3社の導入事例から見る電子化の意義とメリットを考える
テレワークの普及や電子帳簿保存法改正といった電子化に適した環境整備が進んでいます。電子化にはペーパーレスを推進するほか、コスト削減やセキュリティ強化など様々なメリットがあることは周知のとおりです。
本記事では、実際に電子化を導入した企業の事例を紹介し、電子化が企業にもたらすメリットについて改めて考えます。
電子化の導入事例
今回は以下の3つの事例をピックアップしました。いずれの企業も日本パープルの文書管理システム「MAMORU ONE（マモルワン）」を利用して電子化を進めた企業の事例です。
SOMPOコミュニケーションズ株式会社（人事総務部・人事企画グループ）
同部署は全社8拠点約1,000名分の人事情報をまとめる管理担当グループ。しかしながら毎月の入退社の手続きなどは拠点ごとに行っていたために、事務所間でのやり取りが頻発していたことが課題でした。また、雇用契約書の原本郵送を行っており、紛失のリスクも懸念されていたようです。
そこで、これらの課題を解決するために新たな契約書管理方法としてMAMORU ONEを採用。雇用契約書を電子化し、データ管理への移行を決意しました。
MAMORU ONE導入後は拠点間の契約書管理がスムーズになっただけでなく、雇用契約書に閲覧・編集権限を付与するなどし、管理体制の強化にも繋がったようです。
不動産投資会社
会社合併を機に、2社の文書管理（社外保管を含む）を統一することになった不動産投資会社は、それまで社外保管文書は窓口部署が一括で管理していました。しかし、各部署と窓口部署がそれぞれ独自の管理番号で文書保存箱に格納した文書のデータを管理していたため、文書データの重複が発生。さらに、適切な文書廃棄が行われていないと監査から指摘され、改善案を模索していました。
電子化導入の決め手となったのは、保管倉庫の管理体制と管理システム「MAMORU ONE」でした。担当者が実際に倉庫環境を視察し納得したうえで約400箱の文書移管と、約4,000件あった電子データのシステム化を行いました。管理システムは希望の仕様にカスタマイズし、導入後の効率や使いやすさも追求したようです。
本事例では、社外保管のルールが統一された点、属人化しないシステム構築により多くの方が活用できるようになった点、適切な文書廃棄のルールが可能になった点、さらには監査に対する改善要求に対応できる体制が整った点など、多くのメリットが挙げられます。
auコマース&ライフ株式会社（経営本部 総務部）
総合ショッピングサイト「au PAYマーケット」「au PAYふるさと納税」を運営する同社。2019年4月1日にKDDIコマースフォワード株式会社と株式会社ルクサが合併して現在の形になりましたが、その際の業務効率化に役立ったのが書類の電子化です。
会社合併の準備にあたって同部署は、契約の重複や契約継承などを確認するためにすべての契約書に目を通す必要がありました。しかし、契約書はどこに何があるか分からない状態でバラバラに保管され、確認に要する時間と手間が大きなハードルになっていたようです。社内に契約書の保管場所がなくなったこともきっかけとなり、電子化を導入しました。
実際に使って良かったと感じた点は、目的の契約書に辿り着くまでの時間が大幅に短縮されたこと。また、組織再編の際にMAMORU ONEの管理画面内で権限付与を変更するだけで業務担当を変更できるという利便性が高評価を得たようです。
上記に見られる電子化のメリット
上記事例から見える電子化のメリットを挙げてみましょう。
多拠点間での書類管理
多拠点で文書を管理すると、どうしても文書や管理データが重複してしまいがちです。そのような場合、どのデータが最新かを判断することが難しく、誤った文書で仕事を進めてしまう可能性も否定できません。
上記事例のように、電子データは部署間や支社間で同じデータを同時に把握できるため、共有ミスを防ぎ、多拠点間のやりとりを円滑に進めることができます。特に会社の合併を予定している企業や部署や支社が多い企業にとって、電子化による作業効率のメリットは極めて大きいと言えるでしょう。
ルールの統一化
社内のルールが統一化されるのも電子化の大きなメリットです。上記事例では、部署間・拠点間で管理方法が統一されておらず、文書を探すためだけの無駄な時間が発生しており、結果として生産性が低下していたようです。
電子化は一つのプラットフォームに情報が集約されるため、必然的に操作・管理ルールが統一化されます。そのため、文書を探す時間が省略され、紛失や廃棄漏れといったリスクの軽減が期待できます。
電子化による課題解決は生産性向上につながる
以上の内容から、電子化はあらゆる業務改善に有効的な一つの策であり、ひいては会社全体の生産性向上に繋がります。文書を探す時間がかかりすぎている、原本の扱いや管理方法にセキュリティリスクがある、適切な文書廃棄ができていないといった課題を抱えている場合は、この機会に電子化を検討してみてはいかがでしょうか。
日本パープルの電子化サービスがおすすめ
最後に、上記3社が利用した日本パープルが提供する電子化サービスの特徴について紹介します。同サービスは企業の課題に合わせてプランを柔軟にカスタマイズでき、電子化から文書廃棄までを一気通貫で依頼できる点が特徴です。
＜サービスの特徴＞
- ・CD-R、DVD、専用システムなど、希望に媒体が選べるだけでなく、ファイル形式も選んで文書を電子化保存ができる
- ・システムに合わせて納品するだけでなく、登録代行も行っている
- ・文書管理システム「MAMORU ONE」を利用し、クラウド上で複数の場所でデータを共有できる
- ・「MAMORU ONE」では担当者ごとの閲覧制限設定が可能
- ・電子化後の原本の返却はもちろんのこと、倉庫での保管、廃棄まで対応可
- ・専用の倉庫は最新のセキュリティ対策が施されており安心
- ・原本が必要なときはすぐにお届け
- ・Pマーク、ISO27001を取得。セキュリティ教育・対策が充実
- ・廃棄依頼の場合は、専用の処理施設で機密抹消処理を行う
公式URL：https://www.mamoru-kun.com/lp_scanning/
豊富な実績のある信頼できる電子化サービスを利用しよう
今回は日本パープルの電子化サービスを利用した企業の事例をご紹介しました。電子化のメリットは実際に導入してみないと伝わりにくいものですが、今回ご紹介した3社をはじめ多くの企業が「導入して良かった」とその利便性の高さに高評価を示しています。
機密文書の電子化を進めるなら、「信頼できるサービス」を選ぶことが大切です。機密文書管理分野に精通している日本パープルなら、セキュリティ面でも安心して依頼することができるでしょう。電子化や文書管理を検討している企業の担当者は、一度相談してみることをおすすめします。