情報漏洩のリスクを回避！おすすめの機密文書廃棄サービス4社を比較
企業にとって重要な情報が記載されている機密文書。万が一漏洩してしまった場合には企業に大きな損害を与える可能性があるため、不要となった際には適切な方法で処分しなければなりません。しかし機密文書を自社で処分する場合、手間がかかることはもちろん、安全かつスピーディーに対応するには限界があります。そこで活用したいのが、機密文書廃棄サービスです。ここでは、機密文書廃棄サービスを選定するメリットとポイント、そしておすすめのサービス4選をご紹介します。
機密文書廃棄サービス利用のメリット
まずは、機密文書廃棄サービスを利用するメリットについて見ていきます。大きく以下の2つがあります。
1. 情報漏洩リスクが抑えられる
まずは「情報漏洩リスク」を抑えられる点が挙げられます。サービスを利用しない場合、機密文書がそのまま燃えるゴミとして廃棄されてしまう可能性があります。仮にシュレッダーを使用したとしても、安価なシュレッダーを利用した場合だと、悪意のある人物により裁断された文書を復元されてしまう可能性もあります。
機密文書廃棄サービスであれば、回収から機密文書の処理まで高いセキュリティで廃棄することが可能です（後述）。
2. 手間がかからない
そもそも、文書を廃棄するのは手間です。毎回機密文書をシュレッダー等で裁断するのは手間ですし、万が一紙詰まりした際の時間的ロスは意外と大きいものです。
機密文書廃棄サービスでは、回収ボックス等に機密文書を投入するだけ。面倒ではありませんし、余計な作業に時間を奪われることもありません。
機密文書廃棄サービスを選ぶ4つのポイント
機密文書廃棄サービスを選ぶ際、セキュリティを重視することはもちろん、安心して任せられる業者をどのように選ぶかという視点も大切です。特に次の4つのポイントは、選定の際に必ず確認したい点です。
1. セキュリティ
機密文書廃棄を依頼する場合、段ボールやボックスに入れて業者に回収してもらう形になります。段ボールで廃棄する場合は、処分の際に未開封のままで処理されるかどうかを確認しましょう。ボックスの場合は、鍵の施錠がしっかりとされているのか、投函した文書を取り出し口から再度取り出せないようになっているのかも確認が必要です。
また、関わる作業員数の少なさや教育研修を受けているかどうかも、一つの判断軸なります。配送や処理に複数の業者や多くの作業員が関わっていると、セキュリティリスクが高くなるからです。
さらに、情報セキュリティマネジメントシステムであるISO27001の認証有無からも、その業者のセキュリティ意識の高さが伺えます。スタッフのセキュリティ教育を定期的に実施しているか、廃棄処理をワンストップで対応しているかといった点も、セキュリティの高さを見極めるポイントです。
2. 利便性
機密文書はファイルやバインダーなどで管理している企業がほとんどでしょう。ファイルやバインダーのまま廃棄が可能であれば、自社の社員が手間をかけることなく処分ができます。クリップやホッチキスを外すことなく廃棄できるサービスもあるので、時間がかかる作業を任せられるかどうかも確認するとよいでしょう。
3. スピード
依頼から回収までに要するスピードも大切ですが、回収から処分までの期間も確認したいポイントです。処分を依頼するとはいえ、機密文書を外に出すことはやはり企業にとってリスクのあるもの。依頼から実際に処理がなされるまでできる限り短期間であることが理想ですが、現場で長期保管されてしまうことも珍しくはありません。そのため、回収後どれくらいの日程で処分が完了するか必ず確認しましょう。手間はかかりますが、事前に工場や保管庫を見学するのも有効です。
4. 証明書発行
処分完了後、機密文書を問題なく処理したのか、証明書を発行しているサービスもあります。証明書があることで、安全に廃棄したのか確認することができます。
機密文書廃棄サービスおすすめ4選
では次に、上記4つのポイントを踏まえ、おすすめの機密文書廃棄サービス4社をご紹介します。
1. 保護くん（日本パープル）
公式ウェブサイトURL：https://www.mamoru-kun.com/cancellation/mamoru.php
1972年創業、機密抹消処理サービス業シェアナンバー1*を誇る老舗企業です（*矢野経済研究所調べ）。創業から現在まで情報漏洩事故を一度も起こしていないという徹底したセキュリティ対策に特徴があり、全国で12,000以上の事業所で利用実績があります。
■セキュリティ
- ・鍵付きの回収ボックスの投入口には取り出し防止弁があり、一度投入した文書は取り出し不可。
