【文書保存期間】

企業や団体、公的機関などの組織で取り扱っている書類は、その組織にとって非常に大切な情報財産ということができます。したがって、その情報を保管しておかなければならない期間があります。

文書の保存期間が法律で定められている書類については、「法定保存文書」と呼ばれ、その保存が義務付けられています。したがって、法律で定められた法定保存文書以外の書類については、組織が独自に書類ごとに保存する期間を定める必要があります。

通常、組織で保存しなければならない書類の期間には目安があり、「永久保存」「10年保存」「7年保存」「5年保存」などのように、ある程度決まっています。

保存期間が終わった書類は、必要性はなくなっていますが重要書類には変わりがないため、扱いには注意する必要があります。それらの処分をする際は、シュレッダー処理や溶解処理を行ったり、専門の情報処理業者に委託したりするなどして、安全に配慮して行いましょう。