契約書の電子署名のやり方は？仕組みや方法・導入のメリットを解説
契約書の電子署名は、昨今のビジネスにおいて日常的に活用される手段となりつつあります。従来の紙の契約書に代わり、迅速かつ安全に契約手続きを進めるために、電子署名を導入する企業が増加しています。しかし、実際に「電子署名」をどのように利用すればよいのか、仕組みや方法についてはまだ理解が浅い方も多いのではないでしょうか。
本記事では、契約書の電子署名の基本的なやり方、導入のメリット、さらに導入後の注意点までを分かりやすく解説します。
電子署名とは？
電子署名とは、紙の署名や印鑑と同じ役割を果たすデジタルな証明手段です。契約書や重要書類に電子的な署名を行うことで、署名者がその内容に同意したことを証明することができます。近年、ビジネスのデジタル化が進む中、電子署名は重要な役割を果たす手段として注目されています。
電子署名の仕組み
電子署名の仕組みとしては、署名者が秘密鍵（Private Key）を用いて文書に署名するというものです。秘密鍵は「パスコード」や「パスワード」とは異なり、暗号化技術の一部であり、公開鍵暗号方式における署名のために特別に使用されます。
具体的には、署名者が自分の秘密鍵で文書のハッシュ値（デジタル指紋）を暗号化し、それを電子署名として文書に追加します。秘密鍵は、署名者だけが持っている非常に重要な情報で、外部に漏れてはいけません。この電子署名を受け取った側は、公開鍵（Public Key）を使って署名を検証し、署名が正当かどうかを確認します。これにより、署名者がその契約書に同意したことが確実に証明されます。
電子署名の法的効力
電子署名には法的効力があります。日本の「電子契約法」や「電子署名法」によれば、適切な条件を満たす電子署名は、従来の紙の署名と同等に法的な効力を持ちます。これにより、電子署名を使った契約書も裁判所で有効な証拠として認められ、書面での契約締結と同様に効力を発揮します。
電子署名の安全性
電子署名の安全性は非常に高いとされています。秘密鍵と公開鍵の暗号技術に基づいて署名が行われるため、第三者による改ざんや不正アクセスを防ぐことができます。また、多くの電子署名サービスでは、署名者の本人確認や二段階認証など、セキュリティ対策を強化しています。これにより、企業間での重要な契約締結も安心して行えます。
主な電子署名の方法
電子署名にはいくつかの方法があり、使用する文書や状況に応じて適切な方法を選ぶことが重要です。ここでは、代表的な方法を紹介します。
PDF編集ソフトで電子署名する
PDFファイルに電子署名を行う方法のひとつは、PDF編集ソフトを使用することです。Adobe Acrobatやその他のPDFエディタでは、署名欄を設定し、デジタル証明書を使って署名を行うことができます。この方法は、PDF形式の文書に直接署名を追加でき、特別なサービスを使わなくても簡単に利用可能です。
ExcelやWordで電子署名する
ExcelやWordなどのOffice製品でも、電子署名を行うことができます。これには、Microsoft Officeの「デジタル署名」機能を利用する方法があります。文書を作成した後、署名欄にデジタル証明書を使って署名を行い、ファイルを保存することで、署名済みの文書として有効になります。
電子契約サービスで電子署名する
電子契約サービスを利用する方法が最も便利で効率的です。これらのサービスは、契約書をオンラインでアップロードし、署名を簡単に行えるプラットフォームを提供しています。契約書の送信・署名・保管までを一貫して管理でき、複数の署名者がいる場合でもスムーズに手続きを進められます。多くの企業がこれらのサービスを導入し、業務効率を向上させています。
電子署名を導入するメリット
電子署名を導入することで、業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが得られます。
契約業務のコスト削減
電子署名を導入することで、紙の契約書や印刷費用、郵送費用などのコストを大幅に削減することができます。また、契約書をデジタルで保存することで、保管スペースも必要なくなり、物理的な管理コストを省くことができます。
契約締結までの業務効率化
従来の紙ベースの契約書では、契約書を作成した後、署名者が自署や印鑑を押すために実際に書類を手に取る必要がありました。
一連のやり取りには時間がかかるだけでなく、複数の署名者がいる場合、それぞれに書類を郵送し、署名・押印後に再度戻してもらう手間が発生します。さらに、書類が郵送途中で遅れるリスクや、署名漏れがないかを再確認する手間もかかり、最終的な契約書が手元に届くまで数日、場合によっては数週間もかかることがあります。
これに対して、電子署名を利用すれば、契約書はオンラインでアップロードされ、署名者が専用のシステム上で即座に署名を行うことができます。また、署名後の書類はリアルタイムで相手方に届き、郵送の手間が省かれます。さらに、複数の署名者がいる場合でも、システム上で順番に署名を行うことができ、すべての署名が完了するまでの時間が飛躍的に短縮されます。従来は少なくとも数日かかっていた契約書のやり取りが、数時間以内で完了することが可能となり、契約締結までのタイムロスの大幅な時間短縮と、スピーディーかつ効率的な業務運営を実現します。
原本性の担保が可能
電子署名を使うことで、契約書の「原本性」を担保できます。署名された電子文書は、デジタル証明書やタイムスタンプにより、改ざんされていないことが証明されます。これにより、契約書がオリジナルであることを証明する手間がなくなり、安心して取引を行うことができます。
