2023年3月8日文書管理

【2023年最新版】文書管理システムの選定ポイントとおすすめサービス5選

テレワーク環境を構築するために電子化が必須となっているなか、文書管理システム（DMS）を導入する企業が増えています。しかし、さまざまなサービスが登場しており「どのシステムを選べば良いのか分からない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、文書管理システムの昨今の動向からサービス選定におけるポイントについて解説します。後半では、おすすめの文書管理システムを5選ご紹介しますので、参考にしてください。

文書管理システムの動向

文書管理システムの背景にあるのは、世界的なペーパーレス化の流れです。紙文化が根強く残る日本は政府主導でペーパーレス化を進める世界諸国に比べて遅れを取っていると言われていますが、実際の市場はどのように推移しているのでしょうか。

MM総研が発表した最新のデータによると、2020年度の文書情報管理に関する国内の市場規模は2322億円と2019年度から約10％増加しており、堅調に成長していることが伺えます。また、政府による法改正といったペーパーレス化を大きく後押しする動きも見られ、国内のペーパーレスに対する意識は向上していると言えるでしょう。また同調査は、テレワークの拡大やグローバルなビジネス展開も相まって、ペーパーレス化や電子化は今後より急成長していくと予想しています。

ペーパーレス化を実現するために必要不可欠なのが文書管理システムです。上記のとおり市場が拡大している中、国内においても数多くの文書管理システムが登場しているところです。文書管理システムは電子文書の保存から廃棄までを一括で管理するためのシステムですが、サービスによってその内容や特徴はさまざまです。では、昨今ではどのような文書管理システムが求められているのでしょうか。ここでは、以下の3点をピックアップして解説します。

働き方の変化に対応できる体制作り

昨今、テレワーク以外にもハイブリッドワークなど複数の出社方法を組み合わせた独自の勤務スタイルを進める企業が増えているのは周知のとおりです。このような多様な働き方を進める中では、いかに生産性を向上させるかが喫緊の課題となっているのは言うまでもありません。

文書管理システムにおいては、どの場所からでも社内文書にアクセスできる環境を構築することが重要です。社内でしか文書管理ができないようだと、テレワークやハイブリッドワークの大きな障害となり、生産性向上に向けた壁となるでしょう。

セキュリティの重要性

文書管理システムは従来の紙の文書管理よりも保管性や検索性に優れているといったメリットがありますが、一方で十分にセキュリティ対策を行う必要があります。リスクとして挙げられるのは、不正アクセスによる情報漏洩や改ざんなどです。さらに、昨今では国内外からのサイバー攻撃も増えており、より専門的で高度な対策が求められます。電子化後の紙の処理のセキュリティ担保、システム自体のセキュリティ、BCP対策など、重大な事故や事件を未然に防ぐためにも、専門家を巻き込んで進めることをおすすめします。外部サービスを利用する際は、適切な対策が講じられているかを確認しましょう。