【厳選比較】ビジネスチャットツール3選！メリットや選定ポイントを解説！
新型コロナウイルスの流行によって、テレワーク、リモートワークを導入する企業が増えていますが、在宅勤務の従業員同士が円滑なコミュニケーションを図るにはビジネスチャットが不可欠です。
今、日本だけでなく世界的にもビジネスチャットの導入が急速に進んでいますが、選択肢が豊富なので、どのツールが自社に最適なのかを見極めるのは簡単ではありません。今回は、ビジネスチャットのメリット・デメリットから、ビジネスチャットツールを選定するポイントまで詳しく解説していきます。
コミュニケーションを円滑にするビジネスチャットとは？
ビジネスチャットは、ここ数年のビジネスシーンで広く使われるようになったコミュニケーションツールです。中心となる機能はテキストでのメッセージ送信ですが、個人利用を前提としたLINEなどと違い業務利用を目的として開発されているので、Web会議機能やタスク管理機能なども備えています。また、セキュリティレベルが高いのもビジネスチャットの特徴です。
ビジネスチャット 4つのメリット
ビジネスチャットが、電話やメール、社内SNS、対面での会議などに取って代わる存在になろうとしているのは、以下のようなメリットがあるからです。
メリット① 複数人でのコミュニケーションが容易
ビジネスチャットは、「グループチャット」や「ワークスペース」と呼ばれる機能を使うことで複数人でのコミュニケーションが円滑に進みます。また、個々のメッセージは時系列で確認できるので、チャットそのものが議事録のような役割を果たします。チームや部署、案件やプロジェクト単位でグループを作ると非常に便利です。
メリット② スピーディー＆気軽なコミュニケーション
メールの場合、件名や宛先、時候の挨拶などを入れるのが一般的ですが、ビジネスチャットはそれらを簡略化でき、気軽にメッセージをやり取りできます。また、ビジネスチャットはメッセージを削除・編集できるので、メールのように誤送信して謝罪メールを送るといった手間もかかりません。スピーディーかつ気軽なコミュニケーションが促され、「報・連・相」や意思決定が迅速になります。
メリット③ 業務効率化＆生産性向上
ビジネスチャットの中心になるのはテキストでのメッセージ送信ですが、それ以外にも、タスク管理やファイル共有、Web会議などの便利な機能を備えています。タスクやプロジェクトの管理が容易になるので、業務効率化が推進され、生産性向上にもつながります。もちろん、ネット環境があれば場所を問わず、PCでもスマホでも使えます。
メリット④ 高水準のセキュリティレベル
個人利用を前提としたチャットサービスは、アカウントの乗っ取りなどの事件が報道されることがあります。一方で、ビジネスチャットは不正アクセスを防止するための様々なセキュリティ対策が施されています。セキュリティレベルが高いので、安全性を確保した情報共有が可能です。
ビジネスチャット ３つのデメリット
すべての企業に当てはまるわけではありませんが、ビジネスチャットは一般的に以下のようなデメリットがあると言われます。
デメリット① 対面でのコミュニケーションが減少する
ビジネスチャットを活用することで、顔を合わせてのコミュニケーションが減少します。ビジネスでは当然、顔を合わせて話すべき内容もありますし、関係者が一堂に会したほうが効率的なケースもあります。何でもビジネスチャットで済ませるのではなく、ケースバイケースでの使い分けが重要です。
デメリット② オンとオフの切り替えが難しくなる
ビジネスチャットがあれば、いつでもどこでも気軽にメッセージをやり取りできますが、裏を返すとオン・オフの線引きが曖昧になりがちです。特にテレワーク、リモートワークの環境下で仕事とプライベートを切り分けるには、「業務時間外のメッセージにはレス不要」「休日の使用は禁止」などのルール作りが必要になってくるでしょう。
デメリット③ 重要な連絡を見逃してしまうことがある
ビジネスチャットで複数人のメッセージが連投されると、重要な情報が埋もれて見逃してしまうことがあります。重要なメッセージの見逃しを避けるには、「タスクに登録する」「業務以外の用件でメッセージを送らない」「特定の相手に読んでほしいときはTo（メンション）を付ける」などのルール作りが必要です。
ビジネスチャットツール3選と選定ポイント！
ビジネスチャットツールを比較するときは、セキュリティが強いのは当然のこととして、使いやすさ（機能）、コスト、シェアに着目しましょう。ビジネスチャットは社外（クライアントや外部パートナー）とのやり取りにも使うシーンが多いので、シェアが高い（ユーザー数が多い）ツールほど、社外とコミュニケーションを取る際に使いやすくなります。
以下では、厳選比較したおすすめのビジネスチャットツールを３つご紹介します。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、国産のビジネスチャットツールで国内シェアNo.1を誇ります。
特徴的な機能
・グループチャットのメンバーとタスク管理を共有可能
・一括で過去のメッセージを検索可能
・簡単に組織外のユーザーを検索・招待可能
シェア・ユーザー数
導入企業数：25万7,000社（2020年4月）
料金プラン（月額）
・無料／1名（フリー）
・400円／1名（パーソナル）
・500円／1名（ビジネス）
・800円／1名（エンタープライズ）
Slack
Slack（スラック）は、米国のSlack Technologies社が提供するビジネスチャットツールで、世界100ヶ国以上で使われています。
特徴的な機能
・どんな種類のファイルでも共有可能
・Google DriveやDropboxなど1,500以上の外部サービスと連携可能
・オリジナルの絵文字作成など、カスタマイズ性が高い
シェア・ユーザー数
1日あたりのアクティブユーザー数：1,200万人（2019年10月）
料金プラン（月額）
・無料／1名（フリー）
・850円／1名（スタンダード）
・1,600円／1名（プラス）
Microsoft Teams
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）は、Microsoft社が提供するビジネスチャットツールで、Office 365／Microsoft 365の一部として提供されていた｢Skype for Business｣の後継サービスです。
特徴的な機能
・Microsoftの各種ツールとの連携がスムーズ
・テレビ会議で背景をぼかす・切り替えることが可能
・翻訳機能があるので、通訳なしで直接他言語のメンバーとコミュニケーション可能
シェア・ユーザー数
1日あたりのアクティブユーザー数：4,400万人（2020年3月）
料金プラン（月額）
・無料／1名（Microsoft Teams）
・540円／1名（Microsoft 365 Business Basic）
・1,360円／1名（Microsoft 365 Business Standard）
・2,170円／1名（Office 365 E3）
ビジネスチャットツールの導入で働きやすい環境へ
これからは、テレワーク、リモートワークといった新しい働き方をベースにして、さらなる業務効率化を図るとともに、従業員が快適に働ける環境づくりをしていかなければいけません。働き方の大きな変化に乗り遅れないよう、最適なビジネスチャットツールを導入するとともに、社内に新しいコミュニケーション文化を浸透させていきましょう。
