【最新版】電子契約の比較検討ポイントとは？おすすめのサービスも紹介
2023年3月に公開されたJIPDECとITRの調査では、国内で電子契約を利用している企業は7割を超えていることが分かりました（※）。テレワークへの対応やDX推進という観点からも電子契約のニーズは高まる一方で、それに伴い電子契約サービス市場が活発化しています。しかし、サービスによって価格や機能が様々で「どのサービスを選べば良いのか分からない」とお困りの担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子契約サービスの導入を検討している企業の担当者に向けて、電子契約のメリットやサービス選定時の比較検討ポイントについて解説します。
※参考：ITR「JIPDECとITRが『企業IT利活用動向調査2023』の速報結果を発表」
電子契約のメリット
電子契約には様々なメリットがありますが、ここでは以下の2点をピックアップして解説します。
業務の効率化
まず電子契約のメリットとして第一に挙げられるのは、業務の効率化です。従来の書面契約では、契約書を印刷して製本し郵送するという事務作業が必要でしたが、電子契約ではそれらが一切不要となります。また、こういった電子システムでは必要な上長の確認署名を人力で収集せずとも、あらゆる場所からクラウド上で確認してもらえるため、契約締結がよりスピーディに進むでしょう。テレワークを実施するならなおさら、電子契約は業務効率化に欠かせないシステムだと言えます。
また、契約書を電子データで保管することによって保管場所に要する費用が削減できるため、オフィスの最適化を行う機会にもなるでしょう。
コスト削減
電子契約は印紙税や切手代、印刷代、さらには廃棄費用といった経費が不要となるため、従来の書面契約と比べてコスト削減に繋がる可能性があります。特に大きなコスト削減となるのが印紙税です。️通常、紙の契約書には数百円〜数万円までの収入印紙を添付する必要がありますが、電子契約の場合は「文書の作成」に当たらないため、現在は非課税対応となっています。（※2023年8月時点）
比較検討のポイント
サービス選定時には、以下のようなポイントを確認しておきましょう。
自社の課題に合うサービスを選定
自社に最適なサービスを選定するために、まずは電子契約サービスに求める条件を明確にする必要があります。
＜電子契約に求める条件一例＞
- ・実績が豊富である
- ・導入前後のサポートが充実している
- ・法務管理ツールなどの外部ツールと連携できる
- ・価格面の妥当性 など
そして、ピックアップした項目に優先度をつけ、上位の項目を中心に複数のサービスを比較検討します。エクセルなどを使用して比較表にすると分かりやすいでしょう。
なお、電子契約には署名者の本人性を担保する方法として「立会人型」と「当事者型」の2種類がありますが、「当事者型」は法的効力が強いと言われています。
導入後の管理は簡単にできるか
電子契約サービスを導入する際は、導入後の運用管理についても想定しておく必要があります。業務効率化のために電子契約を導入しても、煩雑なシステム操作により手間が増えてしまっては本末転倒です。画面の見やすさや操作のしやすさなどのユーザビリティを確認するほか、AIサポートや自動抽出機能などがあるとさらに業務の効率化が図れます。
また、導入してしばらく使用したタイミングで自社にとって必要な機能が変わる可能性も考えられます。そのような懸念がある場合は、カスタマイズ性の高いプランを選択しておくことも一案です。
セキュリティ
情報漏洩事故が多発している中、契約書業務においてもセキュリティ対策は最優先課題と言えます。紛失の可能性がある紙の契約書とは異なり、電子契約書では改ざんのリスクが懸念点です。セキュリティ対策もサービスによって様々ですが、たとえば、ログイン時の多要素認証、利用者のアクセス権限設定ができるか、利用履歴が残せるかなどが選定ポイントとして挙げられます。
価格や導入の簡単さだけでサービスを選定してしまうとセキュリティ面の不備から事故に繋がる恐れがあるため、注意が必要です。
導入後によくある課題
電子契約サービスの導入後には以下のような課題がよく見られます。新しくサービスを導入した後は何かとトラブルや課題が現れやすいものですが、事前に把握しておくことでリスクを回避しておきましょう。
一元管理できるかどうか
契約書には電子契約できるものとできないものがあり、電子契約導入後に紙の契約書と電子契約書が混在してしまうという課題があります。人的エラーや社内共有の効率化を考慮した場合、紙と電子の一元管理ができる「契約管理システム」の導入をおすすめします。こういった契約管理システムでは、紙の契約書を電子化して電子契約書と一緒に管理できるほか、通知機能による更新漏れ防止や検索性向上が可能になります。
業務フローの見直し
電子契約導入後、業務フローの変更が周知されておらず社内に混乱を招いてしまい、結果的に情シス担当者の負担が一時的に増大することも起こっていると聞きます。新業務フローの周知は、たとえば部署ごとに勉強会を開くなど、丁寧に進めていくと後の負担が軽減されることが多いといえます。
初めて電子契約サービスを導入するなら、信頼できるサービスを選ぼう
最後に、おすすめの電子契約サービスをご紹介します。
電子契約サービスConPass／日本パープル
文書管理領域で50年の実績がある株式会社日本パープルの電子契約サービス「ConPass」は、上記の選定ポイントを網羅した充実のサービス内容に加え、セキュリティ面でも定評があります。
特長1）AIサポートによる簡単操作
AIによる契約書管理項目の自動抽出機能があり、業務がスムーズに進むよう設計されています。契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など全10項目が自動で抽出され、管理台帳をタイムリーに作成することができます。
特長2）紙と電子の一元管理
電子契約書だけでなく、紙の契約書も含めた全ての契約書をクラウド上で一元管理することができます。さらに、過去の紙契約書のデータ化や原本のセキュリティ保管にも対応しています。
特長3）導入前後のサポート
導入時は、ワークフローの設計から管理フォルダ作成にいたるまで代行サービスを提供しており、導入後も社内での定着に向けたトレーニングや説明会をサポートしています。
特長4）万全のセキュリティ体制
日本パープルは情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）やプライバシーマークを更新取得しており、社内のセキュリティ教育を徹底しています。文書保管庫は24時間体制の厳重警備が行われ、安心のセキュリティ体制が整っています。
公式ウェブサイトURL：https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/