2017年4月7日お役立ち情報

社内報で社内コミュニケーションを活発に。成功の秘訣を株式会社マクロミルに聞いてきた

多くの企業で作成している、社内報。
企業であった出来事を、ただ単に紹介するだけのものになっていませんか？

作成する意味をしっかりと定めておかないと、「毎月作ってはいるけど、社員もあまり見ていないので、なくなっても困らない」といった状況になってしまいます。社内報は、工夫次第で社内のコミュニケーションを活性化させ、企業に大きな変革をもたらすこともできるのです。

今回は、紙媒体とイントラネットを見事に使い分け、社内報で社内のコミュニケーションを活性化させることに成功している株式会社マクロミルを取材しました。

マクロミルってどんな会社？

gaiyou

株式会社マクロミルは、2000年に創立したマーケティングリサーチの会社。

プロジェクト実施件数約35,000件、年間取引社数3,800社を超える豊富なリサーチ実績とノウハウをもとに、企業のマーケティング課題解決に向けて、最適なソリューションを提供しています。

社員数はグループ全体で1,700人程度。近年、新卒採用は年間約60名、中途採用は年間100名程度の規模で行っているため、社員数が増加しています。社内コミュニケーションを活性化するために、現在では、社内報とイントラネットを使い分け、効果的に情報発信を行っています。

Webは“スピード”、紙は“深さ”

▲取材に協力してくださったのは、広報室の下瀬貴子さん。社内報『ミルコミ』の編集長も務めています。

社内報とイントラネットは、どちらも社内の情報を社員に伝えるための重要なツール。
皆さんの企業でも、マクロミルと同様に「社内報とイントラネットを併用している」ところが多いのではないでしょうか。

同社では、近年まで社内報のみを発行していましたが、2014年になってイントラネットを導入することになったそうです。社内報とイントラネットを、どのように使い分けているのでしょうか。
―イントラネットを導入したきっかけを教えてください。

近年、社員が急速に増えて、拠点も一気に増加したため、「情報を即座に伝える」新たな手段を持つ必要性が出てきたんです。当時、社内報は月に1回のペースで発行していたので、スピード感を持って情報を伝えることができませんでした。そのため、イントラネット『NOW』を作ることになったんです。

―情報を素早く伝える手段が必要になり、イントラネットを導入したのですね。イントラネットと社内報の両方を使う場合、コンテンツ内容の棲み分けが難しいと思うのですが、どのように分けていたのですか。

弊社でも、イントラネットの導入を機に、社内報の在り方について改めて考え、内容を刷新しました。まず、社内報では「リアル」を伝えることにこだわろうと決めました。例えば、経営陣や社員一人ひとりの本音など、事実の裏にあるストーリーや想いにこれまでよりも深くフォーカスし、伝えています。そして社員が何か考えるきっかけを得たり、刺激を受けたりする社内報を目指しています。

マクロミルが行っている、イントラネットと社内報の棲み分けはこちらです。

＜イントラネットと社内報の役割＞
イントラネット『NOW』　→　マクロミルの“今”を伝える（スピード）
社内報『ミルコミ』　→　マクロミルの“リアル”を伝える（深さ）

情報のスピードという点で、Webは大きな力を発揮します。一方で、コンテンツの内容の深さを追求するなら、適しているのは社内報。マクロミルは、イントラネットと社内報の媒体特徴を活かして、コンテンツを制作しているのです。

皆さんの企業で、イントラネットと社内報の運用が上手くいっていないことがあれば、コンテンツ内容を明確に分けるように検討してみてはいかがでしょうか。

社内コミュニケーションを活性化するための、コンテンツの工夫

続いては、マクロミルがイントラネットと社内報でそれぞれどのようなコンテンツを作っているのか見ていきましょう。

社員が一目で社内のニュースに触れられる！『NOW』

1_NOW

まずは、イントラネット『NOW』。
トップページを開くと一番上の部分にパネルがあります。このパネルには、「本日のマクロミル社内のニュース」がパネル5～6枚にまとめられて毎日更新され、社員は視覚的にニュースを理解できるようになっているのです。

4_NOW

社員のモチベーションを上げるためのコンテンツも充実しています。
上の写真は、新卒MVPや新卒VPとして表彰された人たちを見ることができるページ。どこが優れていて受賞したかも書かれているので、受賞者の良いところを学び、自分の仕事に活かすこともできるのです。

