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カテゴリー: 文書管理
書類の保管期間一覧！保管が必要な理由や保存方法・処分方法を解説
仕事で扱う様々な書類をそのままにしておくと、増え続けてしまい、置く場所に困ってしまいます。書類は保管期間を過ぎると処分することができるので、保管期間を知っておくことは重要です。保管期間は法律で決まっているタイプと、そうでないタイプに分かれています。…
請求書の保管期間とは？保管方法や注意点・保存年数などを解説
ビジネスを行う上で欠かせない請求書。その取り扱いや保管方法には法的な義務が伴います。 しかし、請求書の保管期間や適切な保管方法については、意外と知られていないことが多いのが現状です。 本記事では、請求書の保管期間に関する基本的な知識から…
契約書の電子化とは？電子契約のメリットや種類やポイントを解説
契約書は紙媒体が一般的ですが、近年では電子化されるケースが増えています。電子契約にすることで、契約書の作成や送信、合意まで電子化することができます。リモートワークの際にも重宝されるため、導入を検討している会社も多いのではないでしょうか。この記事…
契約書の保管期間はいつまで？保管方法や期間について解説
様々なビジネスシーンにおいて、契約書を作成する機会があります。契約書には保管期間が定められているものがあり、法律によって期間が異なります。書類の破棄の適切なタイミングを知るためにも、保管期間に対する知識は重要です。この記事では、契約書の保管…
企業のリスク管理に不可欠な機密文書の安全保管とは
企業のリスク管理において、機密文書の安全保管は欠かせない要素です。本記事では、機密文書の保管方法に関するガイドラインを4ステップで解説し、それがいかにリスク管理に貢献するかを解説します。効果的な文書管理が企業の安全性と効率性をいかに向上させ…
【2024年最新版】スキャニング代行サービスおすすめ5選
近年、リモートワークの拡大により書類のデータ化が一般的となっています。しかし、社内にある大量の書類をデータ化するのは、時間もコストもかかります。 紙書類の電子化にあたって、まず最初に実施することはスキャニング作業。自社で行うか外注する…
スキャニングの効果的なやり方とは？実施する際の留意点も解説
昨今、DX推進や電子帳簿保存法の改正、働き方の多様化といった時代の潮流を受け、紙文書をスキャニングして電子データとして保存する必要性が高まっています。すでに多くの企業が電子化を導入していると言われる一方で、電子化をさらに進めたい企業やこれか…
戦略総務③社内の重要書類や印章の効率的管理
本コラムでは、昨今注目を集めている「戦略総務」について解説をお届けしています。第3回となる今回のテーマは「社内の重要書類や印章の効率的管理」に焦点を当て、戦略総務としてどのような視点で社内の書類管理を進めていくべきなのか、具体的な戦略例を交…
オフィスの書類を預けたい！書類専用保管サービスとトランクルームの比較
書類の外部保管を検討する際、「書類専用保管サービス」か「トランクルーム」のどちらを選べば良いのかお困りの担当者が多いのではないでしょうか。そもそも、双方にはどのような違いがあるのでしょうか。 そのようなオフィスの書類保管にお悩みの企業…
リーガルテックとは？メリットや導入時の注意点を解説
昨今、日本で市場規模を拡大しているリーガルテック。企業のDX化が進む中「導入すべきかどうか悩んでいる」という企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、リーガルテックの定義を再確認するとともに、企業がリーガルテックを導入するメリットや…
【保管と保存は何が違うの?】社内文書の正しい保管方法とは?