- ・ボックスごとの回収・交換で回収時の情報漏洩リスクを回避。
- ・身分証を携行した専門スタッフがGPS搭載の専用車で回収。
- ・24時間、完全警備体制をとっている処理施設で入退出管理も行う。
- ・情報セキュリティマネジメントシステムの国際認証規格であるISO27001を 全事業所で更新取得。
- ・万が一の漏洩事故にも損害保険を付属。
■利便性
- ・ホチキス、クリップ、クリアファイル、バインダーのままで処分可能。
■スピード
- ・回収後、3営業日以内で処理が完了。
■証明書
- ・回収時の証跡記録から処理までの全工程を国際標準規格の情報セキュリティに準拠し処理した証として、機密抹消処理証明書を発行。
2. 機密文書リサイクルサービス（ヤマト運輸）
公式ウェブサイトURL：https://www.y-logi.com/ylc/logistics/kimitsu/
お馴染みのヤマト運輸が提供する機密文書廃棄サービスです。培われた宅急便ネットワークで、全国どこでも同じサービスレベルで対応してくれるのが特徴です。ボックスタイプ、ポストタイプ、ラックタイプと、機密文書の量に合わせた豊富なプランで様々なニーズに対応してくれます。
■セキュリティ
- ・未開封のままボックスごと100％溶解処分。
- ・ボックスとラックタイプはGPSで位置管理。
- ・情報漏洩に関する保険に加入済。万が一の場合は、補償限度額の範囲内で現実に被った通常の損害に対して補償。
■利便性
- ・ホッチキス針、クリップ、紙製のフラットファイルのままで処分可能。
■スピード
- ・ボックスタイプなら17時までの依頼で即日回収。
- ・定期回収（固定曜日または固定日にち）も対応。
■証明書
- ・処分完了後、証明書を発行。
3. 機密文書廃棄（iSS-BOX®）（寺田倉庫）
公式ウェブサイトURL：https://www.terrada.co.jp/document/service/disposal/
寺田倉庫の機密文書廃棄サービスでは、重量検知機能のついたボックスを使うことで自動で回収依頼が通知される上、一度に50キロまで書類を回収可能なため、回収回数が削減され費用削減にも繋がります
■セキュリティ
- ・専用車で伺い、他の荷物と混載されることなく廃棄処理施設まで運搬。
- ・セキュリティが確保された施設で破砕・溶解処理。
■利便性
- ・ホチキス、ゼムクリップがついたままで処分可能。
- ・投入口は約3cm。一般的なコピー用紙で300枚程度一度に投入できる。
- ・一度に50kgまでの文書の回収が可能。
■スピード
・重量検知機能によりボックスが満杯近くなると自動で回収手配される。
■証明書
・処分完了後、機密書類滅却証明書を発行。
4. T-CUBE（竹下産業）
https://www.r-station.co.jp/t-cube/btob/guard/
竹下産業は、1933年に創業した機密処理の専門企業。スタッフのセキュリティ教育や、機密文書処理のワンストップ対応など、セキュリティ意識の高いサービスが特徴です。
■セキュリティ
- ・鍵付きの回収ボックスには投入口には蓋があり、一度投入した文書は取り出し不可。
- ・ボックスごと回収・交換をするため、専用施設にて処分をするときのみボックスを開錠。ボックスの鍵は破砕担当の社員のみが管理。
- ・スタッフ全員が機密文書の取り扱い・処理についての教育を受けている。
- ・施錠可能なGPS付き自社車両で輸送。
- ・自社が所有している情報抹消センターで機密文書を処理。関係者以外立ち入り禁止で、所在地も非公開。
- ・配送から処理まで全てを自社でワンストップ対応。
■利便性
- ・ホチキス、ゼムクリップがついたままで処分可能。
■スピード
- ・インターネットから集荷依頼を申込み。電話や書面でのやり取り不要。
■証明書
- ・機密抹消処理証明書をメール配信。
機密文書廃棄を外部に委託することで作業効率もアップ
オフィスに保管している大量の文書。保管期限を過ぎた文書や、プロジェクトを進める上で使わなくなった文書などは、情報漏洩をしないよう安全に処分することが重要です。誤った処分方法で情報漏洩をしてしまうと、企業の利益に甚大な損害を与え得る可能性もあります。
もちろんシュレッダーなどを使い自身で処理することも可能ですが、ホチキスやゼムクリップの除去、紙詰まり、散らかった紙くずの掃除、シュレッダー済みの紙の処理など、機密文書の処分には細かい作業に時間が取られます。機密文書廃棄にお困りの方は、今回ご紹介したポイントやサービスを参考に、自社にあった機密文書廃棄サービスを検討してみてはいかがでしょうか。