【文書保管サービス】

文書保管サービスとは、文書の取り扱いを専門的に行っている会社が提供しているサービスのことです。

必要の無くなった機密文書や重要文書、個人情報や契約書などの書類が、保存期限を経過していない場合、企業はその書類を保管しなければなりません。しかし、必要の無くなった文書類を社内で保管するには、その書類にあったスペースが必要です。さらに、それらを安全に保管するには高いセキュリティーが必要になります。

そのほかに、いつのまには増え続けて社内で保管しきれなくなった書類をしっかりと整理した状態で機密保持しなければならない場合もあります。

このような事態を抱えた企業向けに開始されたのが文書保管サービスです。企業から預かった書類を、社外の機密性の高い建物で保管することで、ある程度の地震や災害にも対処することができます。社内で文書保管をするために時間や人員を割くより、こういったプロが行うサービスを利用する方が結果的にコストの削減に繋がります。

また、こういったサービスを行う会社によっては、企業の書類を保管するだけでなく、必要な書類を保管場所から会社まで届けてくれたり、データとしてメールで送ってくれたりもします。