社内文書の文書管理は、何となくデスクの引き出しに入れておくだけでは実現できません。まず保管とは何かを知るところから始めましょう。今回は、文書における保管と保存の違いから紹介します。あわせて、文書の保管や保存を効率的に行う方法についても解説し…
【最新版】電子契約の比較検討ポイントとは？おすすめのサービスも紹介
2023年3月に公開されたJIPDECとITRの調査では、国内で電子契約を利用している企業は7割を超えていることが分かりました（※）。テレワークへの対応やDX推進という観点からも電子契約のニーズは高まる一方で、それに伴い電子契約サービス市場…
契約書管理台帳作成のポイント。エクセルで管理するリスクも合わせて解説
契約書には商取引に関するものや不動産関連のものなど様々な種類がありますが、適切に管理していなければ生産性を阻害することに加え、重大な事故に発展するリスクがあります。そこで本記事では、契約書管理台帳についてその重要性や作成の目的、ポイントなど…
機密文書とは？ 気を付けておきたい3つのポイント
昨今、情報の取り扱いに関する世間の目は年々厳しくなっていることは周知のとおりでしょう。機密文書や機密情報を正しく取り扱っているかどうかは、企業にとって全社員が取り組むべき最優先課題といっても過言ではありません。そこで今回は、新入社員に向けて…
3社の導入事例から見る電子化の意義とメリットを考える
テレワークの普及や電子帳簿保存法改正といった電子化に適した環境整備が進んでいます。電子化にはペーパーレスを推進するほか、コスト削減やセキュリティ強化など様々なメリットがあることは周知のとおりです。 本記事では、実際に電子化を導入した企…
文書の電子化に向けた効率的な作業とは？3つのコツも紹介
昨今、多くの企業で導入が進む文書の電子化。テレワークを効率良く進める目的に加え、コスト削減や業務効率化、さらにはCO2排出量の削減による環境負荷軽減など多くのメリットがあることから、今や企業にとって必要不可欠なものとなっています。 し…
【2023年最新版】文書管理システムの選定ポイントとおすすめサービス5選
テレワーク環境を構築するために電子化が必須となっているなか、文書管理システム（DMS）を導入する企業が増えています。しかし、さまざまなサービスが登場しており「どのシステムを選べば良いのか分からない」という担当者の方も多いのではないでしょうか…
電子契約を求められたら？対処法を紹介。求める側の説明ポイントも解説
生産性向上の機運の高まりやテレワークの普及などに伴い、電子契約サービスを用いた契約締結を求められるケースが増えています。しかし、自社が未導入の場合、電子契約を利用して良いかどうか不安を感じる企業も少なくありません。そこで本記事では、取引先か…
タイムスタンプとは？電子契約との関係も解説
電子契約の際「電子署名」に加えて「タイムスタンプ」を付与するサービスがあります。電子契約においてタイムスタンプの付与は必ずしも必要ではありませんが、電子文書が有するリスクや法的観点からもタイムスタンプを付与した方がメリットは大きいと言えます…
【2022年最新版】電子契約ができる契約とできない契約を解説
昨今のデジタル関連の法的整備により、電子契約が可能な契約書は増えました。ただし、全てが電子契約できるわけではなく、一部の契約では電子契約が不可となっています。そこで本記事では、電子契約ができる契約とできない契約について解説します。電子契約を…
文書の電子化、目的を明確に。よくある失敗４つの例から学ぶ
昨今進められている文書の電子化は、働き方改革につながるテレワーク推進や、環境負荷削減を目的としていることは周知の通りです。文書の電子化により、クラウドなどにアクセスするだけで必要な書類の確認が可能に、また従業員の多様な働き方を可能にする基盤…
電子契約の導入に向けた7つのステップとは？
業務効率化やリモートワークに対応可能など多くのメリットがあることから、電子契約サービスを導入する企業が増えています。本記事では、電子契約の導入検討にあたり、導入の手順について分かりやすく解説します。 電子契約導入、7ステップ 電子契約で…
【最新版】電子契約とは？メリットとデメリットも紹介！
テレワークやオンライン会議など非対面での業務が浸透する中、次なるステップとして注目されているのが「電子契約」です。本記事では、従来の書面契約との違いや電子契約のメリットやデメリットなど、知っておきたい電子契約の基礎知識について解説しています…
電子契約サービスの選定方法とおすすめサービス5選
企業のDX推進がますます求められ法規制も緩和されるなか、電子契約書サービスへの関心が高まっています。各企業がサービスを展開し市場全体が活発化していますが、機能が多様でどれを選べば良いかわからないという担当者の方も少なくないでしょう。 …
電子化後の文書管理のいろは。電子化を有効活用するために
昨今叫ばれている電子化ですが、導入しても適切に活用できなければ生産性向上につなげることは期待できません。それどころか、方法によっては、業務効率を悪化させてしまう可能性さえあります。 では、生産性向上に向けて、紙文書の電子化後はどのよう…
