機密情報の掲載された紙資料を処分する方法として多くの企業がシュレッダーを利用しています。処理過程を目視確認できる安心感や小規模事業所でも導入しやすい手軽感がその魅力ですが、唯一の選択肢というには見逃せない問題点も存在します。

本記事では、企業が機密情報の処理にあたってシュレッダーを使用することの問題点を考え、それに代わるサービスとして機密書類・文書廃棄サービス『保護（まもる）くん』のメリットをご紹介します。さらに、リアルなケーススタディを用いて、『保護くん』の利用がいかにコスト削減に貢献するのかについてもわかりやすくお伝えします。

シュレッダー使用の3つの問題点

機密情報の処理にシュレッダーを使用することでどのような問題が生じるのか、3つのポイントで見ていきましょう。

金銭的コストがかかる

シュレッダー自体は安価なものであれば数千円～数万円で購入できるため、小規模事業者であればそれほど負担にはならないと考えられるかもしれません。しかし、シュレッダーの法定耐用年数は5年であり、待機時間も踏まえた電力消費にかかる電気代、オイルなどのメンテナンスグッズ、交換される袋の代金などは長年利用するごとに膨らみます。また、一度に大量の紙を処理できる機器など、性能を求めれば当然価格は跳ね上がります。

人的コストがかかる

金銭的コスト以上に気を付けたいのが、シュレッダーの利用やメンテナンスにかかる人的コストです。一日に何度もシュレッダーを利用するために時間を割いており、そのたびに紙詰まりや裁断くずの廃棄、袋の交換などで時間・心理的な手間を強いられているという方は少なくないのではないでしょうか。特にホッチキスやクリップ、ファイルなどを外す手間は頻繁に発生する一方で、従業員の生産性に少なからず影響を与えていることが推察されます。

セキュリティ性が保証されない場合がある

シュレッダー使用の目的は物理的に資料を破壊することで個人情報や機密情報の漏えいを防ぐことにありますが、紙が縦方向に裁断されるだけの「ストレートカットタイプ」など比較的安価なシュレッダーに採用されていることの多い方式では、紙を貼り合わせることで復元させられるケースもあることが報告されています。また、シュレッダー処理の追跡可能性やガバナンスが保証されていなければ、従業員や外部の人員によるミスや悪意によって漏えいしてしまう可能性も否定できません。

『保護くん』のメリット4ポイント

機密書類・文書廃棄サービス『保護くん』は、先述のシュレッダーの問題点を解決する一助となるサービスです。そのメリットを、4つのポイントで見ていきましょう。

人的コスト・手間が削減される

『保護くん』は、専用の鍵付きボックスに紙資料やメディアを投入あるいは収納するだけで、専門のスタッフが交換・回収に赴き専用施設で処分してくれるサービスです。下記動画では通常のシュレッダーと保護くんで、同じ分量の資料を処分する（自社の従業員が対応しなければならない作業を終える）までの時間を計測しています。

その計測結果は以下の通り。

通常のシュレッダー：3分3秒78
保護くん：3秒60

一枚一枚、クリアファイル、クリップ、バインダーを取り外しながら投入しなければならないシュレッダーと、投入するだけであとは専門スタッフに任せることができる『保護くん』の差異は歴然としており、メンテナンスや袋の交換にかかるコストも考えればさらに効果は大きくなると考えられます。

セキュリティ上の信頼性が高まる

機密抹消サービス業界で初の特許を取得した『保護くん』の回収ボックスは一度収納したら取り出せないカギ付きボックスです。入口に取り出し防止弁が設置されているため、既存溶解処理サービスのように、投入後に段ボールの梱包を解くなどして取り出されてしまうリスクを逓減させられます。スタッフは身分証を携行し、システムにより回収から完全に機密処理されるまでトレーサビリティが確立されています。また、情報セキュリティの 国際認証規格「ISO27001」を取得し、24時間の完全警備体制が設けられた施設での処理対応後は、セキュリティ性の証明として機密抹消処理証明書が発行されます。

コアな業務に集中できる

シュレッダー作業に従業員の手間が割かれることは、作業の中断や紙詰まり対応などの手間を生み出し、それらは生産性低下の要因となります。また、シュレッダーの作動音がうるさく、集中力をそがれたり顧客対応などに支障をきたしたりしたという方も少なくないのではないでしょうか。シュレッダーという機密情報保護の観点から企業が決しておろそかにできない一方、利益に直結しない業務を外部化することは、生産性やオフィスの快適性アップに直結します。

リサイクルにつながる

『保護くん』で機密処理された紙は資源としてリサイクルされるとともに、『機密抹消処理証明書 兼 エコ倶楽部報告書』として、実際に再利用される紙の量などが記載されたレポートが発行されます。CO2排出量の削減など企業がエコ活動に乗り出し、その実績を開示することが求められる現代。『保護くん』は手間やコストだけでなく、環境負荷の削減にも効果を発揮します。

ケーススタディで『保護くん』の投資効果を見極めよう

シュレッダーの問題点と『保護くん』のメリットを比べながらご紹介してきました。ここでよりそのメリットが具体的にイメージできるよう、ケーススタディで保護くんの投資効果を考えてみましょう。

従業員合計で1日10回シュレッダー作業を行っている場合

一回の作業に対し、通常のシュレッダーと『保護くん』では「およそ3分」の差異が生じることはすでにご紹介しました。すなわち、1日10回のシュレッダーで、3分×10回＝およそ30分のロスが生じると計算できます。

仮に月20日操業日数があるとすれば月あたりのロスはおよそ30分×20=およそ10時間（600分）。時給1,000円で換算すると、毎月シュレッダーと『保護くん』では”1万円近くの人件費の差異が生じる”と計算できるのです。

これはあくまで1日10回という想定の結果であり、企業規模が大きくなればそのロスは10倍、100倍と膨らんでいくでしょう。また、実際には正規雇用労働者の平均時給はより高く（『令和2年版 厚生労働白書』（厚生労働省）によると2019年の一般労働者（正社員・正職員）の時給は1,976円）シュレッダーのメンテナンスや買い替え、備品の購入なども定期的に発生するためより両者の差異はさらに膨らむはずです。

下記ページでは、専用のシステムを利用してより具体的に『保護くん』とシュレッダーのコスト比較が行えます。

https://m.mamoru-kun.com/mamorukun_cost

『保護くん』が貴社の競争力や生産性向上に貢献します

従来のシュレッダーに潜む問題点と、その解決策としての『保護くん』のメリットについて解説してきました。日常の雑事とされ、顧みられることの少ないシュレッダー作業ですが、改めて計算してみると思った以上の人的・金銭的コストがかかっていること、セキュリティ上のリスクとなりうることが分かったのではないでしょうか。それを「仕方ない」と放置せず、対策に乗り出すことが他社に対する競争力や生産性の差につながります。興味を持った方はぜひ、 専用フォームや電話（0120-226-041：受付時間 平日 9:00～17:30）よりお気軽にお問い合わせください。