電子契約の導入に向けた7つのステップとは？
業務効率化やリモートワークに対応可能など多くのメリットがあることから、電子契約サービスを導入する企業が増えています。本記事では、電子契約の導入検討にあたり、導入の手順について分かりやすく解説します。
電子契約導入、7ステップ
電子契約では、従来の書面契約と違った様々な準備が必要です。ここでは、電子契約導入のステップを7つに分けて解説します。
1. 契約書管理体制の可視化
まず、現状の契約書の種別等や管理体制を把握することから始めます。具体的な確認事項は、以下の通りです。
- ・種類
- ・保管方法
- ・発生頻度
- ・締結にかかる期間
- ・費用
- ・業務フロー 他
また、対外的な契約書に加え、社内の書類も電子契約の対象とすることが可能です。稟議書や発注書、雇用契約書なども同様に整理しておきましょう。
2. 電子契約を導入することの自社における意義や目的を再確認
現状の把握ができたら、「本当に電子契約が必要かどうか」の検討に入ります。契約業務の中で課題となっている点を洗い出し、電子契約によってそれらが改善されるかどうかを見極める作業です。具体的には、社内の働き方に見合うか、社内目標に沿うかという大きな点に加え、コストカット（印紙税や郵送代の削減）や作業量の軽減、テレワーク対応に資するかどうかなどの点があるでしょう。
ここで導入目的が明確になれば、どのような電子契約ツールを導入しなければならないかを判断する軸となります。
3. 導入範囲の決定
契約書の他に稟議書や発注書などの社内文書を対象とするかなど、導入範囲について検討します。すべてを電子化することも可能ですが、対象範囲を広げればその分工程や作業負担が増え、最悪の場合に社員の混乱を招きやすくなります。まずは、一部の部署や業務から少しずつ導入していきましょう。慣れるまでは時間がかかったりミスが発生したりするため、発生頻度の低い契約書から導入を始めることをおすすめします。
また、電子契約を取り交わす取引先にもシステムを導入してもらう必要がありますが、同意を得るのは容易ではないでしょう。取引先への周知については後述します。
4. 電子契約システムの比較検討と決定
導入範囲が決まったら、導入する電子契約システムを選定します。複数のサービスを比較検討し、事前に精査した目的や会社の規模に最適なものを選定することが大切です。
選定のポイントは、必要なサービスが揃っているか、セキュリティが万全か、ユーザビリティが高いかなどが挙げられます。多くのサービスは定額料金となっていますが、導入後に対象範囲を変更できるカスタマイズ性の高いプランがおすすめです。
また、導入後の利便性を優先するなら、紙と電子の一元管理ができるサービスを選定するのも一案です。
5. 社内フローの再構築、導入
導入する電子契約システムが決定したら、具体的に社内フローに落とし込んでいきます。関連する部署の担当者を集めて現場の意見を交えながら、作業項目を洗い出します。必要な項目があれば適宜追加し、運用体制を整えましょう。
決裁者や利用者の権限設定や承認フローを曖昧にしてしまうと、契約中のトラブルにつながりかねません。特にテレワーク時に契約・承認が滞ってしまわないよう、通知・連絡手段についても細かく設定しておく必要があります。
システムを導入したら、初期設定や各種登録を済ませ、本スタートまでに必ず試験運用を行います。フローや動作に問題がなければ、実際に利用を開始しましょう。
6. 社内周知と教育
社内周知にはまずマニュアルを作成して社内に配布します。また、社員の理解を深めるためには、講習を実施したり導入前にシステム操作を体験する場を設けたりすると良いでしょう。
導入初期には、社内から多数の質問が寄せられることが多いようです。相談窓口を設けたり、取引先への依頼文のテンプレートを用意したりするなど、できる限りのサポート体制を整えます。サービスによっては、こうした資料作成を支援してくれるものもあります。
7. 取引先への周知
新しいシステム導入を承諾してもらうには、取引先への丁寧な説明が必要です。業務効率の向上や契約締結のスピードアップ、セキュリティ面など、取引先にもメリットがあることを伝えましょう。システムの操作方法はもちろん、安全性や法的効力についての理解を得て、電子契約への不安を取り除くことが重要です。
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今回は数あるサービスの中から、文書管理領域で50年の実績がある株式会社日本パープルの電子契約サービス「ConPass」をご紹介します。
特長1）AIサポートによる簡単操作
AIによる契約書管理項目の自動抽出機能があり、業務がスムーズに進むよう設計されています。契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など全10項目が自動で抽出され、管理台帳をタイムリーに作成することができます。
特長2）紙と電子の一元管理
電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理することができます。さらに、過去の紙契約書のデータ化や原本のセキュリティ保管にも対応しています。
特長3）導入前後のサポート
導入時は、ワークフローの設計から管理フォルダ作成にいたるまで代行サービスを提供しており、導入後も社内での定着に向けたトレーニングや説明会をサポートしています。
なお、サービスを提供する株式会社日本パープルは情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）やプライバシーマークを取得し、安心のセキュリティ体制が整っています。さらに、電子契約のほか電子化や文書管理全般を一気通貫で依頼できるのが特徴です。
公式ウェブサイトURL：https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/
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