注文書、納品書、請求書…。他社と取引をしているとこれらの伝票の作成が必須となります。さらに取引先が多岐に渡れば、その量は膨大に。それだけ多くの人の手を使うことに、無駄を感じたことはないでしょか。

そこで、今回はこれらを電子データ化し、効率的に処理するEDIを紹介します。

そもそもEDIって?ポイントは電子化と自動化

EDIとはElectric Data Interchangeの略式。その目的は、商取引の際に発生する様々な文書を電子化し、業務の効率化を目指すことです。

ここでポイントとなるのが、自動化。例えば、注文書をメールで送付してもそれはEDIではありません。EDIは自動で注文書、納品書、請求書の作成を行い、自動で取引相手にそれが共有されます。つまり、発注から代金請求までの手順をすべて自動化するのです。

EDI導入の4つのメリット

EDIの導入により得られるメリットは大きく4つあります。

１．経費削減

1つ目は、経費削減。2つの点で経費の削減が可能です。

まず、人件費。手入力による伝票の作成には、どうしても時間と手間がかかります。EDIにより、従業員の仕事量を減らすことができれば、その分の人件費を削減することができます。

2つ目にコピー用紙や郵送費の削減。これまで取引に係る文書を紙媒体で作成していた場合、その分の用紙代をカットすることができます。また、メールではなく郵送により注文書や請求書のやり取りを行っていたのであれば、その分の郵送料を節約することができます。

２．人的ミスの減少

従来の取引の工程には、多くの人の手が介在しているため、人的ミスが発生するリスクを排除するのはほぼ不可能。これにより、企業間でトラブルに発展する危険性があります。しかし、EDIでは人の手による転記や入力といった工程の多くが不要となり、ミスを減らすことができるのです。

３．在庫管理の効率化

発注から納品まで、人の手に任せると多くの時間をかけざるを得ません。しかし、EDIによりこの時間を短縮することができます。これにより実現するのが、欠品ギリギリでの発注。結果的に、余分な在庫を持つリスクと経費を削減することができます。

また、EDIでは商取引を電子化することで取引先と在庫情報を共有することができます。これにより得られるメリットは、欠品を回避すること。例えば、メーカーと部品サプライヤー間で在庫を確認しあうことのできるEDIシステムを導入すれば、互いに発注されそうなとき、受注されそうなときの予想を立てることができるのです。

４．ビジネスチャンスの拡大

EDIを導入し、そのメリットを享受している企業は、すべての取引を電子データで行いたいはず。そんなときに、自社がEDIに対応していなければ、取引先として選定されないかもしれません。しかし逆に言えば、EDIに対応していれば他社を差し置いて契約を獲得できるチャンスがあるということです。

自社に合ったEDIって？見極め方と導入に必要な手順

導入に必要なことは、大まかに以下の３つに分けることができます。ポイントは、自社に合ったEDIを活用することです。

１．目的を明確にする

どうしてEDIの導入が必要なのか、その目的を明確にします。理由は、その目的により導入すべきEDIを選ぶためです。例えば、取引相手がEDIに対応しており、自社への導入を要求された場合には、取引相手先のEDIの様式に合わせることが最優先となります。

２．EDIの仕様を決める

EDIは大きく2つの仕様があります。1つ目は、個別EDI。これは、企業同士が個別に構築するEDIです。2つ目は、標準化されているEDI。つまり、すでに存在するプラットフォームを利用する様式です。
どちらにするかを決める基準として、取引先数があります。取引先が多く、そのすべてをEDIで行いたい場合、個別にEDIを構築するのでは手間とコストがかかります。一方、取引先の要望に応えたいというのであれば、個別EDIでも足りるでしょう。

３．EDIの導入方法を選定する

EDIの導入方法は大きく2つあります。1つ目に、自社で構築、運用するタイプ。いわゆるオンプレミスという方法です。2つ目に、クラウドを利用するタイプです。

オンプレミスで行う場合、柔軟な運用が可能となる一方、自社で保守運用を行うため、情報システム担当者の負担は大きくなります。
クラウドで行う場合、初期投資額が少ない、保守運営を代行してもらえるといったメリットがあります。一方、信頼できるクラウドサービスを選択しなければ、情報漏洩や突然のサービス中止といったリスクにさらされることになります。

コストとメリットをすり合わせて、導入を検討する

発注、受注、代金請求の伝票を電子化・自動化することで、無駄の削減を実現するのがEDI。これをメリットに感じて、ますます導入を検討する企業が増えることが予想されます。
ただし、もちろん保守運用の費用はかかるもの。導入に際しては、本当に経費の削減になるのかを慎重に考えなければなりません。

コストよりも、これまで人の手によって行われていた煩わしい作業を効率的に処理することにメリットを感じるのであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。