＜2021年最新＞世界の文書管理システムの市場動向
IT化の流れが加速していますが、2021年現在、世界の文書管理システム市場も活発に成長しています。本記事では、日本と世界における市場動向を比較し、今後の文書管理システムに対する対応について検討します。
文書管理システム市場は今伸びている
文書管理システムとは、電子文書を保存、活用、廃棄まで一括管理できるシステムのことで、別名ドキュメントマネジメントシステム（DMS）と呼ばれています。
2021年8月25日にREPORT OCEANが発表した新しいレポートによると、文書管理システムの市場規模は2020年に50億米ドル以上にも上り、2027年までの予測期間中に12％以上のCAGR（年平均成長率）で成長すると言われています。
海外では特に医療業界とヘルスケア業界での発展が著しく、データ処理やカルテの管理などこれまで手作業によって行われてきた仕事にDMSやアプリケーションを導入することで改革とも言える変化をもたらしているようです。
地域別では、アメリカ（特に北米）、次いで中国においてその発展が著しく、その他の地域では日本とカナダが2020年から2027年の予測期間中に約10％のCAGRが見込まれています。
こうした成長の背景には、世界中で進むペーパーレス化が大きく影響していると考えられます。ペーパーレス化を進めるうえで、文書管理システムをセットで考えることは必然の流れです。実際に政府主導でペーパーレス化を進める国が増えており、REPORT OCEANは紙のファイルが流通しなくなると予測しています。文書管理システムは、日本でも導入が進んでいるものの、スピード感や喫緊の認識がなく世界と比べて遅れをとっていると評される声が多いといえます。
また、新型コロナの発生も少なからずDMSに影響を及ぼしました。日本でもオンライン社会へ加速させる一因となり、ペーパーレス化や文書管理システムへの注目度が上昇したと言えます。
なぜ文書管理システムが必要なのか
日本でもテレワークの普及とともにペーパーレス化に取り組む企業が増えていますが、文書管理システムはうまく利用できれば、単なる第一義的な用途にとどまらず企業に好影響をもたらすことができるでしょう。ここで文書管理システムのメリットについて再度確認しておきましょう。
文書管理システムのメリット
・業務効率化
まず、紙の文書をデータにすることで、煩雑な仕分け作業や探すといった手間が不要になります。さらに保管場所が削減されオフィス環境が改善されるといった点が目に見える大きなメリットと言えます。
・セキュリティ強化
文書管理システムではクラウド上でデータを一括管理するため、実は紙で保管しておくよりもセキュリティ対策がしやすいというメリットがあります。データに閲覧権限を付与したり履歴を残すようにしたりしておくと、事故や事件など万が一の際のリスクを軽減することができるでしょう。
・資産データの活用
こうしたメリットとともに、今注目されているのはデータベースで「記録を積み重ねることの重要さ」です。すなわちデータとしての価値を意味します。実績や記録を残すことで将来への洞察や業務フローの改善に着手しやすくなり、最終的には企業の発展に大きく貢献すると期待されています。少し前にビッグデータという言葉が生まれたのは記憶に新しいところ。今、IoTやAI活用が目に見えて進化しているのは、こうしたデータを活用しているからなのです。
ビッグデータを活用したビジネスメソッドは昨今の流行となっており、文書管理システムとは切っても切れない関係と言えます。
世界と同水準の文書管理システムを導入する必要がある
さて前述の通り、世界では急ピッチで文書管理システムの需要が高まっていることをご紹介しました。今後、世界を視野に入れたビジネス競争で生き抜くためには、海外と取引を行う日本企業でも、同等のビジネス環境の構築が遅からず求められていくのは避けられないでしょう。
文書管理システム 今後の課題
企業の舵取りに役立つ文書管理システムの導入する上で同時に進めなくてはならないのがセキュリティ体制です。文書管理システムにより、文書の紛失や盗難の可能性が軽減されますが、サイバー攻撃を主とする新たなリスクに備えなくてはなりません。高い専門性が問われる分野のため、自社だけで完結させることは難しく、専門業者と連携して行うことが望ましいと言えます。
そして需要が高まるにつれ様々な文書管理システムが登場している中、重要になるポイントはシステムの選定です。自社に必要な無駄のないサービス内容やコスト、セキュリティ対策など、十分に検討をしたうえで、導入を行う必要があるでしょう。
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企業のこれからのために文書管理システムは導入すべき
世界中で急成長を見せる文書管理システム。今後は日本でもさらに需要が高まり、サービスやアプリケーション開発が加速していくと予想されます。こうした動きに取り残されることのないよう、企業の成長を見越した早めの導入を検討するのが吉と言えるでしょう。もはや文書管理は単なる事務作業ではなく成長のためのツールとも言えます。企業の担当者は、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。