あなたは、事務処理が得意ですか？　事務処理を早く片付けられますか？

バックヤードでの業務に限らず、業務にまつわる事務作業は多岐にわたり、日々事務処理に追われている人は少なくないのではないでしょうか。しかし、ビジネスパーソンは、業務を多数担当しているのが常。事務処理ばかりに時間を取られてしまうことは避けたいものです。

今回は、そんな多忙なビジネスパーソンに実践してほしい事務処理を効率化させる方法やコツをご紹介し、事務処理のスピードアップをサポートします。

事務処理能力が高い人の3つの特徴

事務処理能力が高い人には、共通する特徴があります。それらのポイントが身につくとビジネスパーソンとしての能力が増え、いっそう成長できるでしょう。

①最初に全体像を把握している

事務処理に時間がかかってしまう人には、仕事を目の前にある順に片付けようとする傾向があります。しかし、この方法だと、ほかの人のサポートが必要な仕事が終盤で出てきてしまった際などに、期限に間に合わなくなる恐れがあります。

一方、最初に仕事全体の内容や処理の段取りを把握しておくと、ほかの人にサポートをしてもらいながら並行して自分の作業を行うことも可能となって、全体での時間短縮ができます。

②仕事のパターンを覚えている

事務作業にはいくつかのパターンがあります。事務処理能力が高い人はそれらを覚えていて、応用する力を身につけているものです。ただし、この方法に慣れきって漫然と作業すると、先入観や思い込みが思わぬミスを招いてしまうことも。最終確認は怠らないようにしましょう。

③前例があればそれを利用している

事務作業のなかには、以前に行った作業をベースとする場合も多く、事務処理能力が高い人はそのような前例を利用することも得意としています。たとえば、似たようなフォーマットにその都度異なるテキストや数値を入力して書類を作成することが多いのであれば、前例をもとに基本フォーマットを作成しておくと、毎回一から作るよりも大幅な時間の短縮ができます。

事務処理を効率化する4つのポイント

事務処理を効率化するためには、以下の4点をおさえるのが有効です。

①業務に優先順位を付ける

片付けなければならない事務作業が多くなってしまうと、できるだけ早く手を付けるために、とにかく目の前にある順番通りに処理しようとしてしまいがちです。しかし、始める前に一度冷静になって、作業の優先順位を考えてみましょう。簡単な仕事を序盤に済ませて時間的な余裕を作り、終盤で処理の難しい仕事にたっぷりと時間をかけるといったことも可能となります。

②似た業務、まとめられる業務をまとめる

事務作業にはいくつかのパターンがあり、似たパターンの業務をまとめて行うことは、事務処理の効率化に有効です。たとえば、データ入力と文書作成を交互に処理していくよりも、最初にデータ入力系の業務をすべて処理してから文書作成系の業務に移ったほうが、使用するシステムやソフトを連続して使うことになるので、効率は圧倒的によくなります。

③業務マニュアルを作成する

業務マニュアルを作成することに難色を示す人は少なくありませんが、事務処理のようなある程度パターンの決まっている業務は、マニュアル通りに行ったほうが効率的に処理しやすいという特徴があります。もしも職場に事務作業に関する業務マニュアルがない場合は、暇なときに自分でマニュアルを作ってしまうのもおすすめです。

④明確な目標時間を設ける

特に残業が当たり前になっているような職場では、何時までに事務作業を終わらせるといった目標を立てないことが常態化してしまっている場合があります。しかし、作業効率をアップするには、終了時間の目標設定が不可欠。終了目標時間やひとつの作業にかけられる時間の制限を決め、作業の効率化を図りましょう。

PC作業を速くするのがコツ

事務作業の多くはPCで行うことから、以下のような工夫をする、またPCスキルを向上させると、作業は効率化します。

①ショートカットキーでPCを操作する

PCにはさまざまなショートカットキーがあります。たとえば事務作業で使用することが多いExcelでは、入力する箇所をその都度マウスでクリックよるよりも、ショートカットキーを多用しながら入力していくと圧倒的に効率が上がります。業務のなかでその技術を習得することは難しいかもしれませんが、空き時間などを利用して活用できそうなショートカットキーを少しずつ覚えていくだけでも事務処理能力は向上します。

②繰り返し行う作業をショートカット登録する

Excelを使用して行う事務処理では、同じ作業を何度も繰り返すことがあります。特に頻繁に使用するショートカットは、登録しておくと作業をスムーズに進めやすくなります。登録したショートカットをうまく活用できるようになるまでにはある程度の時間がかかりますが、PCでの事務処理能力を上げるためにはおすすめです。

③タイピングの速度を速くする

タイピングはPC作業の基本であるため、その速さは作業の処理スピードアップに大きく関係します。このことから、高いタイピング技術を習得することもPCでの事務処理能力をアップするには有効といえます。

事務作業を快適に

事務作業の効率化を図るには、作業をしやすい環境を作ることも重要です。そのために以下の3点をおさえるとよいでしょう。

①机を整理整頓する

事務作業が溜まってしまうと机の上に書類が積もってしまい、必要な書類を探すために時間がかかってしまうことがままあります。整理整頓は時間の無駄を避ける方法のなかでも基本中の基本であり、業務効率化を図る上で不可欠です。

②疲れにくい椅子を使用する

たとえばスポーツ選手がスパイクなど身に付ける用具に気を遣うように、ビジネスパーソンもよい結果を出すためには使用する用具にこだわる必要があります。とりわけ長時間の事務作業を行う際に座る椅子はとても大切です。体に合っていないと疲労しやすく、作業を遅らせる原因にも。自分の体に合った疲れにくい椅子を使用するのがおすすめです。

③クリアファイルを使って書類を見やすくする

ペーパーレスの職場は確実に増えていますが、まだまだ紙の資料は重宝されています。そのためクリアファイルを使用し、書類を一目で分かるようにしましょう。とても簡単なことですが、事務処理をスムーズに進めるには案外効果的です。

デキるビジネスパーソンの事務処理術とは

事務処理は、流れ作業のようにただ片付けていくだけでは、能力アップや効率化への道は険しいものです。ビジネスパーソンであれば、より効率的に事務処理を行うためのアイデアを捻出したり、テクニックを身につけたりしなければなりません。そのためには、作業の優先順位やパターンについてよく考えることだけでなく、それまでに積み重ねてきた経験を活かすことを意識するのがよいでしょう。