社内文書の文書管理は、何となくデスクの引き出しに入れておくだけでは実現できません。まず保管とは何かを知るところから始めましょう。今回は、文書における保管と保存の違いから紹介します。あわせて、文書の保管や保存を効率的に行う方法についても解説していきます。

保管と保存の違いとは？

まずは保管と保存の違いについて見ていきます。日常生活で使う場合は近い意味を持つ言葉ですが、社内文書に関して使用するときは下記のように明確な違いがあります。

• 保管……業務で使用する文書を事務室内などで管理している状態
• 保存……使用しないが、3年以上取っておく必要のある文書を管理している状態

保管は実際に仕事で活用している文書（活用文書）をいつでも取り出せるようにデスクの引き出しなどに置いておくことをいいます。これに対して、保存は使わなくなった文書を書庫などにしまっておくことをいいます。使わなくなった保存すべき文書とは、法的な理由があって取っておかなければならない文書のことです。

文書を「保管」する方法

文書の保管は文書を活用しやすく管理するために行います。単に文書をためることは保管とは言わないので注意してください。

保管すべき文書は、よく使用する活用文書、数年にわたって使用している常用文書、使用頻度は高くないけれどまれに使用する文書があります。これらの文書を保管するには、まず使用頻度別に分類し、次にジャンル別や担当別などに分類してファイリングします。

具体的には、ファイルボックスを使用頻度別に用意し、ジャンル別や担当別に分けたファイルを収納します。その際、ファイルにラベルを付けておけば、取り出すときにスムーズです。ファイルボックス内に仕切り板を設け、その板にジャンルや担当を明記したシールを貼るのも良いでしょう。

共有性の高い文書は、ファイルに入れた上でキャビネットやロッカーに収納し、保管しましょう。

「保存」すべき文書とは？

保存すべき文書の代表として挙げられるのは「法定保存文書」と呼ばれるものです。これは法律で保存が義務付けられており、保存期間も（多くは慣例的に）決められている文書のことです。定められた保存期間は2年、3年、5年、7年、10年、永年などさまざまです。

※当記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更される場合がございます。

経理

経理部門が保存すべき期間と主な文書は以下の通りです。

人事

人事部門が保存すべき期間と主な文書は以下の通りです。

総務

総務部門が保存すべき期間と主な文書は以下の通りです。

賢く保管するコツは「いつ廃棄するか」にあり

日常的な業務に使用するために保管している文書の多くは、将来的には保存する必要がないものです。そこで問題になるのがいつ廃棄するかです。「必要がなくなったら」という曖昧な基準を設けても、「もしかしたら必要になるかも……」と考え、ついついためこんでしまうので、あまり効果はないでしょう。

なので、使用する文書は例えば「作成から3ヵ月後まで保管する」というようにはっきりとした基準を設け、実際に3ヵ月経過したときに使用していなければ必ず廃棄するという方法をおすすめします。

廃棄できるものは思い切って廃棄するのが文書を効率的に管理するコツです。保管している文書の量が減れば整理しやすくなりますし、スペースの節約もできます。なお、保存文書もやがて廃棄しますが、こちらはより機密性の高い文書が多いので、安心できる専門業者に依頼して廃棄するのが良いでしょう。

社内文書の保管は、「活用しやすくする」という視点で行いましょう。今回の記事を参考に、文書を上手に分類し、賢く保管してください。

文書管理クラウドサービスを使うのも手

あらゆるシーンで必要になる文書。書類を多く使う会社では、毎日増えていく保管や保存の状況を把握することが難しい…という場合もあるのではないでしょうか。

そんなときにおすすめなのは日本パープルの文書管理システム「MAMORU ONE」。
クラウド上に文書をまとめることで、社内外の文書を簡単に把握できるようになるサービスです。保管書類の廃棄依頼や書類検索がネット上で可能なので、文書を探したり時間をかけて廃棄したり…といった手間が必要ありません。

意外と手間のかかる文書の管理。こうした外部のサービスを利用して手軽に文書の保存や保管をしてみてはいかがでしょうか。

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