書類保管サービスの選び方は？おすすめのサービス6選
年々増え続ける書類の保管場所に困っているという企業の声をよく耳にします。いくら電子化が進んでいるとはいえ、契約書や機密文書など原本保管しなければならない重要書類はまだ多く存在することも事実です。また、重要書類はセキュリティ管理が確保された場所に保管しなければならず、それが保管場所の確保を一層難しい問題にしている要因でもあります。そんなお悩みに対する解決策として今注目を浴びているのが、「書類保管サービス」です。本記事では、書類保管サービスの選び方やおすすめのサービス6選をご紹介します。
書類保管サービスとは？
書類保管サービスとは、自社に代わって書類を預かる企業向けのサービスです。書類を保管してくれるだけではなく、ラベリングによる書類整理や不要文書の廃棄などサービスによって様々なオプションが用意されています。書類保管サービスを利用することでオフィススペースの有効活用をすることができ、業務効率化も期待できるでしょう。また、機密文書などは法律で保管・廃棄期間が定められており、そうした書類整理の作業を委託できることは企業にとって大きなメリットと言えます。
書類保管サービスの選び方
どの書類保管サービスを選ぶかがサービス利用後の利便性を左右するため、自社のニーズに合うものを選定することが重要です。ここでは、書類保管サービスを比較検討する際のポイントをいくつかご紹介します。
セキュリティ対策
社内文書はそのほとんどが機密文書といっても過言ではないほど、外部に漏れてはいけない情報ばかりです。情報漏洩を防ぐためにも、委託先のセキュリティ対策を確認することが最も重要な点だと言えます。書類専用の保管庫に保管されているか、入退出できるスタッフは管理されているかなど高度なセキュリティ環境かどうかをチェックします。価格が安すぎるサービスは、セキュリティ対策が十分でない場合もあるので注意しましょう。
保管環境
保管庫の環境もサービスを選ぶ一つの決め手になります。まずは、書類専用保管庫かどうかを確認しましょう。書類専用でないと、書類以外の他の荷物と混在してしまう可能性があります。また、書類は温湿度が適正でないと劣化のスピードが早まってしまうため、保管庫の温湿度管理が実施されているサービスの方が安心だと言えるでしょう。さらに、建物が耐災害仕様になっているかどうかも確認が必要です。
出し入れのスピード
一度預けた書類を再度取り出す方法や時間は各サービスによって異なります。預けた後に書類を頻繁に取り出すかどうかを想定し、委託先の対応を確認しておきましょう。
廃棄サービス
書類の廃棄処理を提供しているサービスをおすすめします。廃棄を書類保管庫から出して自分で廃棄手配をするのには手間がかかります。預けるときから廃棄するときまで一気通貫で実施してくれるサービスは、担当者の時間コストを減らしてくれるでしょう。ただ、廃棄してくれるサービスでも、廃棄時に書類が安全に廃棄されているかを確認しておく必要があります。
書類保管サービスおすすめ6選
ここでは、6つの書類保管サービスをご紹介します。前述の項目をチェックしながら、自社のニーズに合ったサービスを見つけましょう。
1. 日本パープルの書類保管サービス-SHOKO（ショコ）
セキュリティ対策
- ・文書専用保管庫は、保管庫をくるむ発想の「インシールド方式」を採用
- ・映像監視で厳重管理
- ・配送・回収は、機密保持適格審査に合格した限られたスタッフのみが対応
- ・GPS搭載「完全密封車」での配送
保管環境
- ・文書専用保管庫なので、他の荷物との混在の心配が不要
出し入れのスピード
- ・原本は15時までの依頼で翌営業日に配達可能
- ・PDF送信なら依頼から最短3時間で送付
廃棄サービス
- ・自社処理施設による機密処理サービスあり
その他
- ・WEBアプリで管理可能。企業に最適な管理方法を提案してくれる
- ・おまかせプランなら箱詰めやラベリング台帳作成などを代行
URL
2. 大塚商会のセービングBOX
セキュリティ対策
- ・集中監視室による24時間365日の監視体制
- ・各種センサー、監視カメラによる警備、入構・入館・入室を管理するアクセス管理システムを倉庫内外で実施
- ・倉庫は地震などの自然災害から保護できる仕様
保管環境
- ・閲覧機会の多い書類を電子化し保管するオンデマンド型もある
出し入れのスピード
- ・保管後の利用頻度に合わせて、段ボール預かり型とオンデマンド型がある
廃棄サービス
- ・溶解処理サービスと連携（※要別途費用）
その他
- ・電子化サービスあり（※要別途費用）
URL
3. 三井倉庫の書類保管サービス「スマート書庫」
セキュリティ対策
- ・三井倉庫ビジネスパートナーズが選定した24時間365日セキュリティ完備の書類保管専用倉庫
保管環境
- ・書類専用倉庫にて保管
出し入れのスピード
- ・依頼から配達までの目安は約2営業日
廃棄サービス
- ・溶解処理サービスと連携
その他
- ・金融機関や大手企業2,000社、800万箱の大規模な書類保管実績のノウハウあり
- ・預入箱数に応じて費用が発生するため安価で始めやすい
URL
4. キーペックスの書類保管サービス
セキュリティ対策
- ・保管箱に固有バーコードシールを貼り付けて、書類を管理
保管環境
- ・長期保管に最適な定温定湿倉庫
- ・震災に強い電動移動式ラックで保管
出し入れのスピード
- ・午後4時までの依頼で翌営業日の配送が可能
廃棄サービス
- ・溶解処理サービスと連携
その他
- ・文書情報管理士が最適な文書保管のプランニングを提案してくれる
- ・ファイリングやナンバリングサービスがある（※オプション）
- ・オンラインで在庫や保管期限の確認ができる
URL
5. 丸八倉庫
セキュリティ対策
- ・静脈認証システムによる入退室管理
- ・監視カメラによる24時間管理体制
- ・耐震設備
保管環境
- ・機密文書専用倉庫あり
出し入れのスピード
- ・当日15時までに依頼承認できれば最短翌営業日に配送可能
廃棄サービス
- ・溶解処理サービスと連携
その他
- ・指定された文書をPDF化し、WEBシステムで閲覧が可能
URL
6. 寺田倉庫の書類保管サービス
セキュリティ対策
- ・専用倉庫に各種セキュリティ対策を実施
出し入れのスピード
- ・当日11:00までに依頼すると、最短で当日の午後に保管品が配達される
保管環境
- ・免震・耐震構造の倉庫に温湿度管理を徹底した業界トップレベルの保管環境
その他
- ・24時間WEBで在庫管理と各種依頼が可能。専門オペレーターによるサポートあり
- ・東京・大阪を営業拠点として、全国対応可能
URL
業務効率化やコスト削減など書類保管サービスがもたらすメリットは大きい
コロナ禍における事務所の移転や縮小の影響もあり、書類保管サービスへの注目度は日に日に高まっています。WEB上での一元管理や高度なセキュリティ対策、廃棄処理サービスなど、書類保管サービスの導入は業務効率化やコスト削減も期待できるためメリットも大きくあります。今回ご紹介したポイントを参考に、自社に合った最適なサービスを選びましょう。