リスク管理・業務効率の視点から見る「契約書管理の重要性」
契約書は、有効期限や契約内容に応じた適切な管理が必要です。ただ保管庫に入れておくだけでは、様々なリスクを伴います。そこで本記事では、契約書管理の重要性や管理方法のポイント、おすすめのサービスについて解説します。
契約書管理とは？
契約書には企業間の取引や従業員との雇用契約に関するものなど様々な種類があり、企業規模にかかわらず事業活動において必ず発生するものです。
契約書にはそれぞれ締結日や有効期限、更新期限、権利・義務、禁止事項などが定められており、取引において何らかのトラブルが発生した場合は、契約書に記された文言により処置を講じます。契約書は取引を行う双方において絶対的なルールであり、企業にとっては契約書を適切に管理することは最低限遂行しなければならない業務です。
契約書管理がなぜ重要なのか？
契約書管理の重要性について具体的に見ていきましょう。
リスク管理の観点
契約書管理が適切に行われていないと、様々なリスクが考えられます。なかでも特に注意しておきたいのが、情報漏洩のリスクです。例えば、契約書が適切に管理されておらず契約書が紛失・盗難してしまった場合、機密情報や個人情報が流出し、悪用される可能性があります。情報漏洩に対する規制と市場の評価は年々厳しくなっており、契約書の不適切な管理が浮き彫りになってしまえば、取引先だけでなく社会的な信頼も失墜し、企業の不利益につながってしまうことは言うまでもありません。
また、契約内容を把握していないことへのリスクも発生します。例えば締結先が契約違反をした場合、契約書に基づいた措置を講じる必要があるのですが、契約内容を把握していなければ、何かしらの損失が発生していたとしても期限内に対応することができず、不利益を被ってしまう可能性があります。反対に、契約内容を把握しないことは、自社の契約違反を引き起こす遠因となるかもしれません。契約書義務違反によるトラブルは数百万〜数千万円に上ると言われており、違反した場合・された場合いずれの場合も企業に与える損失は計り知れません。
業務効率の観点
契約書管理はリスク回避に加えて業務効率の観点からも重要です。
契約書は締結後も定期的に内容を確認する機会があります。しかし、契約書が適切に管理できていないことによって、各部門からの閲覧・確認依頼に迅速に対応できず、結果として企業の業務遂行のスピードを落としてしまうことにもなります。さらには、契約書更新時に過去契約書を参考にできず、更新する条文の更新に手間がかかるといった自体も招いてしまうケースもあります。こういった管理体制が状態化すれば、相手先企業の不信感を招く可能性すらあるでしょう。
足元では、契約書を管理する総務部などの部署で、その都度探す工程が必要になり、該当部署自体の業務効率の低下に繋がります。新たな契約書を作成したり契約書を更新したりする際など契約書業務をスムーズに進めるためにも、契約書をすぐに閲覧できる状態にしておく必要があります。
上記2点を踏まえた契約書管理、3つのポイント
次に、適切な契約書管理を行うためにおさえておくべきポイントを見ていきましょう。
1．管理項目の明確化
契約書の管理項目は、管理する目的に応じて異なります。たとえば、契約内容の閲覧が目的であれば、管理番号・契約書名・相手先・契約日・契約金額・ロケーション番号・PDFまたはリンクなどが項目となるでしょう。これが「ステータスの管理」となると管理すべき項目は変わります。何の用途に向けた契約書管理かを明確にしてから、その用途に応じた管理項目を定めましょう。
2．管理体系
最後に、社内で契約書管理の方法とルールを制定し、契約書管理の体系化・効率化、そして属人化の防止を図ります。契約書管理で生じる工程を「誰が」「どこから取得して」「いつ入力するか」行うのか詳細まで決めておくことは、漏れを防ぎ、効率化が図れるシステム構築につながります。
3. 自動化
契約書が複雑かつその締結数も多い場合は、負担を軽減することが得策です。その有効策として自動化は代表格の一つです。台帳入力や通知を自動化させることなどにより、適切かつ負担を軽減させた形での管理の実現に近づきます。
キーワードは電子化
上記3の自動化を図るためには、契約書の「電子化」が必須となります。
契約書の電子化は、検索性が向上し作業効率アップに繋がります。契約書管理はエクセルで行うという企業もありますが、手動入力にかかる時間が必要なほか、人的ミスの可能性は否定できません。
また、昨今では契約をオンラインで完結する電子契約が普及しています。取引先から電子契約を要求される機会が増えてきたと感じたら、契約書管理の方法とともに電子化について検討する必要があるのかもしれません。
おすすめの契約書管理クラウドサービス
そこで今回は、日本パープルが提供する契約書管理サービス「ConPass（コンパス）」をご紹介します。「ConPass」は社内の課題に合わせてサービスをカスタマイズできるのが特徴で、これまでに750社以上の取引実績（デジタルアーカイブ事業における実績）があります。導入前後のサポートが手厚く、電子契約と紙の契約書の管理にお困りの企業におすすめです。
ConPassができること
- ・電子契約と紙の契約書を一元管理
- ・台帳作成はアップロードするだけの簡単操作
- ・管理台帳の項目を自由に設定可能
- ・契約期限通知の設定で更新漏れを防止
- ・Adobe Acrobat Signを用いた電子契約に対応
適切な契約書管理を行い、リスクを未然に防ごう
契約書管理を怠ると業務効率が低下するだけでなく、情報漏洩や取引先とトラブルなど、企業にとって不利益が生じる可能性が高まります。昨今、契約書に限らず、適切な情報管理は企業に課せられた喫緊の課題です。
リスクを抑えながら効率的な契約書管理を行うには、上記で紹介したようなクラウドサービスが有効です。上記で示した課題が残っている場合は、この機会に契約書管理の方法を見直してみてはいかがでしょうか。