「どちらが便利？」シュレッダーと機密文書処理サービスを比較してみた
機密文書処理に対する意識が高くなってきている今、その処分方法としてシュレッダーが広く利用されてきました。機密文書を処分したいと思った時、シュレッダーは手軽に利用できる方法のため便利です。その一方で、発生してしまう手間があることは否めません。より利便性を高めた形で機密文書を処分したい方は、機密文書処理サービスを利用するのがおすすめです。本記事では、シュレッダーと機密文書処理サービスを比較し、それぞれを利用するメリット・デメリットに加え、おすすめの機密文書処理サービスをご紹介します。
シュレッダー利用、2つのメリット
まずシュレッダー利用のメリットを2つ挙げます。
①裁断されるのを自分の目で確かめることができる
シュレッダーを利用するとその場で文書が裁断されるので、文書が処分されたことが目視で確認でき安心です。
②小規模の職場でも手軽に導入可能
シュレッダー購入費用などの初期投資は発生しますが、購入後にかかる費用は電気代やごみ袋代、場合によっては修理やメンテナンス代のみで済みます。金額・サイズなど様々なシュレッダーがあるので、目的に合ったものを手軽に導入できる点がメリットです。
シュレッダー利用の5つのデメリット
上記のようなメリットの一方で、デメリットもいくつか存在するようです。ここでは5つを見ていきます。
①クリップ、ホッチキス、ファイルなど外す必要がある
最近ではホッチキス対応等のシュレッダーがありますが、従来からシュレッダーのデメリットとして指摘されてきたのは、クリップ、ホッチキス、ファイルなど外す必要があることです。一つひとつ確認する必要があるので、処分までに時間がかかることが考えられます。
②紙詰まりの発生
規定枚数以上、あるいはクリップがついたまま入れてしまい紙詰まりを起こした経験はないでしょうか。紙詰まりが発生すると、詰まった紙を取り除くことが必要になり労力がかかってしまいます。
③袋交換の手間
自身がシュレッダーを使う番でシュレッダーごみが満杯になってしまい、がっかりした経験はありませんか。本来注力すべき仕事の中断時間が長引きます。
④飛散したごみの掃除
満杯のシュレッダーごみを取り替える際に、気をつけていてもいくつかのごみが飛散してしまうものです。また、袋交換時に飛散したごみの片付けには労力がかかり、延いては徒労感に襲われることもあるのではないでしょうか。
⑤シュレッダー音
シュレッダー音は思ったよりも大きいもの。通話やミーティングの妨げになってしまいかねず、シュレッダー利用のタイミングについて、周囲を考慮する必要があります。
機密文書処理サービス利用の3つのメリット
シュレッダーのメリット・デメリットを確認しましたが、さまざまな業者が提供している機密文書処理サービスはどうでしょうか。まずは3つのメリットをご紹介します。
①手間がかからない
書類を設置されたボックスなどに入れるだけ。作業はわずか3秒ほどで完了します。機密文書処理サービスによっては、クリップ、ホッチキス、ファイルのままで処分ができるため、今までシュレッダー処分にかかっていた時間を大幅に短縮することができます。
②回収に来くれる
シュレッダーであれば満杯になると、自分で袋を取り替え、社内等の所定のごみ回収所まで運ぶ必要がありました。機密文書処理サービスの場合は、満杯になると電話一本あるいは自動で作業員が回収にきてくれるので、取り替え作業や運搬作業などの手間はかかりません。
③音がしない
シュレッダー音は思ったよりも大きいもの。電話中はシュレッダー利用を控えるなど、配慮が必要なことがあります。機密文書処理サービスであれば、シュレッダー音を気にすることなく設置されたボックスに投函するだけなので、通話やミーティングを邪魔することなく処分ができます。
機密文書処理サービス利用の2つのデメリット
①コストがかかる
シュレッダーの場合、本体を購入する必要はあるものの、月々にかかる電気代やごみ袋代を除き、基本的には購入時にかかる金額のみで利用できます。しかし、機密文書処理サービスを導入するとなるとサービス費用が発生します。月間処分枚数や時間など、費用対効果を考え導入するかどうかを決めると良いでしょう。
②ボックスが満杯になっているかどうかチェックをし、回収を依頼する必要
機密文書処理サービスによっては、設置されたボックスが満杯になった際に回収を依頼する必要があり、タイミングによってはボックスが満杯のまま待つ必要があります。提供会社によっては満杯になると自動で回収してくれるサービスもあるので、導入を検討している際には回収依頼が必要かどうかを確認しましょう。
おすすめの機密文書処理サービス。日本パープルの「保護くん（まもるくん）」とは
それでは、どのような機密文書処理サービスを選ぶと良いでしょうか。さまざまなサービスが存在する中で、今回は多くの企業が続々導入している「保護くん（まもるくん）」がおすすめです。次に、保護くんのサービスについて詳しくご紹介します。
保護くんは、株式会社日本パープルが提供する機密回収サービス。12,000以上の事務所で利用されており、多くの大手企業でも導入済。設置されたボックスに処分したい機密文書を投函するだけで、安全に手間なく処理することが可能です。
保護くん、利用の5つのポイント
①投入するだけで簡単に利用できる
利用方法はとても簡単。設置されたボックスに投入するだけで、1秒程度で作業が完了します。カギ付きのボックスなので、投函後に誰かに開けられる心配はありません。安心して利用することができます。
②回収した書類はリサイクルされ環境にも優しい
通常、シュレッダーごみは焼却処分となるためリサイクルができません。保護くんに投入された書類は処分後にリサイクルされるため、二酸化炭素排出抑止など環境への貢献が可能です。
③クリップ・ホッチキス・ファイルはそのままでOK
シュレッダーであれば、クリップ・ホッチキス・ファイルから外して、数枚ずつでしか処分ができません。一つひとつ確認する必要があるため、処分に思ったよりも時間がかかります。保護くんであれば、そのような手間は一切不要。大きな投入口から、クリップ・ホッチキス・ファイルはそのまま投入するだけです。
④文書処分の手間が短縮
保護くんを提供する日本パープルは、同条件下で文書処理にかかる時間を測ってみました。その結果、保護くん利用の場合は約3秒、シュレッダーは約3分と時間を大幅に短縮することができました。そのため機密文書処理サービスを導入することで、時間の短縮ができ生産性の向上が見込まれます。
その映像はこちら
⑤「Smart保護くん」なら自動で検知し回収しにきてくれる
機密文書処理サービスによっては回収を依頼する必要がありますが、日本パープルが提供する「Smart保護くん」では、ボックスが満杯になると作業員が自動的に回収に来てくれる仕組みになっています。回収をお願いする手間なく利用ができます。