2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行となり「電子取引データの保存」が義務化となりました。2023年12月末日まで移行のための猶予措置が講じられていますが、まだ対応できていないという企業もあるのではないでしょうか。本記事では、電子帳簿保存法に対応した契約書管理にお困りの企業に向けて、改正電子帳簿保存法の概要や2024年1月1日までに対応しておかなければならないポイントについて解説します。

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電子帳簿保存法と改正の概要

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類（国税関連帳簿書類）を電磁的記録（電子データ）等により保存することを認めた法律です。経理処理の負担軽減を目的に制定されたもので、適用には一定の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法における3つの保存区分

まずは、電子帳簿保存法の概略について見ていきましょう。電子帳簿保存法におけるデータ保存には、以下の3つの区分があります。

• ・電子帳簿等保存・・・電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する
• ・スキャナ保存・・・紙で受領・作成した書類を画像データにして保存する
• ・電子取引保存・・・電子的に取引した情報をデータで保存する

さらに、それぞれに細かく保存要件があり、違反した場合には追徴課税・推計課税などの罰則が課せられます。電子帳簿保存法の要件は時代の潮流とともに定期的な見直しが行われているため、最新の要件を把握したうえで適切な文書管理を行わなくてはなりません。

2022年1月、電子帳簿保存法が改正

次に、2022年1月1日から施行されている改正電子帳簿保存法（以下、改正法）について見ていきましょう。

主な変更点

今回の改正ではそれまで導入の障害となっていた要件が抜本的に見直され、電子データ保存を導入しやすくなりました。大きな変更点は、以下の通りです。

• ・電子取引データの保存義務化
• ・事前承認制度の廃止
• ・タイムスタンプ要件の緩和
• ・データ検索要件の緩和
• 詳しくはこちらの記事を参照ください。

関連記事：【2022年1月開始】改正電子帳簿保存法、主な3つの改正ポイントとは

猶予期間について

電子保存への移行・対応をスムーズに行うため、2023年12月31日まで2年間は猶予期間となっています。猶予期間中は従来通りデータを紙に印刷して保存することも可能ですが、2024年1月以降はそれらが不可となるため、電子取引を行う企業・個人は早急に管理方法の最適化を進めていく必要があります。

電子取引にはクレジットカードやスマホアプリによる決済も含まれますが、今回の改正はあくまで「電子的な取引」のみが対象であり、領収書や納品書が紙の場合は対象外となります。猶予期間の適用には申請は必要ありません。

契約書を電子で保存する場合の注意点

電子帳簿保存法の保存区分では契約書は「スキャナ保存」または「電子取引」に該当します。過去に締結した紙の契約書を電子保存する場合は「スキャナ保存」、今後新たに電子契約を行う場合は「電子取引」の要件を満たす必要があります。

また、2022年1月施行の改正法では罰則が強化されています。万が一違反にならないためにも以下の保存要件に留意して進めていきましょう。

見読性の確保

見読性とは、電子データの内容を表示・出力し、肉眼で見読可能な状態にすることを言います。電子契約書は閲覧を求められた場合すぐに閲覧できる状態を整えておく必要があります。確認対象となるのは、電子機器のディスプレイ上の表示もしくはプリントアウトした書面です。ディスプレイ上もしくはプリントアウトした書面上で内容が鮮明に見えるかどうか確認しておきましょう。

納税地に7年保存

紙の契約書と同様に、電子契約書も7年間の保管が義務付けられています。加えて、納税地（もしくは事務所所在地）で閲覧可能な状態にしておくことも要件に含まれています。もしサーバーが海外にある場合は、国内からアクセス可能であれば問題ありません。

マニュアルの設置

電子契約書の閲覧・保存に関する要件の一つに、データを見るために必要な機器のマニュアルの設置が求められています。操作説明書や概要書などを設置し、社員全員が問題なく操作できるようにしておきましょう。なお、マニュアルは電子データ・紙いずれの場合でも要件を満たします。

真実性の確保

電子データにおいて重要なのが真実性です。保管している電子契約書が間違いなく事実であると証明する必要があります。そのため、電子契約書に「いつ契約が行われたのか」を証明するタイムスタンプの付与を行います。

ただし、今回の改正法で電子契約書の訂正や削除の履歴が確認できるシステムを利用する場合に限りタイムスタンプは不要となったため、そうしたシステムを導入して業務を効率化していくことも一案です。

過去の契約書を検索可能に

電子契約書の保管には、検索性の確保も必要です。原則、以下の①〜③の全てに対応することが求められています。

• ①取引年月日・取引金額・取引先の3つの項目で検索ができること
• ②取引年月日と取引金額については、範囲指定で検索ができること
• ③2つ以上の項目を組み合わせて検索ができること

検索性を確保するためには、ファイルの保存形式を規則化するなどの方法が挙げられますが、電子契約書管理システムを利用すれば上記の要件を満たしているケースが多いでしょう。

電子データを含む契約書管理を効率的に行うには

紙とデータの契約書を効率良く一元管理するためには、契約書管理システムの導入がおすすめです。昨今では電子契約サービスが普及しているという背景もあり、契約書の電子化を検討する必要性は年々高まっているでしょう。

契約書管理サービスにはスキャナ保存を始めとした煩雑な導入作業を代行してくれる業者も多く、社員に負担かけずかつスピーディに導入することができます。最後におすすめのサービスを紹介しますので、この機会に検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法対応の契約書管理システム「ConPass」

日本パープルが提供する契約書管理クラウド「ConPass（コンパス）」は、社内の課題に合わせてサービスをカスタマイズできるのが特徴で、これまでに750社以上の取引実績（デジタルアーカイブ事業における実績）があります。

管理項目の自動抽出機能やタスク管理機能により契約に関する手間を削減することができ、契約書管理にまつわる業務全般を幅広くサポートしてくれます。

ConPassができること

• ・電子契約と紙の契約書を一元管理
• ・台帳作成はアップロードするだけの簡単操作
• ・管理台帳の項目を自由に設定可能
• ・契約期限通知の設定で更新漏れを防止
• ・詳細な閲覧権限の設定や操作権限の設定
• ・要望に応じて、書面契約の押印、郵送、受取、スキャニング、原本保管を代行可能
• ・Adobe Acrobat Signを用いた電子契約に対応
• ・各種電子契約システムとの連携

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