管理体制、本当に万全？マイナンバー制度の正しい管理方法とは
マイナンバーは法律により厳格な取り扱いが要求されている
マイナンバー制度は、国民1人ひとりに固有の番号を付して、行政手続を効率化しようというものです。マイナンバー制度が始まると、社会保障、税、災害対策の手続きでマイナンバーが必要になりますから、民間企業でも社員のマイナンバーを取り扱う場面があります。
マイナンバーは法律で定められた目的以外では使うことができません。もちろん他人にむやみに提供することもできませんから、取り扱いには十分注意する必要があります。マイナンバーを含む個人情報は特定個人情報として、マイナンバー法によって個人情報保護法よりも厳格な取り扱い方法が定められています。
なお、具体的なマイナンバーの取り扱い方法については、特定個人情報保護委員会より出されている「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に書かれています。企業においては、ガイドラインに則ってマイナンバーを管理する必要があります。
マイナンバーを漏洩させてしまったら罰則を受けることになる
マイナンバー法では、マイナンバー情報が漏洩した場合の罰則についても定められています。マイナンバー情報漏洩の罰則は、個人情報保護法に比べて罰則の種類も多く、法定刑も重くなっているため要注意です。
例えば、他人のマイナンバーを取り扱う者が、マイナンバーや個人の秘密が記録された個人情報ファイルを不当に提供した場合には、4年以下の懲役または200万円以下の罰金もしくは併科となります。いざ問題が起きてから「知らなかった」では済まされませんので、マイナンバーの管理方法について、従業員に周知徹底させる必要があります。
マイナンバーは他人のなりすましなどに悪用されるリスクがある
上述したように、マイナンバーが流出すれば、悪用される危険性があります。海外では、アメリカをはじめすでにマイナンバー制度を導入している国が多数ありますが、マイナンバー制度導入国では、マイナンバーを使って他人になりすますというトラブルがしばしば起こっています。
マイナンバー情報が漏洩すれば、なりすましにより住民票を移したり、婚姻届を出したりする犯罪も起こるかもしれません。また、今後民間のサービスにもマイナンバーが紐付けされていく可能性がありますから、他人の名前で勝手に銀行口座やクレジットカードを作ったり、携帯電話の契約をしたりする悪用も出てくる可能性があり十分な対策が必要となります。
マイナンバー制度開始前に情報漏洩対策を万全に
企業においてマイナンバー情報が漏洩する危険性がある場面としては、書類やデータを持ち出したり、マイナンバー情報を含むメールを送信したりするときが考えられます。そのため、マイナンバー情報については、一部の人しか見られないようにアクセス制限をかけ、アクセスログをとっておくべきでしょう。情報のコピーや持ち出し自体できないシステムにしておくとさらに安心です。
また内部だけでなく、外部からの不正アクセスやウイルスによって、マイナンバーが流出してしまう可能性があります。ネットワークへの不正侵入の防止対策も怠らないようにしましょう。
マイナンバー情報をきちんと管理できる体制を用意しておかなければ、マイナンバー情報が流出し、罰則を受けてしまうことがあります。マイナンバー制度開始前にしっかり対策を考えておかなければ間に合わなくなりますから、早いうちに準備を進めましょう。
