優良な機密文書処理業者を選ぶ7つのポイント
個人情報や情報漏洩に関する大きな事件・事故が問題視されている昨今、機密文書の処理は、企業にとって非常に重要な課題です。とはいえ、現状としてはまだ自社内でシュレッダーを使って機密処理を行う企業が多数を占めるのではないでしょうか。しかし、より安心・安全に機密文書処理を実施したいのであれば、プロの専門業者に委託するという手段が有効的であると言えます。さらにコロナ禍におけるオフィスの定義が変容する中、単純作業に社員の時間と手間をかけずに済むというメリットも大きいでしょう。
外部委託業者選定の際に重要となるのが「優良かどうか」です。安心して委託できるか、機密文書は本当に適切に処理されているのか、委託側はきちんと見極める必要があります。今回は、機密文書処理業者を選ぶ際のポイントについて、解説していきます。
優良な業者を選ぶポイント
機密文書処理のニーズが高まっていることから、今ではさまざまな機密処理に関する専門業者がサービスを展開しています。業者選定の際には、サービス内容が適切であるかどうか慎重にチェックしていきましょう。
優良な処理業者選びのポイントは、セキュリティ体制です。前述の通り、機密文書の扱いで最も避けなければならない事態は、機密情報が漏洩してしまうことです。情報漏洩のリスクは社会的信用、多大な賠償金の支払いなど計り知れず、小さなミスから廃業にまで追い込まれてしまう可能性すらあります。機密文書処理を外部委託する際は、安心して任せられる業者選びを行うことが最重要課題です。
では具体的にどのような点が満たされていればセキュリティが万全だと言えるのでしょうか。目安となるポイントを具体的にご紹介していきます。
①処理工程の提示
処理の方法は業者によって異なりますが、機密文書の受け渡しから処理までの工程を詳しく提示している業者でなければ、安心して委託することはできません。また、業者によって依頼から処理までの時差が大きく、処理するまでに数週間も先方で文書が保管されているケースもあります。時間がかかると情報漏洩のリスクが高まりますので、なるべく短期間で対応してくれる業者の方が安心だと言えるでしょう。
②自社専用車の保有
機密文書処理を外部委託する際は、業者へ持ち込むか引き取りに来てもらうかといった手段があります。引き取りに来てもらう場合のポイントは、その業者が自社専用車を保有しているかどうかです。自社専用車であれば、関わる作業員の数も減るとともにセキュリティ対策が施されている可能性が高く、輸送の際も情報漏洩の不安が少なくなります。
③一社完結型
こうした処理サービスでは、受付・回収・廃棄を別々の業者が委託で請け負っていることも多いようです。このような場合は多くの人員が処理に関わってしまうことになり、必然的にセキュリティレベルも落ちてしまうことが懸念されます。また、管理や連携が行き届かずにトラブルとなるケースもあります。一社で最初から最後まで対応してくれるかどうかも優良業者を選ぶ一つの目安になります。
④証明書発行の有無
安心できる専門業者の多くは機密処理後に「機密情報抹消証明書」を発行していますので、まずはこれが見極めポイントの一つとなります。証明書の発行は根拠ある処理方法で確実に抹消されたという証明になり、社内で処理記録として残しておくこともできます。
⑤ISO27001やプライバシーマークの導入
ISO27001は情報セキュリティマネジメントシステムのことで、プライバシーマークは個人情報の取り扱いが適切であるかを証明する制度です。これらの取得には厳しい審査と定期的に更新審査がありますので、取得業者はセキュリティを担保できるようなマネジメント体制が整っていることが示されています。
⑥専門教育
セキュリティ対策に力を入れている業者は、社員教育も徹底していることが多いようです。機密文書の輸送から処理を実行するのは人です。社員一人ひとりが意識していなければ、セキュリティに穴ができてしまいます。社員の専門教育に力を入れている処理業者は、検討の余地があります。
⑦補償制度
万が一、機密文書の紛失や情報漏洩してしまった場合の補償制度を設けている処理業者があります。しかし、制度を設けているから安心とは限りませんので、賠償上限額や適用条件など細かく内容を確認しておきましょう。
他にも、口コミや評判をチェックするなど、外部からの評価も参考にすると良いでしょう。
まずは処理方法から業者を絞ってみる
以上、業者選定軸について確認しましたが、数ある業者を全て比較するのは時間がかかるものです。まずは処理方法から業者を絞ってみてはいかがでしょうか。機密文書処理の方法は裁断・溶解・焼却など、業者によって異なります。希望の処理方法を決め、対象となる業者を比較していきましょう。
セキュリティ対策を重視する方におすすめの外部委託サービス
機密文書処理を外部に委託したいと検討している企業のために、今回は＜日本パープルの機密処理サービス＞をご紹介します。
おすすめのポイント
・自社所有
機密文書処理サービスにおいては、現金輸送車と同じ仕様の自社保有の専用車両で運搬。GPS搭載で追跡可能。
・機密抹消処理証明書
回収時の証跡記録から処理までの全工程を、国際標準規格の情報セキュリティに準拠して行った証として発行
・ISO27001を全事業所で更新取得
・徹底した社員教育
採用から6ヶ月に及ぶ教育研修プログラムを経た後、機密保持適格審査に合格した段階で、初めて単独作業を任されます。
・あらゆる機密物を処理
機密物といえば文書や書類をイメージしますが、日本パープルでは文書以外のCDやDVDといった各メディアの処理にも対応しています。あらゆる形状の機密物と一括で依頼することができます。
・機密抹消サービスにおける各賞を受賞
「機密抹消サービスお客様満足度No.1」、「安心して利用できる機密抹消サービスNo.1」などランキング受賞歴が信頼の証です。
各ポイントを比較検討して優良業者を見極めましょう
機密文書処理はできれば自社内の見えるところで行いたいというのが企業として本音だと思いますが、最近ではセキュリティ面や業務効率を配慮して外部委託を選択する企業が増えています。当然ながらこの委託先（供給先）管理も自社のセキュリティ対策に含まれます。今回ご紹介したポイントを確認して、安心して任せられる優良業者を選びましょう。