書類の外部保管を検討する際、「書類専用保管サービス」か「トランクルーム」のどちらを選べば良いのかお困りの担当者が多いのではないでしょうか。そもそも、双方にはどのような違いがあるのでしょうか。

そのようなオフィスの書類保管にお悩みの企業に向けて、本記事では「書類専用保管サービス」と「トランクルーム」の違いについて解説します。

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トランクルームとは

トランクルームとは、個人や企業の書類、物品等を保管する貸し倉庫施設を指します。法人の場合、使用頻度の低い書類や物品を保管するために利用している企業が多いようです。具体的には、オフィス移転時の一時預かりや在宅勤務者の営業ツール（商品サンプル）の保管などが利用シーンとして挙げられます。

トランクルームで書類は預けられる？

トランクルームは物品を預けるというよりもスペースを借りる仕組みのため、取扱いに注意が必要な危険物などを除いて、指定スペースに収まるものなら基本的に預けることが可能です。書類も、段ボールに入れておけば問題ありません。

また、トランクルームは国土交通省の許可を受けた業者が運営しており、業者には荷物の保証義務があるため、安心して利用できます。ただし、選ぶサービスによって保管環境や管理体制が異なるため、自社のニーズに合うものを見極める必要があります。

書類専用保管サービスとは

一方、書類専用保管サービスとは自社に代わって書類を預かる法人向けのサービスです。書類専用保管サービスの特徴について、まずはメリット・デメリットについて見ていきましょう。

メリット

書類専用保管サービスのメリットには、主に以下の3点が挙げられます。

①セキュリティを担保しながら管理ができる

ペーパーレス化が進んでいると言っても完全に紙の書類をなくすことは難しく、まだまだオフィスに書類が溜まっているという企業は多いのではないでしょうか。書類専用保管サービスなら普段使用しない書類をセキュリティを担保した上でまとめて外部に保管でき、またPDF化等を通じて容易に管理が可能です。テレワークの普及でオンライン会議用スペースの設置を始めオフィスのレイアウト変更を進める企業には特に合理的なサービスだと言えます。

②検索性の向上

多くの書類専用保管サービスではWebシステムを利用して預けた書類を管理できます。Web上で書類を一元管理することで「書類を探して取りに行く」という行為がなくなり、従業員の業務効率化に繋がります。また、オンラインでの会議やミーティングが増えている中、書類をWeb上で閲覧できれば、情報共有が容易になるといったメリットもあります。

③保管期限を設定すれば廃棄が可能なことも

サービスによっては保管期限を設定できるため、書類の廃棄漏れを防ぐことができます。さらに、書類の廃棄まで依頼できるサービスを選べば、書類管理のタスクを大幅に効率化できるでしょう。

デメリット

書類専用保管サービスのデメリットとして、原本の出し入れに時間がかかることが挙げられます。前述の通り、書類専用保管サービスには必要な書類をすぐに閲覧できるというメリットがありますが、原本が必要になった場合は反対に時間がかかってしまうのが難点です。Web上で配送を依頼してから到着まではどうしてもタイムラグが発生するため、業務に支障をきたす可能性があります。

トランクルームとの比較

では、書類保管を外部に委託する際、「書類専用保管サービス」と「トランクルーム」のどちらを選択すれば良いのでしょうか。以下の一般的な違いを比較表として示しています。

サービス選定のポイントとして、一般的にはコストやセキュリティ面の優先度が高くなりがちですが、どのような書類を預けるのか、どれくらいの配送頻度があるのかを想定することも重要なポイントです。また、保管〜廃棄まで書類管理にまつわる工程を一気通貫で依頼できるサービスは、担当者の負担や時間コストを軽減してくれるでしょう。

文書専用トランクルーム 「SHOKO（ショコ）」なら文書管理の課題を解決

最後に、数ある書類専用保管サービスの中からおすすめのサービスをご紹介します。

日本パープルが提供する「SHOKO」は、預け入れ・取り出し・廃棄までの管理をWebで完結できる書類専用の保管サービスです。たとえば、WEBシステムからの依頼で最短3時間後にはPDFで書類が確認可能といった便利なサービスも。複数拠点の書類を1つのシステムで管理できます。さらに、書類はトップレベルのセキュリティ対策が施された専用倉庫で保管されており、これまでに官公庁・金融業などを始め800社の実績があります。

おまかせプランなら、箱詰めやファイリング、ラベリング、台帳作成まで面倒な作業も一括で依頼可能。事前準備から書類管理のプロがサポートしてくれるため、初めて外部サービスを利用する企業にもおすすめです。上記で示したデメリットをできる限り解消しているサービスと言えます。

保管サービスを活用して適切な書類管理を進めよう

書類保管の委託先には、書類専用保管サービスとトランクルームという選択肢があります。今回ご紹介したように、保管環境や配送システムなどが異なるため、それぞれのメリット・デメリットを把握して自社のニーズに最適なサービスを選ぶことが大切です。

働き方の多様化が進む昨今、離れた場所で働く従業員がスムーズに情報を共有し効率的に仕事を進めるためには、書類専用保管サービスを利用して電子化を推進することをおすすめします。書類専用保管サービスに関して不安や疑問が残る場合は、SHOKOを提供する一度日本パープルへご相談ください。企業の課題に沿った最適なプランや解決法を提案いたします。

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