新型コロナ「5類」移行で電子化は必要最低限のインフラへ
2023年5月8日から新型コロナウイルスの感染症法上の位置付けが季節性インフルエンザなどと同じ「5類」に移行となりました。そこで今回は、帝国データバンクが行った調査データをもとに、新型コロナ「5類」移行時における働き方の変化や環境整備に伴う電子化の必要性について考えます。
新型コロナ「5類」移行後、6割以上の企業が従来の働き方に回帰と示唆
本調査は、新型コロナウイルス感染症の分類移行に伴う働き方の変化について企業の実態を調査したもので、「5類」移行前の2023年3月に実施されました。＊有効回答企業数1万1,428社
この調査で明らかになったのは、新型コロナウイルスの感染症法上の分類が「2類」から「5類」へ移行が実施された場合、多くの企業がコロナ前と同じ働き方に戻る傾向にあるということです。
新型コロナウイルスの感染症法上の分類が「2類」から「5類」へ移行が実施された場合、自社の働き方が新型コロナ前と比較してどの程度変化するのかという設問に対しての回答結果は以下の通りとなっています。
- ・新型コロナ前と同じ状態：39.1％
- ・新型コロナ前と2割程度異なる：22.5％
- ・新型コロナ前と半分以上異なる：15.5％
- ・分からない：22.9%
同調査では、「新型コロナ前と同じ状態」と回答した企業と「新型コロナ前と2割程度異なる」と回答した企業を合わせると、全体の6割を超えることを指摘。多くの企業が新型コロナ「5類」移行後、新型コロナ前と同等あるいは近しい状態に回帰する傾向にあると述べています。
しかし、従業員規模別調査では「1,000人超」の企業の5割超が「新型コロナ前と働き方が異なる」と回答しており、従業員数が多い企業ほど働き方が異なる割合が高くなっていることも明らかになっています。
つまり、多くの従業員を抱える大手企業ほどテレワークやハイブリッドワークといった多様な働き方に対して肯定的であることが分かります。
※参考：帝国データバンク「新型コロナ「5類」移行時の働き方の変化に関する実態調査」
大手企業では主体的に仕事場所を選ぶハイブリッドワークが主流へ
コロナ禍以降、実際に多くの大手企業がハイブリッドワークの導入を公表しています。いくつか例を見てみましょう。
NTTグループ
同グループは、2022年7月1日よりリモートワーク・ハイブリッドワークを基本とした新たな働き方を導入。アフターコロナにおいても「社員の働き方はリモートワークを基本とし、働き方を自由に選択・設計可能とする」と公言しています。
株式会社ぐるなび
同社は2021年10月、それまで主軸としていたリモートワークから、出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークを導入開始。出社日数を撤廃し、オフィスのフリースペースを全面開放するなど、フレキシブルな働き方を実現しています。
サイバーエージェント株式会社
同社はハイブリッドワーク制度の導入だけに留まらない様々な取り組みが注目されています。具体的には、テレワーク中でも集中したい社員のための1人用作業スペース「リモートボックス」の設置やカフェスペースの増床、さらには社内で有名飲食店のランチが食べられるイベントを企画するなど、それぞれの社員が事情に合わせて働きやすい環境を具現化しています。
ハイブリッドワークを実現させるオフィス環境は電子化にあり
このように、多くの大手企業でハイブリッドワークが推進されていますが、実際にハイブリッドワークを実現するためには社員が働く環境を整える必要があります。その必要最低限のインフラが電子化です。
どこでもアクセス可能
ハイブリッドワークでは、社員が働く場所を自ら選択することができます。そのため、社員がどのような場所にいても必要な情報や資料にアクセスできる環境を構築しておかなければなりません。
まず課題となるのが、書類や資料の持ち出しです。昨今、USBや紙の資料を社外へ持ち出し紛失してしまうといった情報漏えい事故が頻発しているのは、周知の事実です。例え短時間であったとしても、情報の持ち出しには大きなリスクが伴います。
データを電子化していれば物理的に書類を持ち歩く必要がなくなり、機密文書の紛失リスクが軽減されます。さらに、電子データはキーワードを入力するだけで必要なデータを探し出すことができるため、検索性や生産性の向上が期待できるでしょう。
セキュリティが担保
紙の書類は紛失・漏えいリスクがあるほか、万が一自然災害に遭えば重要な機密書類を紛失してしまうといった可能性もあります。電子データはバックアップがあるため、有事の際にも機密情報を復元することができ、BCP対策に役立ちます。
また、情報へのアクセス履歴や閲覧制限を設定することで社内外のセキュリティ強化が可能になります。セキュリティリスクを抑えるためには、紙の書類よりも電子データの方が効果的であると言えるでしょう。
日本パープルの電子化サービスがおすすめ
最後に、電子化を進めるにあたっておすすめのサービスを紹介します。日本パープルが提供する電子化サービスです。同サービスはスキャニングから文書の廃棄まで電子化にまつわる細かな作業を総合的にサポートしています。
＜サービスの特徴＞
- ・CD-R、DVD、専用システムなど、希望に媒体が選べるだけでなく、ファイル形式も選んで文書を電子化保存ができる
- ・システムに合わせて納品するだけでなく、登録代行も行っている
- ・文書管理システム「MAMORU ONE」を利用し、クラウド上で複数の場所でデータを共有できる
- ・「MAMORU ONE」では担当者ごとの閲覧制限設定が可能
- ・電子化後の原本の返却はもちろんのこと、倉庫での保管、廃棄まで対応可
- ・専用の倉庫は最新のセキュリティ対策が施されており安心
- ・原本が必要なときはすぐにお届け
- ・Pマーク、ISO27001を取得。セキュリティ教育・対策が充実
- ・廃棄依頼の場合は、専用の処理施設で機密抹消処理を行う
公式URL：https://www.mamoru-kun.com/lp_scanning/
電子化は多様な働き方の実現に必要不可欠な仕組み
新型コロナウイルス感染症の5類移行に伴い、今後の働き方について検討している企業も多いのではないでしょうか。大手企業ではリモートワークからハイブリッドワークが主流となっていることから、変化が著しい社会情勢に適応するためには従来の働き方を見直す必要があるのかもしれません。そしてそのためには、電子化というITインフラが必要不可欠です。
電子化の導入にあたっては様々なハードルがありますが、迅速かつ適切に進めるには外部サービスの利用をおすすめします。今回ご紹介した日本パープルなら、社内の課題に合わせたプランを依頼することができるため、この機会に相談してみてはいかがでしょうか。