コンプライアンスの重要性って何？
企業におけるコンプライアンスの重要性は、よく指摘されるところです。しかし、そもそも何がコンプライアンス違反に当たるのか、どうすればコンプライアンスを強化できるのか、といったことについては、意外に知られていないことが多いのではないでしょうか。今回は、コンプライアンスに関するこれらの知識を紹介します。
コンプライアンスって何？
「法令遵守」と訳されることが多いコンプライアンス。その意味は、企業が社会的な通念、規範、倫理、法律に反することなくルールに従って活動を行うことです。
企業に関する法律としてはまず商法と会社法があり、それ以外にも独占禁止法、不正競争防止法、個人情報保護法などもコンプライアンスに関わる法律として認識されています。また、違法行為に当たらなくとも、組織や社員個人による不正、不祥事、ハラスメントなども、コンプライアンス違反に該当する事例として捉えられます。
コンプライアンスはなぜ重要なの？
近年、コンプライアンスという言葉が注目されるようになったのは、企業による不正や不祥事が相次いで明らかになり、社会的批判が高まったことに端を発しています。企業がいくら良い商品を開発して売り出し、広報を行い、ブランドイメージを高めても、ひとたび不正行為が発覚すれば、たちまち消費者や取り引き先の信用を失ってしまいます。
このような突発的ダメージを避けなければならないという危機管理意識から、企業は企業価値の増大を目指して、コンプライアンスの強化を図るようになりました。
つまりコンプライアンス強化を掲げて徹底させることは、企業の公正で公平な活動を推進して健全性を保つだけでなく、企業イメージを高め、社会的な信用を獲得することにも繋がると考えられているのです。コンプライアンスが重要なのは、そのことが企業にとって収益力を上げることと、同等の意味を持つと考えられているからです。
コンプライアンスを強化する方法とは
では、なぜ企業で不祥事が起きるのでしょうか。よく指摘される深刻な問題の一つは、そうした企業ではトップ、役員、社員を問わず企業全体に倫理観の麻痺、社会常識の喪失といった状況が見られることです。原因は、企業が利益追求主義に走るあまり、社員もまた目先の利益を追いかけ既得権益を守ることに躍起となり、それが体質化してしまうことにあるのかもしれません。さらに組織の中に不正を監視し合い、指摘する風土がないことも問題を深刻化させる一因になっているのでしょう。
これを改善するには、社員に改めて企業理念や使命感を浸透させるしかありません。多くの企業では、行動規範集や社内規程など、指針となる文書を時代に則した内容にして作り直しています。また、社員に対するコンプライアンスについての教育や、監査や内部通報のシステムの強化なども対策として行っています。
コンプライアンスを重視する企業では、専門部署を設けて強化に取り組んでいるケースもあります。企業としての倫理方針を整備して作成し、社員への教育も行っています。対処療法的、一過性の方策ではなく、常日頃から恒常的に社員へのコンプライアンスの浸透を図ることが重要です。社員から話を聞く相談室の設置も、有効な手立てになるでしょう。
こんなコンプライアンス違反もある
ところで、コンプライアンス違反とは、メディアに大々的に報じられるような事件のみを指すのではありません。実は社員が、本人も気付かないうちに就業規則や規範に背く行為を犯しているケースもよくあります。
例えば、会社の備品を私物化することは規則に反した行為です。仕事の残りを家に持ち帰ってやろうとUSBメモリでデータを持ち出すこと、会社のパソコンを使って掲示板やSNSに書き込むこと、居酒屋のように社外の人間がいるところで、顧客情報や会社の機密事項を話すこと……。これらは、いずれもコンプライアンス違反に当たります。また、セクハラやモラハラ、パワハラなども、コンプライアンス違反とされる事例に含まれています。
さらに、最近では顧客の個人情報の漏洩が問題となっています。業務委託先の元社員が、顧客の個人情報を持ち出して売却した事件があり、実際に漏洩した情報の件数は約2,900万件にも上るとされました。情報流出への対策として36億円も費やした上、被害者の中には提訴をした人もおり、かなり規模の大きな訴訟になっています。
このように、コンプライアンスは社員の社内、社外の何気ない行動とも関わってくるものです。社員に対して、その趣旨や内容を正しく理解させることが、企業体質を改善し、健全な社内環境を作り出していくことに繋がります。コンプライアンスについて真剣に考え、企業全体で取り組むようにしてください。
コンプライアンス違反を最低限に抑える方法って？
あらゆる場面で発生しうる、コンプライアンス違反による情報漏洩。そのリスクを最小限に抑えるためには、根本的な環境の見直しが重要です。
まずは社員が機密文書を置きっ放しにしたり、間違えて持って帰ってしまったりすることによって情報漏洩が起きないよう、機密文書の整理をしっかりと行いましょう。
日常的に機密文書を整理できるサービスとしておすすめなのは、日本パープルの機密廃棄サービス「保護くん」。
社内に設置した鍵付きボックスに入れるだけで、業界トップレベルのセキュリティ下のもとで機密文書の処理を行えます。
外部のサービスを有効活用することで、起こりうる情報漏洩のリスクをできるだけ少なくしていきましょう。