2022年6月29日お役立ち情報

【最新版】最適な備品管理の基本。オススメサービス3選も紹介

備品管理がずさんになっていませんか？備品管理は煩雑で手間のかかる作業ですが、適切に行わなければコスト増に加え、不正会計や情報漏洩など会社のリスクを高めてしまう可能性もあります。

また、リモートワークの導入後、これまでの管理方法が機能しなくなっているケースもあるかもしれません。今回は、備品管理のメリットや具体的な方法、最新のおすすめサービスについて解説します。この機会に備品管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。

備品管理とは

備品管理とは、備品の「所在と個数を把握する」ことです。社内で使う備品には、机や椅子、キャビネットなどの什器からペンやハサミなどの文房具、さらにはパソコン、スマホ、電話などの電子機器まで大小さまざまなものがあります。すべての備品は会社の資産です。例えペンひとつであっても適切に管理する必要があります。

備品管理のメリット

備品を管理するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは、以下の4つを解説します。

・すぐに探すことができる

備品管理ができていれば、必要なモノをすぐに取り出すことができます。一方で、備品や書類を探す作業に時間がかかってしまうと、本来のコアな業務に充てるべき時間を消耗してしまうことになります。仕事をスムーズに進めるには、備品をすぐに探すことができる状態にしておくことが大切です。

・無駄な購入が防げる

備品の個数を把握することで、無駄な購入が防げるというメリットがあります。また、不足・充足している備品を「見える化」することで、購入時期を調整したり無駄使いを削減したりと、経費削減につなげることができます。

・空きスペースの創出

社内備品を整理することで空きスペースが生まれ、新たな用途に活用することができます。

昨今、オフィス縮小を進める企業が増加しており、これまでのオフィスの在り方が見直されています。在宅ワーカーが増え、オフィスが倉庫状態になっていませんか？備品管理と一緒にオフィスの空きスペースについても再確認してみてはいかがでしょうか。

・セキュリティ対策

スマホやパソコンなどの電子機器は特に厳重な管理が必要です。管理が甘ければ、万が一誰かがパソコンを持ち去り、機密情報を漏洩してしまう可能性も少なからず考えられます。備品管理はセキュリティ面においても重要な役割があるのです。

備品管理の方法

備品管理の具体的な方法はさまざま存在しますが、一例を下記に挙げます。

管理対象を定める

最初に、備品の棚卸を行います。社内にある備品をすべて把握し、不要なものは処分します。次に、残った備品の整理を行いますが、使用シーンで分類すると便利でしょう。

例えば、従業員が日常的に使用する備品は各自のデスクの上に置きます。共用できる備品は私物化禁止とし、共用キャビネットなどに置いておきます。使用頻度の低い備品は保管室にまとめて置いておきましょう。

管理台帳等で管理

備品の所在と個数は、「備品管理台帳」もしくはパソコンのExcelに記録するのが一般的です。

管理台帳に記載する項目は、

　・管理番号
　・名称
　・種別
　・登録日
　・登録者
　・保管場所
　・状態

などの情報が最低限必要です。他にも、紛失や破損した場合の履歴が分かるような項目があると良いでしょう。なお、大量に購入した備品に関してはすべての所在を管理するのは難しいため、残数管理で対処しましょう。

ラベリング

次に、管理しやすいようにラベルをつけて整理します。ラベルには必ず管理番号を記載し、管理台帳からすぐに把握できる状態にしておきます。

備品管理フロー策定

備品の購入から廃棄までの流れをフロー化します。一般的な流れは、「見積→稟議→発注→納品→検収→台帳入力→棚卸」ですが、文房具などの安価な消耗品を購入する場合は上記フローを簡素化しても良いかもしれません。

また、備品管理におけるルールも併せて設定します。例えば「持ち出しの際は承認を得なければならない」「購入時には申請用紙を提出する」など、必要な内容を検討しましょう。

社内周知・啓蒙

備品管理ができれば、最後は社員へ周知させることが重要です。管理台帳があれば、複数の社員で備品を共有する場合も、備品の状況を一目で把握できるようになります。あってはならないことですが、万が一の盗難や紛失の防止にもつながります。

（オススメ）リユースする仕組みを整備

まだ利用可能な中古備品（販促品や文房具など）を有効利用するためにも、リユースの仕組みを整備することをおすすめします。今は不要だが後に再利用できる可能性があるものは、管理台帳に項目を記載して、管理しておくことも一案です。

（オススメ）備品管理システムは便利

以前はExcelなどの表計算ソフトで管理台帳を作成するのが主流でしたが、備品が増えるにつれ、管理が大変になるのは明らかです。そこでおすすめなのが備品管理システムです。近年、備品管理をより効率的に進めるために、多くの企業がこのシステムを導入しています。ここでは最新のおすすめサービスを2つ紹介します。

＜Stock＞ https://www.stock-app.info/

シンプルなインターフェースで、煩雑な情報を手軽に一元管理できるツール。やりとりの履歴保持や復元機能があり、スマホやタブレットからの操作も可能です。セキュリティ面でも閲覧制限の設定ができ、データはすべて暗号化されるなど安心して使える仕様になっています。

＜Circurental＞ https://www.headwaters.co.jp/service/circurental.html

企業のバックオフィス業務の一部（物理資産・備品管理など）をデジタル化して定型作業の効率化を実現するクラウドサービス。具体的には、物理資産貸出／返却ツールや消耗備品管理ツール、社員管理ツールなどがあり、用途によって様々な機能を組み合わせることが可能です。Microsoft365アカウントをそのまま利用できるという利点もあります。

宅配型ストックサービスという手段も

そもそも備品の量が多い、大型の販促備品が多いなら、備品管理を宅配型ストックサービス等で管理するのも一案です。日本パープルの「ストックマモル」なら、必要な時にだけ備品の出し入れが可能で、より簡単な備品管理を実現してくれます。

ストックマモルは、備品管理に関するすべての作業を請け負う宅配型ストックサービス。預けた備品はWeb上で可視化され、必要な時に必要な場所へ簡単に配送を依頼することができます。保管が不要になったら、廃棄も対応可能です。さらに、専用保管庫は入館制限があり24時間監視体制になっているなど、日本パープルの厳重なセキュリティ対策は多くの法人から支持されています。荷物の預け入れから専門スタッフが対応してくれるため、社内の負担をほぼかけずに導入できる点も人気の理由の一つです。