社員に窮屈さを感じさせない!会社全体の環境を良くする「コスト削減」のコツとは?
コスト削減は、会社の利益を増加させるためだけでなく、会社における日常の業務と環境を見直し改善していくためにも役立ちます。今回は、会社のコスト削減に役立つ数々のコツを紹介しましょう。
会社のコストを把握して工夫しよう
ここで言う“会社のコスト”とは、会社において継続的に掛かる費用のことです。社内経費と同義と考えてもらって良いでしょう。仕入れコスト、生産コスト、人件費などは含みません。どのようなものが対象となり、どんなコスト削減のアイデアがあるのか、具体例を見てみましょう。
事務用品、消耗品
事務用品は、経費を抑える際に手を付けやすい項目です。ムダ使いを減らすといった、社員のコスト感覚を向上させるのにも役立ちます。大量に使うものは全部署で一括購入、使用頻度が少ないものは共用備品とすることでコスト削減が図れます。
オフィス家具
デスクや椅子、キャビネットなどは、中古品を購入することも検討しましょう。
大事なのは、オフィスのレイアウトを事前によく考えて、ムダがないように家具を揃えることです。
また、省スペースデスク（おりたたみ式のデスクなど）にしたり、営業のように外出が多い職種の人は、自席をなくし空いている席を使うようにしたりすることで、限られたスペースを有効活用できます。
OA関連
コピー、プリンター、ファックスなどは、リースの契約内容を見直すことで大幅な経費削減になることがあります。再生紙利用、トナーセーブ（トナー節約機能）、ペーパーレス化（紙ではなく電子化する）によるプリント制限などの節約術も活用しましょう。
パソコン、ソフト
パソコンは、その機能に詳しい社員がいるだけで、保守費用（トラブル発生時に相談する上で掛かる費用）が格段に節約できます。パソコンソフトは必要数を絞る、周辺機器は中古品を購入しても良いでしょう。
水道、光熱費
電気、ガス、水道の費用は、社員が節電や節約を心掛けるようなアピールが必要です。照明をLEDに切り替えたり、エコタイプの製品を使ったりすることも効果があるでしょう。
オフィス賃料
賃料は、景気による価格の変動や立地による格差があり、周辺の家賃相場を把握すれば値下げ交渉を行うことも可能です。賃料はコスト全体に占める割合が大きいので、事務所の統廃合や安い物件への移転を行えば、コスト削減に大いに寄与します。
ただし、賃料が高くても立地によっては、作業効率や企業イメージが上がる側面もあるので戦略的見極めが必要です。
「IoT」を使ったコスト削減
最近では、IoT（Internet of Things）という概念を元に、コスト削減に取り組む会社も見られます。IoTとは、「モノのインターネット」とも呼ばれ、これまでネットワークに接続されていなかった機械や設備といったモノについても、ネットワークを介するようにすることです。
この概念を活かした例として、会社で毎月行う交通費の申請にかかるコスト削減が挙げられます。これをネットワークに接続することで、社員は自分が外出した先の最寄り駅を調べて紙にまとめる手間が省け、さらに紙に印刷する費用を大幅に削減することができます。
また、社内で管理するデータ、デバイス、電気の使用量といったさまざまなモノをネットワークに繋ぐことで、あらゆる情報を一挙に集めることができ、コストの削減に貢献することができるでしょう。
そのコストが必要か不要かを見極めよう
コスト削減を目指す際には、月単位のように期間を定めて、その期間内におけるそのコストの使用実態を正しく把握することが不可欠です。いわゆるコストパフォーマンスを知ることで、必要か不要かの判断を行います。
例えば、事後決裁はなるべく避け、コストが発生する際には事前の確認と承認が必要な方式にすれば、コストの可視化が図れます。さらに、賃料のような固定費用、OA機器のようなランニングコストも費用が発生して当然と考えず、改めて見直すことで改善すべき点やムダが発見できるでしょう。
コスト削減を社員が率先して行うには？
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会社のコスト削減は、会社の管理部門や総務部門の人々だけではなく、社員一人ひとりが率先して取り組むことが非常に大切です。ただし、何をするにもコストを優先して考えるというのは、社員にとって少し窮屈なものです。
そこで、社員からコスト削減のアイデアを募るといったイベントを企画してみるのはいかがでしょうか。社員のモチベーションを高めることができれば、コスト削減に弾みがつくことが期待できるはずです。
コスト削減はムダや非効率性を排除し、社内の環境を改善して最適化できるようなものでなくてはなりません。社内をより良くするために、気持よくコストを抑える、というコンセプトで対策を考えてみてはいかがでしょうか。
社内環境を整えて、仕事の無駄をなくすためには？
会社が成長を続けるためには、コスト削減と同様に業務内容の効率化も重要です。そんなときにおすすめなのは、日本パープルの機密廃棄サービス「保護くん」。
社内に鍵付きの回収ボックスを設置し、その中に文書を投入するだけで処理が完了するので、シュレッダーを使った場合に発生する人件費や作業負担を省くことが可能です。また運輸から処理まで一社完結で行うため、機密文書も手間をかけずに安心して処理できます。
こうしたサービスを利用することによって、社員が効率的な働き方を実現できるようになるでしょう。