リモートワーク導入における物品保管に関する課題。解決策は？
アフターコロナに向けて、リモートワークを継続するかどうか、今企業は判断に迫られています。
2020年11月に東京商工会議所が行った「テレワークの実施状況に関するアンケート」調査によると、テレワークの実施率は53.1％で、テレワークを「一時期実施していたが、現在は取りやめた」企業は22.1%という結果*に。コロナ禍でテレワーク経験者数は大幅に増えましたが、急速な環境変化に対応しきれないことや、感染対策を徹底することでオフィス回帰を図ろうという動きもでてきているのも事実です。
リモートワークが普及し出社する人数が減ったことでオフィスの在り方について見直す企業も増えていますが、依然として定期的にオフィスへ足を運ばなければならない企業が多いことも事実。ではなぜ、このコロナ禍においてもリモートワークは完全には普及しないのか。今回はリモートワーク導入時の課題を洗い出し、その中の一つ「物品保管」における解決策について解説します。
*（参考）東京商工会議所「テレワークの実地状況に関するアンケート」
リモートワーク導入時の課題
一般的な導入時の課題としては、主に下記のような内容が挙げられます。
- ・社員同士のコミュニケーション
- ・書類への押印作業
- ・書類やデータの持ち運び、管理
- ・勤怠管理
- ・ネットワーク整備 など
リモートワークに対応するためには、様々な場面においてこれまでの方法を一新させなければなりません。しかし、どの項目においても環境整備に費用がかかってしまうため、予算が取れないとすぐに対応するのが難しいと考えられます。
リモートワークにおける物品・書類保管の課題とリスクとは
リモートワーク導入において、課題とリスクは様々ありますが、今回はその中でも物品・書類保管における課題とリスクについて具体的に解説します。
1.出社して対応しなければならない場合がある
・会社の備品
パソコンを個人へ貸し出す仕組みを採用している企業で新しいパソコンの入れ替えなどが発生した場合、パソコンの発送業務を行う必要があります。他にも、ルーターや名刺など社内に在庫がある備品は、誰かが会社へ出社し個人へ送る手配をしなければなりません。
・契約書など紙で管理しているものの確認
リモートワーク中でも、書類の確認や押印のために出社しているといった声はよく耳にします。社内の決算書を紙で回覧している場合、出社しなければ案件が進まないといったケースも。これまで当然のように行ってきたこうした仕事が、残念ながらリモートワーク導入の障害となっています。
2.備品がオフィスの場所を占有する
リモートワークが進むと使わない備品が大きなスペースを占有し、備品管理のために賃料を払っているという状態になることもあります。しかし、オフィスの在り方を見直し縮小や移転をするにはコスト面の負担が大きいため、すぐに実行するのは難しいと言えます。
3.物品保管の管理者不在によるリスク
会社のパソコンや書類を持ち出す際は様々なリスクが伴うため、リモートワークの促進にはこの部分の解決が必須となります。
・機密情報の漏洩リスク
パソコンや書類、データなどの機密情報を持ち出す際は、セキュリティ面でのリスクが大きいと言えます。書類の紛失やネットワークからのウイルス感染など、社員一人ひとりが知識を持ち細心の注意を払う必要があります。
・物品紛失のリスク
物品の大小に関わらず、会社の物品は会社の資産です。紛失すれば、会社に損失を与える可能性がありますので、気を付けなければなりません。
・所有者が不明になるリスク
物品管理者が不在の場合、誰が何を持ち出したのかを把握できずに、所有者不明になるリスクがあります。社員が離れた場所で仕事をしているため「あの書類どこに行った？」と書類を探す行為もひと苦労かつ非効率。こうした課題やリスクから、リモートワークが上手く進まないという現状があります。
物品・書類保管における課題の解決策
上記の3つの課題とリスクについて、具体的な解決策をご紹介します。
1.電子化を進める
リモートワーク推進のため、書類やデータの電子化に取り組む企業が増えています。さらに最近では、電子回覧や電子押印制度といったシステムが普及しつつあり、ITを活用した新しい取り組みがリモートワークにおける課題解決の近道だと言えるでしょう。ITを推進する部門がない場合でも、プロジェクトチームなどを組成して優先的に取り組むことをおすすめします。どうすれば良いか分からない場合は、外部のプロにお願いするという手段の採用も視野に入れましょう。
2.セキュリティ対策をとる
リモートワークで一番注力すべきはセキュリティ対策です。情報漏えいのリスクを下げるには、限られたネットワークのみを使用する、電子化したデータにパスワードをかける、物品・書類の持ち出しルールを設定することなどが有効です。
3.新たなルールを共有する
リモートワークで社員同士顔を合わせる機会が少ないからこそ、ルールの共有が重要になってきます。また新たなルールに対応していくため、可能な限り勉強会や研修を行い、社員の理解を深めておくことが成功の秘訣です。
リモートワーク導入時の物品・書類保管のお悩みは物品保管サービスで解決！
ただでさえ慣れないリモートワークの導入で、オフィス改革や社内整備などをどう進めていくべきか頭を抱えているという企業は、外部サービスを活用してみてはいかがでしょうか。
通常は書類なのか物品なのか預けるものによって選ぶサービスが変わりますが、今回はあらゆる物品保管に対応している日本パープルの便利な保管サービスをご紹介します。
預けられるもの
＜書類・文書＞図面から契約書・領収書などの機密文書まで可
＜各種メディア媒体＞CDやDVD、USBメモリなどの情報資産も安全に保管
＜物品・什器など＞普段は使わない販促物や研修用教材などオフィス内の物品や什器類などの一時保管に最適
運搬も保管も廃棄も一社完結
社内の研修を受けた専門スタッフが運搬から保管、廃棄作業を行うので、機密文書も安心して預けられます。GPS搭載の「完全密封車」や最新のセキュリティ対策が導入された保管庫を所有しており、リスク対策が充実しているのもおすすめポイント。さらに、不要になった書類は連絡一本で簡単に機密抹消処理を依頼できます。
保管だけじゃない一括サポート
物品保管以外に、ラベリングやファイリング作業、オフィス移転時のお手伝いなど、手間のかかる事務作業を請け負う様々なサービスで、包括的なサポートが提供されています。
企業に合わせたカスタマイズ
物品管理のプロフェッショナルが揃う日本パープルでは、各企業の課題に合わせた業務効率化の提案が可能です。
便利な外部サービスを活用して効率的なリモートワーク導入を始めよう
今後もテレワーク導入の流れは継続していくと予想されますが、多くの課題が残っていることもまた事実です。まずはオフィスの課題確認から始め、一つずつ解決しながら進めていきましょう。物品・書類保管といった環境構築には、今回ご紹介したような外部サービスを上手く活用するとスピーディに進めていくことができます。ぜひ参考にしてみてください。
外部保管サービスの利用に関するお役立ち資料はこちら
