【文書共有】

文書共有とは、企業などの組織やグループのメンバー全員が同じ文書を所有することを言います。一般書類、重要書類にかかわらず組織全体で共有することで業務の効率化が期待できます。

企業の文書には法律で保存が義務付けられているものがあり、従来は紙で保存・管理をしてきました。しかし、e-文書法により契約書や領収書などの保存が義務付けられている文書は3万円に満たないものであれば電子化可能になりました。電子化による文書の共有は、紙で保存するコスト、スペースが削減できるだけでなく、共有や管理がしやすいというメリットがあります。e-文書法は今後も緩和されていくと見られ、書類の電子化が進んでいくと考えられます。

しかし、データ上での文書の共有・管理にはそのためのシステムを導入するコストが必要になる上、改ざんされやすいというデメリットもあります。