業務で取り扱う膨大な枚数の契約書や機密文書。これらの重要書類を廃棄する際に漏えい事故が起きないように最新の注意を払わなければならないことは言うまでもないでしょう。機密情報の漏えいは、企業の存続を揺るがす事態を発生させます。そこで、企業の間で活用されているのが、情報セキュリティを担保する上で重要な機密文書処理サービス。本記事では、機密文書処理サービスにおける重要なセキュリティポイントや、処理工程でも高セキュリティを担保した機密文書処理サービス3選をご紹介します。

機密文書処理サービスにおける重要なセキュリティポイントとは？

機密文書処理サービスは、主に回収・処理施設までの搬送・実際の処理などの工程があります。そのため、機密文書処理サービスを提供している会社に機密書類を引き渡したら終わりではなく、引き渡し後の搬送や実際の処理工程までセキュリティが担保されるかをチェックする必要があります。

確認すべき重要なセキュリティの3つのポイント

それでは、確認すべき重要なセキュリティの3つのポイントをご紹介します。

回収時

回収時においては、回収から搬送、処分まで一社で完結しているかがまず確認すべきポイントです。回収後の工程が複数社にわたって管理されると、当然ながら引き渡し時や各企業の安全性の相違などからセキュリティリスクが高まります。

さらに、もう一点重要なことは、機密文書を回収に来たスタッフがセキュリティ教育を受けているのかをチェックすることです。この点は業者の安全性のレベルを示している点として注目すべきでしょう。

搬送時

搬送時に書類が紛失・損失しないような対策が施されているかを確認しましょう。例えば、車両のセキュリティレベルやGPS搭載の有無、そして先に挙げた従業員の教育等が例として挙げられます。

処分時

処分時、できる限り人の手が入らない方法を採用しているとセキュリティレベルが高まります。例えば、機密書類を回収したボックスのまま開けることなく処理を行うことで、より情報漏えいのリスクは低くなるといった具合です。どこまで自動化できているのかも注目点です。

そのほか、今まで情報漏えい事故を起こしたことはあるのか、万が一に備えて保険に加入しているかなども確認すると良いでしょう。

おすすめの機密文書サービス3選

上記を踏まえ、おすすめの機密文書処理サービス3選をご紹介します。

日本パープルの「機密処理サービス」

■セキュリティ

①回収時

• ・適格審査に合格しセキュリティ教育を受けた社員のみが回収
• ・機密書類が入った箱は必ずカギ付きボックスで回収。開錠は専用施設でロボットが行う
• ・回収、搬送、処分まで自社で完結

②搬送時

• ・現金運送車仕様の車両で搬送
• ・車両にはGPSが搭載されており、回収時の証跡を記録

③処分時

• ・2022年度より専門工場での処分工程の75%を自動化予定。人的作業の軽減によりさらに強固なセキュリティ体制を構築
• ・機密処理施設は24時間警備
• ・依頼、処理履歴閲覧、証明書の発行など機密文書処理に関する操作を専用サイト“MAMORU ONE”で一括管理

■その他の特徴

• ・機密文書処理サービス業シェアNo.1（5,000社、12,000事業所との取引実績）
• ・お客様満足度、安心して利用できるサービス、業務効率がアップするサービスの3方面から各1位を取得（ゼネラルリサーチ調べ）
• ・創業から40年以上、機密文書処理業務での情報漏えい事故は一度もなし
• ・万が一に備え情報漏えい保険に加入
• ・情報セキュリティマネジメントシステム、ISO27001を全事業所で取得
• ・機密文書回収ボックスに測距センサーとIoT通信ユニットを搭載し、文書を自動回収する仕組みでビジネスモデル特許を取得
• ・測距センサーとIoT通信ユニットを搭載された機密文書回収ボックスで、満杯になると自動で回収手配
• ・機密書類が入った箱のX線検査から破砕機投入までを専用ラインを導入し、自動化を実現
• ・処理された機密書類は紙資源としてリサイクルされる

日本シュレッダーサービスの「抹消仕事人」

■セキュリティ

①回収時

• ・スタッフはすべて正社員。役員を含むスタッフと会社との間で秘密保持誓約書を締結
• ・回収、搬送、処分まで自社で完結

②搬送時

• ・搬送中のトラブル防止のためトラックに位置情報提供サービス、「ココセコム」を導入

③処分時

• ・未開封のまま箱ごとシュレッダー処理を行う
• ・シュレッダー処理後、証明写真付きの機密情報抹消証明書を発行

■その他の特徴

• ・利用実績5,000社以上
• ・専用の改ざん防止シールを配布。封緘した箱が未開封の状態であるかを確認
• ・有料でシュレッダー作業証明VTRの確認が可能
• ・過去30年にわたる機密文書処理業務において、情報漏えいの事故は一度もなし
• ・情報漏えい保険に加入。賠償責任金額の上限を2億円に設定し、損害賠償金の保証
• ・電話一本でトラックをすぐに手配。通常は翌日以降の手配だが、急ぎの場合は当日の手配もできる限り対応
• ・処分したい書類をすべて箱詰できる段ボールを無料で配布

ヤマト運輸の「機密文書リサイクルサービス」

■セキュリティ

• ・テレワーク勤務にも対応し自宅への引き取りや、ヤマト運輸直営店への持ち込みがあり、働き方に応じて回収対応
• ・必要な量に合わせて回収用ボックスを用意。回収ボックスは、注文受付後最短で翌日にお届け
• ・機密文書処理施設までヤマトグループで輸送、ヤマトスタッフ立ち会いのもと未開封のまま即時に溶解処理
• ・専用サイト“ヤマトビジネスメンバーズ”から、過去1年分の溶解証明書がダウンロード可能

■その他の特徴

• ・機密文書リサイクルサービス運送保険あり
• ・溶解された資源はリサイクルされる
• ・全国どこからでも回収対応
• ・取りまとめ部署にて一括精算ができる

書類引き渡し後の安全性も確認しよう

回収から搬送そして処分まで、それぞれの会社で提供しているサービスは多様です。情報漏えいの対策として機密処理の厳密な管理は当然のこととして認識する必要がある時代となりましたが、機密抹消処理業者に書類を引き渡した後の安全性も見落としてはなりません。全ての工程において情報漏えいしてしまうと、会社の業績や信頼性に大きな影響を与えます。今回ご紹介したポイントを参考に、自社の働き方に合った機密文書処理サービスを選びましょう。