契約書の一元管理が可能
電子契約を導入すると、契約書をデジタルで管理できるため、契約書を一元管理することが可能になります。これにより、契約書の検索や取り出しが簡単になり、必要な時にすぐに確認できるメリットがあります。また、保存期間が終わった契約書を適切に管理し、必要に応じて削除することも簡単に行うことができます。
電子署名を導入する際のデメリット・注意点
電子署名には多くのメリットがありますが、導入の際にはいくつかのデメリットや注意点も存在します。メリットだけでなく、デメリットや注意点があることについてもしっかりと把握しておくことが重要です。
電子署名に対応していない会社もある
電子署名に対応していない企業や団体も存在します。これらの企業や団体と契約を結ぶ場合は、依然として紙の契約書を使用する必要があるかもしれません。そのため、電子署名を導入する際は、取引先やパートナー企業の対応状況を確認しておくことが大切です。
導入時にはテストを行う
電子署名を導入する際には、必ずテストを行い、システムが正常に機能することを確認する必要があります。特に、署名した契約書が正しく保存され、後から改ざんされていないことを確認できるかどうかをチェックしておくことが重要です。
秘密鍵の管理は厳重にする
電子署名の際に使用する秘密鍵は、署名者本人だけが保有する非常に重要な情報です。この鍵が流出すると、不正に署名される可能性があるため、秘密鍵は厳重に管理する必要があります。多くのサービスでは、鍵管理のためのセキュリティ対策を提供していますが、企業側でも適切な管理が求められます。
電子証明書の取り扱いには注意が必要
電子証明書は、電子署名の信頼性を確保するために非常に重要な役割を担っています。証明書の発行元や有効期限、取り扱い方法に注意を払うことが必要です。不適切な取り扱いや期限切れの証明書を使用すると、署名が無効になる可能性があります。
具体的には、証明書を適切なセキュリティ対策なしに保管したり、パスワードや秘密鍵を安易にメモしたりすることが挙げられます。また、他の人と証明書を共有することも不適切です。さらに、証明書を利用する前に、その信頼性や発行元を確認せずに署名を行うことも、リスクを伴う取り扱いといえます。このような管理の不備は、不正使用や署名の無効化、セキュリティリスクの原因となるため、厳重な管理が求められます。
無料のテンプレートなどをそのまま使用しない
無料で提供されている契約書のテンプレートをそのまま使用するのは避けた方が良いでしょう。契約内容や条項が自社のニーズに適しているかを確認せずに使用すると、後でトラブルになることがあります。専門家のアドバイスを受けて、契約内容を確認したうえで利用することをお勧めします。
電子契約サービスを選ぶ際のポイント
電子契約サービスを選ぶ際には、単に署名機能があるだけではなく、契約書の管理全体を効率化できるかどうかが重要なポイントとなります。特に、電子署名に対応していない企業向けに紙の契約フローも残したままにし、契約書が紙と電子の両方で管理されている場合、どちらも一元管理できる機能が求められます。いずれの場合も管理できるサービスを選ぶことで、契約書の管理が複雑化するのを防ぐことができます。
また、契約書を作成・変更・アップロードできる機能や、契約の期限が迫った場合にアラートが表示される機能など、事務作業の手間を削減するためのサポートがあるサービスを選ぶと、業務がよりスムーズになります。さらに、契約フローにおけるボールが今どこにあるのかをリアルタイムで確認できる機能があれば、関係者全員が進捗状況を把握しやすく、スムーズに契約締結を進めることができます。
こうした機能を兼ね備えたサービスの一例として、契約管理DX「ConPass（コンパス）」があります。こちらのサービスでは、電子契約書だけでなく紙の契約書もクラウドで一元管理できるため、紙と電子が混在する企業の場合でも管理が非常に簡単です。
契約書の変更履歴がわかる条文ライブラリや、テンプレート、契約期間間近のアラート機能などもあり、契約管理にかかる人力での作業の手間を大きく減らすことができます。
企業規模や予算に合わせて、業務効率化に貢献する機能がより豊富なサービスを選ぶことで、日々の契約業務がより快適で効率的に進められるでしょう。
まとめ
契約書の電子署名を導入することで、従来の紙ベースでの契約手続きに比べ、業務の効率化とコスト削減が実現できるだけでなく、契約締結までのスピードも大幅に向上します。
電子署名を活用することで、契約書の管理も一元化されるため、ミスや漏れも防止することができるでしょう。電子署名の法的効力や安全性はしっかりと保障されており、安心して利用できます。
さらに、電子契約サービスを選ぶ際には、契約書を一元管理できるだけでなく、進行状況をリアルタイムで確認したり、契約内容の変更履歴を把握できる機能があると便利です。業務の透明性が向上し、担当者間での情報共有がスムーズになります。
契約管理DX「ConPass（コンパス）」のフローやアラート機能、条文ライブラリなどを活用することで、契約書作成から締結までの一連のプロセスをより効率よく進めることができるため、特に業務量が多い企業には大きなメリットがあります。
このように、契約書の電子署名を導入することは、契約業務の効率化やコスト削減だけでなく、法的リスクを避けつつ、業務の信頼性を高めることができます。企業の契約業務において非常に有益な選択肢となるといえるでしょう。
