業務効率もUPする!?「ファイリングシステム」を取り入れる 5つのメリットとは
オフィスで大量の書類を扱うのに、困った経験がある人は多いのではないでしょうか？
例えば、どれが不要な書類なのか不明確でオフィスに書類があふれている、書類の一覧票がないために必要な書類をすぐに見つけることができない、書類の管理が個人に任されていて全社で共有できていないなど……。
書類を整理するに当たって役立つ、良い方法はないのでしょうか？
実は、ファイリングシステムを活用することで、効率よく書類を扱うことができます。
ファイリングシステムの種類や考え方、方法について知ることで、書類を効率よく管理しましょう。
ファイリングシステムって何？
ファイリングシステムとは、会社のような組織体で扱う書類を分類して整理し、管理するための仕組みのことです。ファイリングシステムは、一見ただの書類整理をするための仕組みのように考えられることが多く、その重要性をあまり感じていない会社も見られます。
しかし、ファイリングシステムを導入することで、「発生→伝達→活用→保管→保存→廃棄」という一連の流れに基づいた書類の管理が可能になります。この一連の流れは「文書のライフサイクル」と呼ばれ、この流れを理解して書類を管理することで、自分の会社では今どの段階で書類の管理が滞っているのかが明らかになり、また活用頻度が高い書類を検索しやすく、活用頻度が低い書類は安全に保管することが実現できるのです。
ファイリングシステムを導入するメリットとは？
基本的にファイリングシステムは、書類を分類して保管し、必要に応じて取り出せるようにするためのものです。具体的なメリットには次のようなものがあります。
１．検索性が高まる
必要な書類を必要なときに迅速に探し出せるようになります。
２．正確性が向上する
必要な書類を正確、確実にピックアップできるようになります。
３．整理しやすくなる
重複、関連した書類をひとつにまとめられます。原本とコピーを分けて保管するやり方もあり、オフィスの整理整頓にも繋がります。
４．組織で運用できる
バラバラに置かれていた書類、私物化されていた書類などを、課のような組織単位で一元的に管理、運用ができるため、情報の共有化を図れます。
５．安全性を保てる
保管室のような場所を用意すれば、権限のある者だけが書類を扱うことができるシステムを整えることも可能です。入室に制限をかければ、書類の内容が漏洩したり改ざんされたりすることを防げます。
ファイリングシステムの種類
ファイリングシステムには、使用するフォルダやボックスの種類と整理の仕方によって異なる方式があります。中でも、代表的な3つについてその特徴と方法を見てみましょう。
１．バーチカルファイリング
書類を分類し、まとめてフォルダ（クリアファイルや紙状のファイルなど）に挟み込み、同じようなフォルダをたくさん作って保管する方法です。通常、できたフォルダは引き出し式のキャビネットに縦に並べて収納します。引き出しを開けると、項目別に分類されたファイルが並んだ状態となり、そこから書類を探して取り出せるようになるわけです。
大量のフォルダができたときは引き出しも数多く用意し、引き出しごとにインデックスを付けておきます。フォルダを綴じ込まないため、書類を簡単にピックアップできるのが特徴ですが、その反面、書類を紛失しやすいという問題があります。また、引き出しが目の高さよりも低い場所にないとフォルダを探しづらくなります。
２．簿冊式ファイリング
バインダーや厚型ファイルと呼ばれる表紙のついたファイル用具に、書類を綴じて保管する方法です。バインダーの背表紙には見出しやタイトル、インデックスを書いておきます。
たくさんできたバインダーや厚型ファイルは通常、書架に並べます。これは、ちょうど百科事典のような大きな本を並べて置く感覚です。年代別や種類別に分類してしまえば、検索性も高まります。一方で、ファイルに綴じ込む作業が必要になり、また綴じた書類の枚数に関係なく、バインダーや厚型ファイルのサイズを置くためのスペースも取ります。
３．ボックスファイリング
バーチカルファイリングに似た方式であり、この場合は書類を挟み込んだフォルダを、さらに箱型のファイルボックスに入れていく方法です。ファイルボックス内のフォルダは、見出しを書き込めるタブ付きのタイプを選ぶと検索性が高まります。ボックス自体にもタイトルやインデックスを付けておきましょう。
ボックスファイリングで書類を整理すると、少し大きなボックスに書類を挟んだフォルダがたくさん入っている状態になります。項目別に書類をまとめたボックスがたくさんできたら、書架に並べて保管します。必要なときはボックスごとデスクに持って行って書類を探すことができる一方で、難点はボックスとフォルダの2つを使用するためコストが掛かることです。
このように、ファイリングシステムを上手に活用すれば、書類は今よりずっと効率的に扱うことができます。オフィスに合ったやり方を選択して、快適なオフィス環境を作り出してください。
社内にあまりにも書類が多すぎる場合は、どうすればいい？
書類を分類して管理できるファイリングシステム。手元で一元管理できることがメリットですが、企業によっては、書類があまりにも多すぎて管理しきれないということもあるでしょう。
そんな企業の方におすすめなのは、日本パープルの文書管理システム「MAMORU ONE」。
社内外にある原本やデータをクラウド上で閲覧できるため、省スペース化やコストの削減を実現できます。また、電子媒体なので、必要な書類は検索ですぐに見つけることが可能に。
もし社内のスペースやコスト、資料の管理でお困りの方は、e-保管サービスによって業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
MAMORU ONE（文書管理システム）
