文書の電子化、目的を明確に。よくある失敗４つの例から学ぶ
昨今進められている文書の電子化は、働き方改革につながるテレワーク推進や、環境負荷削減を目的としていることは周知の通りです。文書の電子化により、クラウドなどにアクセスするだけで必要な書類の確認が可能に、また従業員の多様な働き方を可能にする基盤が整備されます。同時に、CO2排出量を減らせるなど、環境負荷削減につながります。
上記のようなメリットが享受できる一方で、実際には文書電子化導入後の運用がうまくできておらず、苦戦している企業が多いようです。本記事では、文書の電子化を失敗事例から学び、どのように文書の電子化を進めていくとスムーズかを考えます。
文書電子化には戦略が大事
文書電子化を導入する前に、包括的な戦略を立て、従業員全員が共通認識を持った上で進めることが重要です。この後ご紹介する「よくある失敗例」では、こういった戦略設計が十分でなかったか、戦略を立てていたものの共通認識を持てずに文書の電子化を進めてしまったことで失敗してしまったケースが多いといえます。まずは誰が、何を、どういった目的で遂行するのか、想定できる限りの準備をしておくと良いでしょう。
以下では、よくある失敗例を4つ見ていきます。
よくある失敗例4つ
1. なぜ電子化するのかの目的が不明確
新しいルールを導入する初期の頃は、従来の運用方法と異なるため、確認作業など手間が生まれてしまうことが多くあります。そのため、電子化する目的が不明確だと、実際に電子化を行う従業員のモチベーションが高まらず、従来のやり方を踏襲し続け電子化を進められなかったということが多々発生しています。文書の電子化を導入することで、どのようなメリットが会社側と従業員側にあるのか、電子化が進んだ後にどのような働き方の変化が生まれるのかなど、従業員のモチベーションに繋げるためにも、ビジョンや目的を明確に伝えることが大切です。
2. 電子化したものの従業員の理解不足でペーパーレスが進まない
「指示があったので、とりあえずよく電子化をした」ということであれば、従来通り紙利用の慣行が継続し、業務がただ増えただけになるパターンも見受けられます。従業員全員がルールなどの共通の理解を持って進めていないと、結局は電子化したデータを活用できないことも大いに考えられます。どの書類をどのように電子化して保管するのか、ルールを明確にしましょう。また、個々が異なる形で電子化を行うと、実際に業務に使えるデータにならない可能性があります。どのような形で電子保存していくかもしっかりと明確にすることが大切です。おすすめは総務部など所管部署を中心に、各部署の従業員で構成するプロジェクトチームを組むことです。各部署でスピード感もって認知が広がっていくケースも見受けられます。また、大企業であれば役員同士で連携をしておくことが有効に機能するでしょう。
3. 電子化後の管理を想定しておらず、生産性向上になっているとは言い難い
いざ電子化を進めたものの、フォルダ名の付け方、フォルダ分け、どの書類をどの役職の従業員まで共有するかなど、管理方法をしっかりと決めておかないと、業務効率向上には繋がりにくくなります。電子化をした後の管理まで考慮した上で導入を始めないと、手間だけ増えた形になり、なおかつ従業員から不満が出てしまい、業務全体に対するモチベーション低下にも繋がりかねません。電子化後の管理もルール化させましょう。
4.電子化の作業を内部化し、その作業期間中の通常業務に遅延が見られた
電子化を内製化して進めたために他の業務に滞りが生まれ、通常の業務に影響を与えるケースがあります。できるだけ早く電子化を進め、作業効率のアップに繋げたい想いがあったとしても、現時点で新しい業務ルールを導入できるタイミングなのか、社内の業務スケジュールを確認しましょう。従業員全員が共通認識を持った状態で、新しい施策を進める方がスムーズに事が進みます。日々の業務に遅延が発生しないよう、導入までに充分な説明・周知期間を設けましょう。
よくある失敗例を4つご紹介しましたが、いかがだったでしょうか？「文書の電子化は進めていきたいが、自社だけで一から導入するのには不安がある。」そういった場合には、電子化サービスを提供している会社にお任せするのがおすすめです。今まで培ってきた経験で自社にあった電子化サービスを提案してくれます。電子化サービスを提供している会社は多くありますが、その中でも情報セキュリティの堅牢さなどに加え、電子化を最初から電子化後まで一貫してサポートしてくれる企業を選ぶと安心です。そこで、今回おすすめしたいのが、株式会社日本パープルが提供している電子化サービスです。同社の電子化サービスについて、次に詳しくご紹介します。
日本パープルが提供する電子化サービスの特徴
- ・CD-R、DVD、専用システムなど、希望に媒体が選べるだけでなく、ファイル形式も選んで文書を電子化保存ができる
- ・システムに合わせて納品するだけでなく、登録代行も行っている
- ・文書管理システム「MAMORU ONE」を利用し、クラウド上で複数の場所でデータを共有できる
- ・「MAMORU ONE」では担当者ごとの閲覧制限設定が可能
- ・電子化後の原本の返却はもちろんのこと、倉庫での保管、廃棄まで対応可
- ・専用の倉庫は最新のセキュリティ対策が施されており安心
- ・原本が必要なときはすぐにお届け
- ・Pマーク、ISO27001を取得。セキュリティ教育・対策が充実
- ・廃棄依頼の場合は、専用の処理施設で機密抹消処理を行う
公式URL：https://www.mamoru-kun.com/lp_scanning/
文書の電子化をプロに任せることで、環境にも、働く人にもやさしい会社づくりを
今回、よくある失敗例を交えながら、どのように文書電子化を進めていくとスムーズなのかについてご紹介しました。実際に文書の電子化をスムーズに導入できると、オフィスでスペースを専有している書類の整理ができ、必要な書類を手動で探す手間が省けるので、作業効率のアップにつながります。また紙の使用量も減らすことができるので、環境にも、働く人にもやさしい会社づくりを進めることができます。
