2023年2月1日文書管理

電子契約を求められたら？対処法を紹介。求める側の説明ポイントも解説

生産性向上の機運の高まりやテレワークの普及などに伴い、電子契約サービスを用いた契約締結を求められるケースが増えています。しかし、自社が未導入の場合、電子契約を利用して良いかどうか不安を感じる企業も少なくありません。そこで本記事では、取引先から電子契約を求められた場合の対処法や電子契約のメリットなどについて、求める側・求められる側双方の観点から解説します。電子契約を導入する際におすすめのサービスもご紹介していますので、これから利用を検討している担当者は参考にしてください。

電子契約を求められた際に確認すること

電子契約を求められたら、まずは電子契約が社内ルール上問題ないか、そして法的に問題がないかを確認します。

法的、社内ルール上問題ないか

電子契約を求められた場合、当該契約書が法的に電子契約に対応しているかどうかを確認する必要があります。取引先においてもチェックしているはずですが、契約は双方が当事者となるため、求められる側も再確認しておきましょう。なお、電子契約可能な契約書が増えている一方で、一部不可となっている契約書も存在します。電子契約ができる契約とできない契約については以下の記事を参照ください。

（※参考：【2022年最新版】電子契約ができる契約とできない契約を解説）

次に、社内規定について担当部署に確認します。電子契約を進めるにあたって社内の承認は必要不可欠ですが、「電子契約になった場合、契約書の保管はどうするのか」といった具体的な対処法の検討が必要です。

契約期間の確認

電子契約ではその契約がどのくらい存続するかを確認する必要があります。電子契約はセキュリティのため暗号化されたうえで保管されますが、数年後には技術が革新され、暗号が解読されるといった可能性があります。基本的に電子証明の有効期限は1-3年間ですが、それ以上の契約期間が必要な場合は、長期署名の導入を検討しなくてはなりません。契約期間とそれに伴う安全性が担保できるかを確認しましょう。

立会人型、当事者型の確認

次に、取引先が利用する電子契約サービスの種類を確認します。電子契約には、署名者の本人性を担保する方法として「立会人型」と「当事者型」の2種類があり、それぞれコストと作業負担が異なります。

メール認証で契約が締結できる「立会人型」に対して、「当事者型」は電子証明書を取得する必要があります。電子証明書は取得に本人確認の手間や費用が発生するのが難点ですが、その分なりすましのリスクを避けられるため、「立会人型」よりも法的効力が高いと言えます。立会人型はメールアドレスにより契約を締結するため、容易に導入できるのがメリットと言えるでしょう。メリットとデメリットを踏まえた上で判断することをおすすめします。

契約書の文言の確認

指定された電子契約サービスが対応可能と分かったら、次に契約書の文言が電子契約に対応しているかどうかを確認します。多くの契約書では「文書」や「押印」といった書面特有の表現が記載されています。元の状態のまま電子契約してしまうと規定違反となるため、電子契約に合わせて訂正が必要です。書面契約から電子契約に変更した箇所をまとめたものを取引先と共有すると、確認がスムーズでしょう。

求める側は相手にメリットを伝える

電子契約を導入していない企業に快諾してもらうには「電子契約のメリット」を伝えることがポイントとなります。ここでは、電子契約のメリットについて以下の3つを紹介します。

コスト削減

電子契約では、書面契約において必要だった紙代、印刷代、切手代など多くの項目が一切不要になりますが、その中でも特に印紙税が不要になることが大きなメリットとして挙げられます。電子契約の場合は「文書の作成」に当たらないとされ、2023年1月現在非課税となっています。

また、契約書の保管場所が不要になることもコスト削減につながるでしょう。

生産性向上

書面契約では、書類作成や郵送などの工程がある程度必要でした。しかし、電子契約なら作業にかかる時間は短縮され、郵送時間も不要となるため、契約にかかる日数を大幅に短縮することができます。さらに、電子化による検索性の向上も期待できるでしょう。

コンプライアンス強化

書面契約に慣れている取引先だと、電子保管の安全性に懸念を示す方もいるかもしれません。しかし、電子契約は暗号化されており容易に改ざんされる心配がありません。「誰がどの契約書を締結したかや誰がいつ閲覧したか」といった詳細な履歴を記録することができ、セキュリティ強化、ひいてはコンプライアンス強化につながります。さらに、クラウドサーバーに保管しておくことで災害時でも契約書の安全が確保され、BCP対策にもなるというメリットがあります。

電子契約に不安があるなら専門サービスへ相談を

このように電子契約には様々なメリットがありますが、「社内に専門部署がない」「本当に電子契約を利用して良いのか分からない」という場合は、専門サービスへ相談することをおすすめします。そこで、数あるサービスの中から今回は日本パープルの電子契約サービスをご紹介します。

日本パープルの電子契約サービス「ConPass（コンパス）」

日本パープルが提供する電子契約サービス「ConPass」は、契約書管理クラウドサービスとして、管理項目の自動抽出機能やタスク管理機能により契約に関する手間を削減することができます。電子契約に関する相談から導入時のサポートまで、企業の課題に合わせたきめ細やかなサービスを提供しており、電子契約の導入が初めてという企業にもおすすめです。

公式ウェブサイトURL：https://www.mamoru-kun.com/page/conpass/