ハイブリッドワーク時代における機密文書処理・管理のあり方
アフターコロナの働き方として、リモートワークとオフィスワークを組み合わせた新たなハイブリッドワークが注目を集めています。
ハイブリッドワーク環境では、リモートワークと同様に機密文書を社外へ持ち出す機会が増えるため、その取り扱いには注意が必要です。そこで今回は、ハイブリッドワーク時代における機密文書の処理・管理方法について解説します。
ハイブリッドワーク時代における機密文書管理方法
ハイブリッドワークを行う上でどのような文書管理方法が最適か、ここでは以下の5つのポイントをピックアップして解説します。
1. 自宅と職場で機密文書・データを行き来させない
社外に機密文書を持ち出した時点で紛失や窃盗といったリスクが生じるため、対策を講じなければなりません。2022年には、機密情報の入ったUSBを帰宅途中で紛失してしまう事件が注目を集めたことは記憶に新しいでしょう。物理的な機密データの移送は最小限に控え、できる限り行わないことが最大のリスクヘッジと言えます。
どうしても持ち出しが必要な場合は、持ち出しの履歴を記録する、持ち出し時間を短縮するなどリスクを軽減するルール整備とそれに厳格に基づいた行動をとることが必要です。
2. 堅牢なセキュリティを担保した形で電子化につなげる
物理的なデータの移送を避けるという意味でも、電子化は有効な手段です。電子化することでどのような場所からでも情報にアクセスが可能になるほか、検索性の向上や保管場所の削減といった多くのメリットがあり、多くの企業が積極的に導入を進めています。
しかし同時に、堅牢なセキュリティ対策が必要不可欠なことは言うまでもありません。昨今、国内外においてサイバー攻撃や情報漏洩事故が多発しており、情報管理の重要性は年々高まっています。盗難や紛失といったリスクのある紙文書と比べて、電子データはアクセス権限や閲覧制限を付与することができるため、より高い安全性を担保することができます。いずれも高度な専門性が求められるため、専門部署がない場合は外部サービスを利用するなどして電子化を進めなくてはなりません。
3. 文書管理システムを利用する
電子化が普及する中、意外と見落とされがちなのが、電子化後の機密文書の管理と廃棄処理です。電子化を進めるにあたり、どうしても紙での保存が必要な文書が存在します。電子データと紙文書が混在してしまい、管理がより複雑になってしまうケースも少なくありません。そのような場合には、文書管理システムがおすすめです。文書管理システムを利用すれば、電子データと紙文書がWeb上で一元管理しやすくなり、あらゆる場所から機密文書にアクセスが可能。結果的に生産性の向上が期待できます。さらに、文書管理から廃棄まで一気通貫で依頼できる外部サービスも多く、電子化とともにハイブリッドワークと好相性のシステムだと言えるでしょう。
4. 総務担当者不在でも機密処理がまわる仕組み
リモートワークでは出社する人数が少なくなっているため、機密文書が処理されず一定期間放置されることが懸念されます。仮にリモートワーク中での処理担当者が決まっていたとしても、出社の頻度が少なくなっているため、未処理の状態が通常よりも長くなってしまい、様々なリスクが考えられます。
具体的な対策としては、複数人で機密処理を担当する、作業進捗を可視化する、自動回収してくれるシステムを導入するなど、機密処理を自動化できる体制を構築することがポイントです。
5.従業員教育の徹底
従業員のセキュリティ教育は定期的に行うことが重要です。情報漏洩のリスクや不正アクセスの危険性、実際にどのような事故が発生しているのか、最新の情報を共有しておくことでリスクを軽減することができます。
また、従業員がチーム単位で仕事を行う際、機密文書の管理には必ずルールを制定する必要があります。機密文書の定義を確認する、持ち出しの際は記録を取る、個人の判断で廃棄しないなど、機密文書の扱いを細かく制定し、従業員間で徹底しましょう。個々の認識が異なっていると、機密文書の紛失や情報漏洩といった情報セキュリティ事故の可能性が高まります。一人ひとりが当事者意識を持って行動することが大切です。
ハイブリッドワークにおすすめの機密文書管理サービス
以上のように、ハイブリッドワークにおける機密文書の管理は、電子と紙の一元管理ができ、担当者不在の場合も廃棄の不安がない仕組みを構築することが重要です。そこで今回は、そうした煩雑な管理をスマートにしてくれるおすすめの機密文書管理サービスをご紹介します。
Smart保護（まもる）くん／日本パープル
Smart保護くんは、株式会社日本パープルが提供する機密回収サービス。12,000以上の事務所で利用されており、多くの大手企業でも導入済。設置されたボックスに処分したい機密文書を投函するだけで、安全に手間なく処理することが可能です。
＜5つのポイント＞
- ①クリップ・ホッチキス・ファイルもそのまま投入OK
- ②鍵付きボックスで、投函後に誰かに開けられる心配不要
- ③回収ボックスの中身の量を検知し、自動で交換依頼を行ってくれる
- ④高セキュリティ施設で廃棄処理
- ⑤回収した書類はリサイクルされ環境にも優しい
Smart保護くんを利用すると、ハイブリッドワークで出社する人数が少ない場合あるいは担当者が不在の場合でも、廃棄処理の心配や手間が不要になり、コア業務に集中できる環境が整います。日本パープルは機密文書処理のほか、文書保管や電子化にも精通しているため、ハイブリッドワークに適した一気通貫のサービスが期待できます。文書管理でお困りの担当者は一度相談してみてはいかがでしょうか。
多様な勤務スタイルに対応できる仕組み作りが必要
リモートワークの普及を経て、今新たに注目されているハイブリッドワークという働き方。働く場所を自由に選択できるという利点がある一方で、文書管理やセキュリティに関してはより一層の対策が必要です。特に、機密文書の管理は個人の些細なミスから大きな情報事故に発展しかねません。ハイブリッドワークにおけるオフィスの機密廃棄処理には、Smart保護くんがおすすめです。この機会に、機密文書の管理方法を見直してみてはいかがでしょうか。