄する機密書類の量や従業員数などを鑑みて、シュレッダーではなく、今回ご紹介したような専門業者のサービスを利用するのも一つの方法です。シュレッダーにかかる作業がなくなれば、業務効率もアップし、手軽に安心して機密処理を行うことができるだけでなく、情報漏洩のリスクを回避することができます。また、書類をボックスに投入するだけなので、電気も使いません。さらに投入された書類は、再生紙としてリサイクルできます。今回は、『保護くん』をご紹介しましたが、シュレッダーに関する課題を解決する業者が多数登場しています。ぜひ、一度自社の機密書類の廃棄方法について見直してみませんか。