文書の電子化に向けた効率的な作業とは？3つのコツも紹介
昨今、多くの企業で導入が進む文書の電子化。テレワークを効率良く進める目的に加え、コスト削減や業務効率化、さらにはCO2排出量の削減による環境負荷軽減など多くのメリットがあることから、今や企業にとって必要不可欠なものとなっています。
しかし、このように多くのメリットがある一方で、電子化導入がうまくいかずに苦戦している企業が多いようです。そこで本記事では、電子化を導入するための効率的なステップとヒントを解説します。電子化導入を検討している企業の担当者は参考にしてください。
電子化に向けたステップ
電子化を進めるにあたって必要なステップは以下の通りです。それぞれを詳しく見ていきましょう。
対象文書の選定と電子化後の運用方法の検討
まずは、内容の重要性や使用頻度、電子化のしやすさといった視点から電子化を行う文書を選定します。社内の文書には契約書や提案書、見積書、請求書、稟議書など様々な種類の文書があります。その大多数は電子署名法やIT書面一括法、e-文書法などによって電子化が可能になりましたが、未だに電子化非対応の文書も一部存在します。電子化が可能かどうか、そして必要かどうかの判断が必要です。
さらに、電子化することで従来の運用が変わる可能性があります。確認作業などの不要な時間や手間が発生しないよう、電子化後の運用方法についても検討しておきましょう。
スケジュールの決定と周知
対象文書と電子化後の運用ルールが決まったら、次に「いつ、どのように実行していくのか」という具体的なスケジュールを検討します。社内の業務スケジュールを確認し、従業員が対応しやすいタイミングを見極めましょう。繁忙期に無理やり電子化を導入すれば、生産性の低下を招きかねません。具体的には、電子化の導入時期や対象文書、変更がある場合は新たな業務フローについて従業員へ詳しく提示します。
電子化後の運用方法の周知
電子化後の業務をスムーズに進めるためには、導入までに充分な周知・教育期間を設ける必要があります。周知の方法は、社内メールや掲示板などで告知する他、部署単位で説明会を開催しても良いでしょう。事前に従業員が不安に感じていることや運用上の不備を解決しておくと効率的です。そのためには、専門部署が常時サポートできる体制を整えておく必要があります。なお、電子化運用開始直後には、社内の別部署から多くの問い合わせが入る可能性があります。それに対応できる体制を整備しておくと良いでしょう。
電子化を効率良く進める3つのコツ
ここでは、電子化をスムーズに進めるためのコツを3つご紹介します。
一気に進める
対象文書が多い場合、優先度の高いものから順に電子化を進めるという方法もありますが、ここではまとまった時間を作って一気に進めることをおすすめします。そうしないと、電子化した文書と紙の文書が混在することで、誤った文書を持ち出すリスクがあるためです。
他にも、少しずつ電子化を進める中で緊急性の高い業務が入ってしまい、電子化が中途半端な状態になってしまうなど、懸念される点が多くあります。社内の混乱を招き業務に支障をきたさないためにも、従業員が同じタイミングで電子化に対応できる体制が望ましいでしょう。
そのためには、専門部署を設けて電子化のための時間を捻出し、作業体制を構築する必要があります。昨今では、導入作業を委託できる外部サービスを利用して、従業員へ負担をかけることなく効率的に電子化を進める企業が増えているようです。
形式は統一する
導入後の運用を効率良く進めるためには、データの保存形式を社内で統一しましょう。保存形式やファイル名を統一することで検索性や一覧性を高めることができます。文書ファイルはPDFが一般的ですが、画像ファイルの扱いは会社によって様々です。データ容量を軽くするならjpg、画質にこだわるならpngにするなど、運用に応じて方針を決定しましょう。
従業員にメリットを伝える
電子化の失敗例として、電子化の目的が不明確で従業員のモチベーションが高まらず、導入後に生産性が低下してしまったというケースは少なくありません。電子化によって従業員の業務へどのような影響があるのか、そしてどのようなメリットがあるのかを説明し、理解してもらうことが大切です。従業員全員で共通の目的意識を持ち、社内の業務を円滑にする必要があるでしょう。
電子化サービスを利用する方法がおすすめ
電子化は、社内で行う方法と代行サービスにアウトソーシングする方法があります。社内環境や作業負荷、費用対効果など様々な観点から自社に最適な方法を選びましょう。手作業にかかる時間（人件費）やスキャニング品質を考慮して、ここではアウトソーシングの活用をおすすめします。
他にも代行サービスに委託するメリットには、導入までの時間短縮やセキュリティ強化があり、社内で完結するよりも効率的です。そこで今回は、数あるサービスの中から日本パープルの電子化サービスをご紹介します。
日本パープル「電子化サービス」
＜おすすめポイント＞
1.選べる納品形式と要望に沿った細かな対応
電子化したデータは専用システムやCD-Rなど希望の形式で納品が可能です。また、OCRの付与や階層（フォルダ）分け、ハイパーリンクの設定など細かい要望にも答えてくれます。
2.一気通貫したサービス
スキャニングやデータ代行に加え、原本保管から廃棄処理まで電子化にまつわるサービスを一括で提供しています。さらに、自社工場を持ち一社完結型でセキュリティ対策にも定評があります。
3.便利な専用システム
日本パープルが提供する専用システム（MAMORU ONE）への納品を依頼することもできます。MAMORU ONEを活用すれば、電子化後の管理・運用までを一括で依頼でき、電子化後の悩みをまとめて解消します。
社内の文書は増え続け、管理は煩雑になる一方です。電子化を外部サービスへ委託すれば、迅速かつ的確に文書管理体制が整備され、課題解決に繋がります。上記でご紹介した日本パープルなら、企業の要望や課題に沿った形でサービスをカスタマイズしてくれるため、電子化についてお悩みの企業の担当者はこの機会に相談してみてはいかがでしょうか。