7_NOW

また、社員を褒めるコンテンツとして、「称えてミル」という取り組みも行っています。

日頃のお礼や感謝の気持ちを伝えるためのこの取り組み。「成長した人」「感謝を伝えたい人」など、毎回テーマを設定してコメントを集め、特にコメントが集まった人を特集しています。

選ばれなかった人も、自分に集まったコメントを読むことができます。
自分に対する嬉しい言葉を見れば、自然と仕事に対する意欲も高まるもの。社員同士がお互いの存在を意識できるコンテンツがたくさんあることが分かりました。

イントラネット『NOW』は、2016年度「経団連推薦社内報」のイントラネット（Web）部門で、特別賞に選ばれました。現代的なデザインや、動画をYouTubeにアップするなどのオープンな運用体制が選考員から高く評価されたのだそうです。

あるゆる角度から、社内のコミュニケーションを活性化!?『ミルコミ』

9_now

続いて、社内報『ミルコミ』を見ていきましょう。

冒頭でも少し紹介した通り、『ミルコミ』はイントラネットの導入を機にリニューアルして、現在の姿になりました。3ヶ月に1回、1,250部を発行し、国内だけでなく海外の拠点にも届けています。

『ミルコミ』の特徴は、社内のコミュニケーションの問題をさまざまな角度から解決しようとしている点にあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1.部署間のコミュニケーション

busyo

部署が違うと、コミュニケーションが生まれず、部署同士の連携が上手くいかない場合もあります。

「5Q連続で売上目標未達の後、6Q連続で売上目標を達成した背景を探る」というこちらの企画は、部署を超えたコミュニケーションのきっかけ作りを目的に生まれました。目標未達が続いた状態から、達成が続いている背景には、どのような“転機”があったのか。営業部を中心として、キーパーソンを何人かインタビューし、様々な部署の苦労や想いを伝えています。

「他の部署の人たちが、どんな思いで仕事をしていたのか分かって良かった」。そんな感想が多く寄せられたのだそう。テーマ設定を工夫することによって、自然と別の部署の社員に興味が持てるようなきっかけ作りをしているのです。

2.海外支社とのコミュニケーション

11_now

普段一緒に仕事をすることがない海外拠点の人たちとのコミュニケーションも、コンテンツの企画で解決しようとしています。上の写真は、それぞれの拠点で「1番おしゃれな人を教えてください」と頼んで作った、ファッションスナップ集。

ファッション雑誌と間違えてしまうほどおしゃれな社員がページを彩っています。
こうした記事に触れることで、海外にいる社員の存在も意識することができるのです。

3.経営陣とのコミュニケーション

13_now

経営陣と社員の間にある距離感・コミュニケーション不足は、どこの企業にもある問題です。
マクロミルでは、在籍期間が短い執行役も多いため、より一層コミュニケーションの強化を図る必要があるのだそう。

本企画では、経営者と社員との心理的な距離を少しでも縮めるために、“経営者の素の姿”を取材しています。上の写真は、代表執行役グローバルCEOのスコットを取材したもの。経営者の内面や日常にスポットを当てた構成にすることで、社員が経営陣に対して親近感を覚えるようになっているのです。

このように、『ミルコミ』は、部署と部署、日本と海外、そして経営陣と社員というあらゆる関係性におけるコミュニケーションの課題を解決するために、綿密に練られた企画なのです。

社内報の内容を考えるときには、会社の課題がどこにあるのかを考え、その課題を解決するための企画を立てることを考えてみてはいかがでしょうか。

社内報で、社員が働きやすくなるきっかけ作りを

―イントラネットや社内誌の、社員からの反響はいかがですか。

『ミルコミ』は毎号アンケートをとって、社員からの生の声を聞く機会が多いのですが、嬉しいコメントが多いです。「〇〇の企画が良かった」「社内のことを深く知ることができて面白い」などなど、励みになっていますね。内容が面白かったかを問う「満足度」や、全社の動きやお客様など社外のことについて知るのに「役立ったかどうか」を毎回必ず聞くようにしているのですが、TOP2では90%を超える反響があります。

―ものすごい反響ですね！社内報は作る側の工夫次第で、社内を大きく変える可能性を秘めているということが、今回お話を伺って分かりました。

そうですね。限られた期間でこだわって作るのはとても大変ですが、社員の感想を見ると、社内のメンバーに対する関心が次第に高まってきているのを強く感じます。私たちが作る社内報は多くの社員の目に触れるものだからこそ、社員がより働きやすくなるきっかけになるようなものを作っていきたいです。