過去に締結した紙契約書とデータ化した契約書の二重管理によるミスを防ごう
昨今のペーパーレス化やDX化の流れを受け、電子契約を導入する企業が増えています。しかし、せっかく契約書を電子化したにもかかわらず、導入後の業務フローや管理方法が更新されず、社内に混乱を招いているという企業も少なくありません。場合によっては過去に締結した紙の契約書と新規契約する電子契約書の「二重管理」が起きていることもあります。そこで本記事では、電子契約を導入する際に解決しておきたい課題とその解決法を解説します。
契約書、電子化の流れ
昨今の電子化の流れをさらに後押ししたのが、新型コロナウイルス感染症拡大によるテレワークの普及です。多くの企業でテレワークが推進されましたが、その際「書類の押印のために出社しなければならない」状況が発生し、テレワーク普及の壁となりました。そこで課題解決の鍵となったのが、インターネット上で契約が締結できる「電子契約」です。
どのような場所からでも契約業務が行えることに加えて、契約書の保管場所の削減、収入印紙代のコストカットなど、契約書の電子化には様々なメリットがあります。2022年には電子帳簿保存法が改正され、契約書の電子化はますます加速しています。
しかし、電子契約を導入する場合、単純にサービスを契約するだけではそのメリットを最大限に活かすことはできません。特に、導入時に多くの企業で課題となるのが、過去に締結した紙の契約書と新規契約する電子契約書の二重管理です。二重管理は、管理の手間が増えるだけでなく抜け漏れのリスクが高く、できれば避けたいものです。では、どのようにして契約書の二重管理を解決できるのでしょうか。
契約書の二重管理の解決方法
では、契約書の二重管理をどのようにすれば避けることができるのでしょうか。ここでは、以下の2点をピックアップして解説します。
紙をデータ化する
二重管理を避けるためにはまず、紙の契約書を電子化して電子契約書と一元化する方法が挙げられます。ただ、契約書を電子化するためには、1枚1枚スキャンしなければなりません。ファイルに綴じてあるものはバラバラに分離し、ホチキスが付いているものは取り除いてからスキャナにかける必要があります。
紙の契約書をスキャンして契約書を一元管理すれば、契約書の更新漏れ防止や検索性の向上などのメリットが期待できます。ただし、電子化対応の契約書は増えてはいるものの、一部電子化ができない契約書があるため、注意が必要です。また、過去の契約書すべてを取り込むための時間と手間がかかることも懸念点として挙げられます。
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運用ルールの見直し
これまで、紙の契約書はExcelなどで管理台帳をつくり管理していた企業が多いのではないでしょうか。紙の契約書と電子契約書を一元化する場合、それに伴い社内の運用ルールを見直す必要があります。契約書は企業間の取引です。運用ルールが徹底されていないと、契約書の持ち出しや情報漏洩といった事故に繋がり、企業の信用を損なう可能性があります。契約書は機密文書であることを念頭に、徹底した管理を行いましょう。
社内での契約書管理は、部署単位ではなく全部署の契約書を一括管理する方法がおすすめです。まずは、担当する部署と担当者を明確にし、それから保存方法や閲覧制限などを制定します。企業の規模によっては、契約書管理サービスを導入するのも一案です。
紙をデータ化する際の留意点
紙の契約書をスキャニングして電子データとして保存することを「スキャナ保存」と言います。電子帳簿保存法において電子データの保存形式は特に指定がありませんが、PDFデータが一般的です。他にも、スキャナ保存を行う際は注意点がありますので、以下のポイントを参考に進めていきましょう。
データ化してからの管理が重要
契約書を電子データ化して業務効率を向上するためには、その後の管理が重要です。まずは、電子データに適切なファイル名をつけ、検索性を担保しましょう。さらに、OCR（画像データのテキスト部分を文字データに変換するソフトウェア）やAI-OCRを活用することで、本文検索も可能になります。
また、そうしたルールや業務フローを制定した後は、全社員に周知徹底しなければなりません。イントラネットなどで一方的に告知するだけでなく、部署単位で説明会を開くなど、担当部署を中心に丁寧に進めていく必要があります。
データ化には労力がかかるので、専門業者にお任せするのもアリ
以上のように、電子化を進めるには人材やコスト（費用）が必要です。社内で電子データ化を進めることもできますが、契約書は法律に遵守した取扱いが求められるため、信頼できる専門業者に依頼する方法が効率的でしょう。そこで今回は、文書管理領域で50年の実績がある株式会社日本パープルの電子契約サービス「ConPass」をご紹介します。
電子契約サービス「ConPass」
株式会社日本パープルが提供する電子契約サービス「ConPass」は、文書管理領域で50年の実績がある信頼できるサービスです。
特長1）原本のセキュリティ保管
原本のセキュリティ保管にも対応しており、さらに電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理することができます。
特長2）AIサポートによる簡単操作
AIによる契約書管理項目の自動抽出機能があり、業務がスムーズに進むよう設計されています。契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など全10項目が自動で抽出され、管理台帳をタイムリーに作成することができます。
特長3）導入前後のサポート
導入時は、ワークフローの設計から管理フォルダ作成にいたるまで代行サービスを提供しており、導入後も社内での定着に向けたトレーニングや説明会をサポートしています。
日本パープルは情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）やプライバシーマークを取得し、安心のセキュリティ体制が整っています。さらに、電子契約のほか電子化や文書管理全般を一気通貫で依頼できるのが特徴です。
契約書管理サービスを導入して、効率的に契約書を管理しよう
テレワーク普及に伴い関心が高まっている電子契約ですが、スムーズに導入するためには導入後の管理方法をあらかじめ制定し、社内に周知しておくなどの事前準備が重要です。特に、「紙と電子の二重管理」問題は最悪の場合、取引先とのトラブルに発展するリスクがあり、導入前に解消しておく必要があります。今回ご紹介した専門サービスを活用するなどして、上手に契約書管理を進めていきましょう。
