仕事の生産性を向上させる！オフィス物品、整理の極意
オフィス物品の整理に頭を悩ませている担当者は多いと聞きます。何もしなければ、オフィス物品が散乱することになり、仕事の生産性はもちろん、訪問した外部顧客にも悪い印象を与えかねません。整理整頓は「面倒」「手間がかかる」と感じるかもしれませんが、ルールを作り共有が徹底されていれば、メンバー全員で取り組むことができます。今回の記事では、そんなルール作りも含めて、整理のポイントやアイデア例をまとめています。
オフィス物品の整理で3つの無駄をなくす
どこに何があるか分からない雑然としたオフィスより、キレイに整理されたオフィス環境のほうが生産性の向上に結びつくことは認識されつつも、会社の中で整理の優先順位が高くないことが多いようです。
整理がもたらすメリットは様々ありますが、特に以下の3つの無駄をなくすことができると言われています。
- 1. 探す時間
- 2. スペース
- 3. ミス
探す時間がなくなれば、より重要な仕事に集中することができ、仕事の質が向上します。オフィス物品を整理し新たなスペースが生まれれば、その場所をより有効なことに活用できます。不要な物品や書類がなくなれば、古いデータで仕事を進めてしまうなどといったミスがなくなります。これらは、整理上手は仕事上手と言われる所以です。
オフィス物品整理の極意
整理の手順は「出す」→「分ける」→「減らす」→「しまう」です。まずはオフィスにある物品をすべて出して、現状の量を確認します。そして要る物品・要らない物品を分別し、不要なものは処分。残った分は戻します。整理とは捨てることと言っても過言ではありませんので、「要るか要らないか迷ったものは捨てる」という覚悟で判断をしていきたいものです。
まずは、オフィス物品の整理における3つのポイントを確認しましょう。
1. 見える化する
ものを見える化するということは、無駄を排除し効率良く仕事を行うための一歩でもあります。今トレンドである「見せる収納」のように、ものを分かりやすく見えるところに配置することも整理方法の一つ。そして定期的に断捨離するなど、普段からものを減らすよう心がけることもオフィス整理につながります。
2.不明なものをなくす
整理ができない原因として、不明なものの存在もよく挙げられます。特にオフィスでは、誰の所有物か分からないものは許可なく移動や処分ができません。「短時間だけ」「後で戻すから」とものを置きっぱなしにしてしまうと、いつの間にか忘れてしまい、行方不明に。
また、「処分すべきかどうかが不明なもの」も整理を妨げる要因となります。「とりあえず」と置いてあるものに心当たりはありませんか。もし3年以上使用していなければ、それは処分して良いものかもしれません。
3.ルール化する
オフィス物品の整理のポイントは、まずルールを決め、それを習慣化することです。一度キレイに片づけても、ルールが決まっていなければオフィスがすぐに散らかってしまいます。収納場所やルールを設定したら必ずオフィスメンバーへ共有し、整理された状態を長続きさせることが重要です。
具体的な整理方法
次に、オフィス整理の具体的な方法を5つ紹介いたします。
1. 見える化には透明な収納グッズが有効
小物を整理するなら透明のアクリルボックスが有効です。透明な収納グッズは自然に「これはこの中にある」と認識されます。また、見える化により、メンバー間でルールの共有がしやすくなります。
2. 定位置を決めて明記する
多数の人とものを共有する際に最適な方法です。整理ボックスや棚に、入れる物品の名前を書いて誰が見ても分かるようにしておきます。地味な方法ですが「あれはどこ？」と誰かに聞く必要がなくなり、業務の効率化にもつながるでしょう。ファイルからダンボールまで、あらゆる物品には中身を明記しておくことをおすすめします。また、これらの位置を記したマップを作成することも一案です。多くの企業で採用されているようです。
3. 収納場所は一か所にまとめておく
オフィスが大きくなればなるほど、ものは散らばってしまう傾向にあります。できる限り収納場所は集約して設置し、「ここに来れば必要なものが揃う」という状態にしておくとスマートです。オフィスの中でものが散漫している場合は、一度模様替えをするのも一案です。
4. 保管期限を設定する
整理において「ものを減らす」ことが大切だと述べましたが、加えて物品の保管期限を設定することでさらに効果が高まります。保管期限を分かりやすく書いておけば、期日が過ぎたら誰でも処分することができ、半自動的にものが処分されていく仕組みが出来上がります。
5. 書類はファイル、不定形のものは蓋つきのボックスへ
書類は必ずファイルに閉じ、前述の通り内容と保管期限を明記しておきます。書類サイズに収まらない形のものは、ボックスに入れて蓋をしておくと見た目がすっきりして取り出しも便利になります。
今は不必要だが将来必要になるかもしれないものはどうする？
今すぐは使わないが今後必要になるかもしれない、と処分の判断に迷ったら、一旦倉庫などに保管しましょう。その際は、いつ誰が取りにきても分かるように保管しておくことが大切です。
しかし、最近はオフィス縮小を検討していて不要な物品を保管するスペースがない、という企業も多いと思います。イベントで使う大きいサイズの販促物など、保管に困る物品もあるかもしれません。そんな場合におすすめなのが、外部の物品保管・管理サービスです。
今回はおすすめのサービスを1つご紹介します。
おすすめの保管サービスStock Mamoru（ストックマモル）
日本パープルが提供するストックマモルは、「ものを預ける・見る・取り出す・捨てる」という保管にまつわるすべてを請け負う便利なサービスです。
＜充実のサービス内容＞
- ・預けている荷物を写真で確認できる
- ・Web上で荷物の出し入れ依頼が操作できる
- ・荷物の梱包や配送を行う専門スタッフがいるため、配送等の作業が不要
- ・倉庫は大手警備会社による24時間監視体制のため、セキュリティが万全
保管・管理に加えて、保管が不要になった物品の廃棄まで行ってくれるトータルサポートが魅力な同サービス。荷物の保管にお困りの方は、是非検討してみてはいかがでしょうか。
オフィス用品を整理して、仕事の生産性をアップさせよう
今回は、オフィス物品の整理についてのメリットやアイデアについて紹介しました。オフィスをキレイに整理することで不要な時間を減らし、生産性の向上につなげることができます。そのためには社員一人ひとりの意識を向上させ、共有することが重要です。