テレワークの推進により、従業員は紙の書類を持ち出して仕事を行うのが非常に難しくなりました。書類を紙から電子データへ移行する企業が増えていますが、実際には「文字起こしやデータ入力が面倒」「時間と労力がかかるため、ストップしている」「電子化してみたが効果的な運用ができていない」といった悩みを抱える企業が多いようです。電子化はテレワークをスムーズに進めるだけでなく、経費削減や社内の構造改革など様々な導入メリットがあり、今後積極的に進めておきたい取り組みです。今回はそんな書類の電子化にまつわる困りごと6選と、その解決方法につながるヒントについてご紹介します。

電子化のメリット

ここでは、電子化がもたらす4つのメリットを見ていきましょう。

1.セキュリティ管理がしやすい

書類を紙で管理している企業の場合、誰かが持ち出していると他の人が使えなかったり持出先で紛失して情報漏えいにつながったりと、トラブルになる可能性が生じます。電子データならアクセス制限や持出制限が設定でき、こうしたセキュリティリスクを減らすことができます。

2.検索・共有が簡単

紙の書類の場合、棚へ取りに行き探す手間がかかります。電子データの場合、ファイルの作成時期やファイルに含まれる単語から素早く検索することができます。さらに、情報共有のスピードも早くなります。複数人と同時に閲覧・編集できるので、作業効率の向上につながるでしょう。

3.経費削減

電子化することで紙の書類を保管していたスペースを削減できるため、オフィス縮小を検討している企業なら書類の電子化は必須と言えます。また意外と見落とされがちなのが、紙にまつわる費用です。用紙そのものはもちろん、コピー代、郵送代、ファイリングやシュレッダーにかかる費用など紙には様々なコストがかかるため、ペーパーレス化で経費削減が期待できます。

4.BCP対策になる

地震や火事など不測の事態への備えとしての電子化はおすすめの手段です。電子データを複数箇所やクラウドに保存しておくことで、災害時でも情報を安全に守ることができます。

電子化するときの困りごと6選

このようにメリットが多い電子化ですが、実際に進めていこうとすると壁にぶつかることが多いようです。ここでは、電子化にまつわる困りごとを6つ挙げます。

1.スキャンニングが面倒

書類を広げてスキャンした後にパソコンへ転送、保存、リネームして…とスキャニング作業には多くの作業が伴います。

2.文字起こしやデータ入力自体に時間がかかる

文字起こしやデータ入力を手作業で行う場合、タイピングの速い人でもある程度の時間が必要になります。校正作業も含めると、人件費がかかることが予想されます。

3.紙のほうが全体像を見れる

例えば、大きな表を見る場合は電子データよりも紙のほうが全体を確認しやすいでしょう。電子化せず紙のままにしておいた方が便利なデータは必ず存在しますが、これをどうすべきかは企業によって判断に迷うところです。

もう一つのお悩みとして、大きな表・図面を自社でスキャニングできないといったお悩みも聞かれます。

4.電子化後の管理や検索性が悪く、生産性向上につながっていない

とりあえずスキャニングした電子データを保存しただけで、逆に不便になってしまったケースも。「検索に時間がかかる」「どこに保存したか忘れた」など、無駄な作業時間が発生してしまいます。

5.紙とデータ保管が並存しており、重複もみられる

紙とデータ保管が並存してしまい困っているというお悩みも聞かれます。また、電子化後、原本をきちんと処理せずにいると紙と電子の同じデータが重複してしまい、誤った資料をもとに仕事を進めてしまう可能性があります。

6.電子化したデータのセキュリティ対策

セキュリティ対策は電子化と必ずセットで検討されなければならない問題です。アクセス制限やパスワード設定など専門性のある対策が必要とされていますが、対応できる部署がないと電子化を進めにくいようです。

困りごと解決につながるヒント

以上、困りごとを見てきましたが、どのように解決すればよいでしょうか。ヒントになる考え方をご紹介します。

1.電子化の目的を明確にする

電子化によって何を成し遂げたいのか？始める前に再度確認をしましょう。生産性向上なのか、セキュリティ対策なのか、オフィス縮小のためなのかなどを考えることで、社員一人ひとりが共通意識を持って取り組むことができます。また、目的を明確にすることで、もしかすると紙のままにしておくという選択肢も浮かんでくるかもしれません。

2.電子化後の管理方法を決めて見える化する

電子化後、管理方法の統一は必須です。ファイル名の付け方や保存場所のルールを決めたり、重要データにはアクセス制限をかけておいたりする必要があります。

その管理方法もチームや部署ごとにバラバラなことが多いため、共通のルールを定め、見える化して社員と共有することがポイントです。

3.外部サービスを活用する

電子化をスピーディかつ正確に行うには外部サービスの活用がおすすめです。電子化にまつわる作業は「ファイルから書類を出してホッチキスを外し、一枚単位でスキャンし元に戻す…」といった細かい作業の連続です。長時間人手がとられる上、慣れない作業ゆえに人的ミスも避けられません。外部のプロに任せることで、このような心配がなくなり、本来の仕事に集中することができます。

電子化を委託するなら、日本パープルの電子化サービスがオススメ

日本パープルの電子化サービスは、スキャニングやデータ入力代行から原本の保管・廃棄までを一気通貫でサポートしてくれる便利なサービスです。同社は、プライバシーマークやISO27001を取得していたり、最新のセキュリティ対策が施されていたりと、安心して任せられることが注目を集めている理由のようです。

◆おすすめポイント

1.一気通貫でサービスが受けられる
スキャニングやデータ代行のみならず、スキャン後原本の保管から廃棄処理まで一括でサービスを受けることができます。

2.様々な仕様へ対応してくれる
OCRの付与や階層（フォルダ）分け、ハイパーリンクの設定など細かい要望に答えてくれます。

3. 選べる納品形式
DVDやハードディスクなどのメディア媒体での納品はもちろんのこと、日本パープルが提供する専用システム（MAMORU ONE）への納品を依頼することもでき、その後の管理・運用まで見据えた依頼をすることができます。

電子化の目的を再度考えてみる

これまで見てきたように、書類の電子化に伴う悩みごとが多く存在します。ポイントは、何のために電子化するのかという目的を明確にすることです。その上で、どんな方法で電子化するかを設定しておくとよいでしょう。人出が足りなければ、一つの方法として外部委託の検討をおすすめします。今回ご紹介した日本パープルは、電子化や書類保管のプロフェッショナルでセキュリティ対策も万全の体制が整っていますので、一度相談してみる価値があるかもしれません。