皆さんの企業では、きちんと書類を管理できていますか？ 文書管理ができていないと、ただ見た目が汚く印象が悪いだけでなく、実は企業にとって大きな損失になってしまいます。 企業にとって大きな損失になるというのは、「頭では分かったつもりにな…
注文書、納品書、請求書…。他社と取引をしているとこれらの伝票の作成が必須となります。さらに取引先が多岐に渡れば、その量は膨大に。それだけ多くの人の手を使うことに、無駄を感じたことはないでしょか。 そこで、今回はこれらを電子データ化し、…
企業が継続して成果を生み続けるために必要なこと、それは「業務のシステム化」です。 高品質の製品・サービスを生み出すシステム作りは、あらゆる企業の喫緊の課題。そんな業務のシステム化を高いレベルで実現するために、多くの企業がISO9001…
これまで領収書、契約書などの重要な文章は、紙媒体で保存することが法律で義務付けられてきました。 しかし、ITのさらなる発展と企業からの要請に応じ、2015年に1度目のe-文書法の改正が、2016年9月30日には2度目の改定が施行されました…
「契約書、ヤギに食べられました」 こんな会話が飛び交う職場はないもしれませんが、仕事で紙を大量に扱う企業では、「あの資料、どこにいった？」といったことが頻繁に起こっています。 紙は書き込みが自由にできて便利である反面、かさばった…
会社員、個人事業主の3大納税イベントが、「源泉徴収」「年末調整」「確定申告」。このうち、会社にとって最も負担になるのが、源泉徴収です。なぜなら、源泉徴収は企業が行い、その詳細を源泉徴収票として従業員に発行する業務が生じるからです。 源泉徴収票…
総務の皆さんにとって、オフィスにある文書をきちんと管理することは、大切な業務のひとつです。 しかし、一口に文書管理と言っても、文書にはさまざまな種類があり、文書に応じて適切な保存の仕方が変わってくるもの。今回は、文書管理の重要性から、…
6月に選考が解禁され、採用活動が活発化している今日この頃。 休日を返上して採用活動に追われている人事の方が多いのではないでしょうか。 大量の応募者の中から、企業が求める人材を見つけ出すのは非常に骨の折れる仕事。しかもそれは、”企業の…
サラリーマンなら、一度は手にしたことがあるであろう重要書類。 そして、重要とは分かっていながら、そういった書類を紛失してしまった、または紛失しかけてしまったという経験がある方も多いのではないでしょうか。 小さな不注意が原因でも、重要…
会社を運営していく上で、必ず生まれてしまう書類。 必要ないものはどんどん処分していかないと、社内のスペースをとってしまうだけでなく、必要な書類を取り出す時に邪魔になってしまうことも少なくありません。 必要なくなった書類は即処分が理想的ですが…
ノートPC、スマートフォン、タブレットなどが普及し、電子データを活用して場所を選ばず作業ができるようになりました。企業の場合、社内の文書や資料を電子化すると、作業の効率化やコスト削減が可能になります。ここでは、文書や資料を電子化して活用する…
2015年11月19日、政府・与党は2017年から領収書の電子保存をスマートフォンでもできるようにするという方針を固めました。 領収書は原則として紙で７年間保存することが法人税法で義務付けられており、領収書を保管しておく必要があります…
会社で扱う文書の中には法律で保存を義務付けられている文書があります。こうした文書は法定保存文書、もしくは法定年限書類と呼ばれます。今回はそんな「書類保管期間を正しく知って管理すべき文書」について解説します。 おすすめサービスはこちら …
オフィスで大量の書類を扱うのに、困った経験がある人は多いのではないでしょうか？ 例えば、どれが不要な書類なのか不明確でオフィスに書類があふれている、書類の一覧票がないために必要な書類をすぐに見つけることができない、書類の管理が個人に任…
機密文書を破棄する場合、どのような廃棄方法を選択するのが妥当なのでしょうか？ ここでは代表的な2つの廃棄方法について解説します。 シュレッダー廃棄 社内で機密性の高い文書を廃棄したいとき、真っ先に思いつくのはシュレッダーによる廃棄…
機密文書とは何でしょう？ ここでは意外に正確には理解されていないことの多い機密文書について、定義を交えて解説します。 機密文書とは何か？ 企業における機密文書（あるいは機密書類）を定義付けるとすれば、「企業に関する極めて重要で秘密保持が…
社内の書類を削減すれば、仕事の効率化につながります。とはいえ、実際に書類を減らすのはなかなか難しいです。今回は社内の書類削減に必要なことについてまとめます。 書類がたまってしまう大きな原因とそれを解決する方法 社内書類がたま…