どの書類を捨てていいか混乱している方必見！法廷保存文書の保管期間まとめ
「法で義務付けられた文書の保存期間があるのは知っているけれど、どれをいつまで保管しておけばいいのか分からない」。「保存期間が書類ごとにバラバラで、混乱してしまう」。そんな悩みを抱えた人のために、法定保存文書一覧表を作成しました。
法定保存文書は、万が一のときに、会社の運営に関わる重要な資料となる可能性がありますので、それぞれの保存期間をきちんと把握し、適切に管理しましょう。
【年数別】法廷保存文書一覧表
「法定保存文書」とは、ある特定の期間、保管しておくことを法律によって義務付けられた文書のことで、保険に関する書類や四半期報告書、労働者名簿などを指します。では、文書の保存期間を知りたいとき、どの法律を参照すればよいのでしょうか。
各文書ごとに保存期間が定められていますが、それぞれ個別の法律によって定められています。保存期間、根拠となる文言が明記された法律、保存期間をいつから算出するかという起算日は、文書によってさまざまです。
その中でも、法定保存文書の中でも主要なものを保存期間別に分類し、表にしました。
①3年
金融商品取引法とは、利用者を保護するためのルールの整備や、金融市場の国際化を図ることなどを目指して作られた法律です。インサイダー取引や時間外取引など不公正な取引などを取り締まります。
労働基準法は、労働者の権利を保護し、安全で快適に働くための環境を整備することを目指して作られました。文書保存の義務についても、労働者の権利保護の観点から課せられているものであると考えることができます。
②5年
産業廃棄物管理票は、マニフェストとも呼ばれます。事業活動で出た燃えがらや廃プラスチック類などの産業廃棄物について、その排出先を明確にすることや不法投棄を未然に防ぐことを目指して設けられるようになりました。
7枚組の複写になっているマニフェスト（A・B1・B2・C1・C2・D票・E票）のうち、排出先の事業者はA・B2・D・E票の4つを5年間保存するよう義務付けられています。
③10年
会社法には、会社に関わるさまざまな事柄についての取り決めが書かれています。その内容は、会社の設立や解散に関すること、株式などの資金調達に関すること、会社としての組織運営に関することなど、多岐に渡るものです。
この分野の資料保存に関しては、法令によって義務付けられているということだけではなく、会社の運営方針の明確化や何らかのトラブルに備えたリスクマネジメントといった視点から考えてみても、重要であると言えるでしょう。
保存期間が10年という長期的なものになりますので、社内で管理するだけではなく、貸倉庫などの外部サービスを利用することもおすすめです。
④永久
以下の文書は、法律等で保管期間が定められているわけではありませんが、文書の性格上、永久保存の必要があると考えられ、慣例的に永久保存されています。
・株券喪失登録簿
・株主名簿
・社規・社則
・社債原簿
・社報・社内報
・新株予約権原簿
・訴訟関係書類
・定款
・登記済証
・特許証
・端株原簿
文書によっては、同一内容のものであっても、異なる複数の法律による言及があり、参照する法律によって、保存期間が異なってくる場合もあります。その文書を使用する業務がどの法律とひもづけられるのか、正確に把握しておきましょう。
また、法律で定められた年数は、あくまでも法で定められた最低の保管期間です。文書によっては、法定の期間を超えての保管が必要になるものもありますし、どの文書をどれくらいの期間保管するべきか、それは会社によって異なる判断をすることが求められます。法定の期間とあわせて、会社内で保管期間の基準を明確に設定しましょう。
保存方法は、“紙”だけにあらず！電子データで保存するという選択肢も
ただし、膨大な紙の文書を何年も保管しようとしたとき、多大なコストが発生することになります。保管スペースの確保にかかるコスト、それを管理するための人件費、莫大な紙文書の山から資料を探し出す手間など……。
そこでオススメしたいのが、文書の電子化です。e-文書法(電子文書法)のもと、一定の条件を満たせば紙媒体ではなく、電子データでの保管が認められるようになりました。e-文書法は、規制緩和により、それまで紙での保存が義務付けられていた文書を、電子文書として保管できるようにした法律のこと。ただ、現在においても、紙での保存が義務付けられているものがあるので、確認が必要になるでしょう。
電子文書としての保存が可能かどうかに関しては、e-文書法に関連した約250の法令や省令などにより定められています。経済産業省によって、電子化の手順など、e-文書法に関する詳しい説明がされているので、こちらもご確認ください。
文書整理のポイントは廃棄時期と保管期間を定めること！
廃棄時期をあらかじめ把握し、保管期限をきちんと定めたうえで、文書の作成と保管場所を決めることが、オフィスの整理整頓につながります。記事中の表を参考にしながら、各会社に合った法定保存文書の一覧表を作成してみてください。
外部の文書保管サービスや電子文書などを利用しながら、会社や文書に適した保存期間の間、文書をきちんと保管しましょう。
何か疑問点が生じた場合は、担当の省庁に問い合わせてみることも必要です。