【業績アップ&ストレス軽減】上手な文書保管のための3つのポイント
総務にとって、沢山の書類を保管し管理をすることは、重要な仕事のひとつ。
しかし、「数が膨大で、必要な書類がどこにあるかすぐに分からない」「社内で保管していると、災害時のリスクが心配」など、文書保管の方法やあり方に悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
文書の保管場所が把握できていないと、書類を探す手間や時間が余計にかかり、結果的に業務効率の低下にもつながりかねません。また、万が一の事態に備えて災害に対する耐用性の高い場所や建物で保管することも、文書や情報を守るために必要不可欠です。
そこで今回は、文書の保管や管理を適正に行うためのポイントを3つ紹介いたします。
働きやすい職場を作ろう!文書の保管と管理を適正に行うための3つのポイント
文書保管に関する悩みが多くの企業に共通するものだからこそ、それに関連したサービスやコツは複数存在します。
ここで紹介するものは、以下の3つ。
①トランクルーム
②文書の電子化
③ファイリング
各項目の特徴をみてみましょう。
①その書類、オフィス「内」で保管する必要ありますか?外部の業者に委託する
「トランクルーム」、文書の保管方法に悩む人ならば、一度は耳にしたことのある言葉かもしれません。これは、外部の業者に委託し、貸倉庫を利用して文書の保管と管理を行うことのできるサービスのことです。
社内に保管されている文書の中には、普段手に取ることはめったにないが、保管の必要があるものはありませんか？そういった資料が増えていくと、保管のために割かなくてはならないスペースがどんどん増えていき、保管場所の確保のためにかかるコストが増加するだけではなく、オフィス内のレイアウトにも影響を及ぼしてしまいます。そんなときに利用するのが、この「トランクルーム」です。
このサービスを利用することで、企業から預かった文書を万全のセキュリティの下で保管し、必要に応じて指定の文書を取り出すことができます。保管スペースの節約ができるだけではなく、そこで保管される文書へのアクセスは必要最低限に制限されるため、漏えいや紛失のリスクも抑えられます。また、災害に対する耐用性を考慮した設計の倉庫もあり、災害発生時のリスクを軽減させることも可能です。
トランクルームのサービスは、日本パープルが提供する「まもるくん」でもご利用いただけます。
②あらゆるコストを削減！書類を電子化しよう
文書に記載されている情報は必要だが、紙媒体で保管しておく必要のないもの、そのような文書の保管方法としておすすめなものは文書の電子化です。
電子化することで、文書の保管と管理に関わるあらゆるコストを削減することが可能になります。保管場所の確保に費やすコスト、文書を探す手間、送付や搬送、廃棄に関わるコスト。文書を電子化することで、人件費や作業にかかる時間が圧倒的に少なくなることでしょう。
また、紙と電子の両方の媒体で保存しておくことで、自然災害発生時におけるリスクを分散させることができます。
③低予算で実現！ファイリングで改善する、社内での文書保管
「外部業者への委託や電子化はどうしても出費がかさむ…」。そのように考えた人はいませんか。文書の保管や管理の現状には不満があるけれど、予算には限りがある。そんな人のために、オフィス内で文書を保管する際のコツが、ファイリングでの工夫です。
ファイリングする際は、最初に文書の種類や保管期限、アクセス制限の度合いなどを基準に、文書を分類する際の基準を明確にしましょう。設けた基準をもとに文書のファイリングを行い、さらに、文書の保管に関する台帳を作成してください。台帳に保管場所を記しておくことで、電子化せずとも、文書の保管場所が一目瞭然です。
もっと文書のファイリングに関して詳しく知りたいという人は、こちらの記事をあわせてお読みください。
各自の悩みや保管する文書の特徴に合ったやり方を選ぼう
ここで紹介した3つのやり方やコツには、それぞれ異なった良さや特徴があります。
トランクルームは、電子化できない紙の書類を安全に保管したい、普段はあまり使うことがないけれど、廃棄できない文書があるという人におすすめのサービスです。災害やセキュリティ面でも信頼度が高く、個人情報や会社の機密情報に関わる文書の保管に向いています。
電子化は、紙で保存しておく必要のない文書の保管に適しています。また、文書の検索を簡単に行うことができるため、文書を探す手間がほとんど必要なくなります。
最後に紹介したファイリングによる社内での文書管理のコツは、手間はかかりますが、低予算で実現することのできる手段です。予算に限りがある場合や、あるいは文書の数や種類がそれほど膨大でない場合はこちらのやり方もおすすめです。
社内の状況やケースに合わせて、適したサービスや方法を実践していきましょう！